Comunicación Efectiva

Bienvenido al curso de Comunicación Efectiva, en el cual aprenderemos la importancia de aplicar una comunicación realmente efectiva, los factores que la complementan,comprender por qué a veces no logramos expresarnos o conseguimos lo que queremos y  también como mejorar nuestra comunicación.

Comunicación No efectiva, un problema?

Por qué es importante la comunicación efectiva


El Diagnóstico de Necesidad de Capacitación hecho a una PYME guatemalteca, nos muestra que uno de los principales problemas en las empresas es la comunicación,  ya que afecta la productividad y clima laboral.

Qué es entonces la comunicación efectiva?

Comunicación efectiva:


La comunicación efectiva es una forma de comunicación, que logra que quien transmite el mensaje lo haga de modo claro y entendible para su interlocutor/es, sin que genere confusion, dudas o interpretaciones erróneas.


Es efectiva  cuando el mensaje que se pretende enviar llega al receptor de la manera más similar posible a la idea que quiso expresarse.

Comunicación efectiva en la empresa


De la comunicación depende el desarrollo de todas las actividades y proyectos en las empresas. Si esta no es efectiva y no cuenta con los métodos correctos y eficientes se corre el riesgo de llegar a puntos críticos como: malos entendidos, notificación inadecuada de las prioridades, órdenes confusas o aplicación de criterios personales mal interpretados (yo pensé que…a mí me dijeron que…yo no sabía que…), todo esto genera un clima organizacional tenso y poco productivo. 

Uno de los principales obstáculos, es no reconocer que existen barreras. Lo cual va de la mano con la falta de consciencia con relación a la complejidad de la comunicación interpersonal y organizacional.

Continuación...

Las personas comúnmente creen que comunicarse es tan fácil y natural como hablar y oír, cuando en realidad la comunicación es compleja y representa un reto manejarla eficientemente.

Algunos aspectos de la complejidad en la comunicación son:

  • Lo “verdadero” no es lo que dice el emisor, sino lo que entiende el receptor.
  • El resultado de la comunicación se mide por el efecto en el receptor (no por las intenciones del emisor).
  • La responsabilidad de la comunicación efectiva es tanto del emisor como del receptor.
  • Cuanto mayor es la identificación del receptor con el emisor tanto mayor será su “voluntad de absorber” el mensaje emitido.
  • Cada persona oye y ve selectivamente. Un mensaje que coincide con los valores del receptor resulta ampliado (y viceversa).
  • La comunicación requiere que los receptores digan que han recibido un mensaje y que demuestren que lo han entendido realmente.
  • Existen además ciertas creencias y paradigmas que impiden la comunicación. Son barreras que se pueden superar o sortear sólo si se toma consciencia de ellas.

 

Principales barreras en la comunicación:

  • Creemos que lo que comunicamos es tan claro para los demás como lo es para nosotros.
  • Creemos que todos damos el mismo significado a las palabras.
  • Creemos que la manera en que percibimos las situaciones es igual a como la perciben los demás.
  • Creemos que estamos en lo correcto y los demás están equivocados.
  • Creemos que sólo hay una manera correcta de hacer las cosas, por supuesto la nuestra.

Y a nivel organizacional:

  • Los niveles jerárquicos.
  • La autoridad y el estatus.
  • La especialización y su jerga relacionada.

Puntos críticos que llevan a la comunicación como a presentarse con trabas:

  1. Generalización. Se obtienen conclusiones universales a partir de una sola experiencia.
  2. Eliminación. Omisión de información.
  3. Distorsión. Transformación de la realidad percibida en una representación interna y que se asegura es la única opción verdadera.

En las organizaciones cuando un mensaje va desde una persona que tiene un cargo alto hasta un persona de un nivel medio pasa a través de un numero de subestaciones en cada nivel. Cada nivel puede agregar o quitarle enunciados al mensaje original, calificarlo y transformarlo en otro mensaje completamente.

Otro error es pensar que quién habla (emisor) es el único con derecho a hablar, y el oyente es pasivo y no puede emitir ningún juicio de valor, cuando debe ser todo lo contrario, ambas personas deben ser activos en la conversación para que esta sea efectiva y asertiva, para esto se debe emplear una escucha activa que debe considerar:

  • Ser empático (anímica y físicamente)
  • Formular preguntas
  • Resumir (parafrasear)
  • Adecuada posición corporal y contacto visual
  • Reflejar las emociones del hablante (reconocer los sentimientos del otro)
  • Evitar interrumpir
  • No hablar demasiado

 

Dentro de las empresas debe existir un tipo de comunicación lateral-diagonal, donde se formen equipos interfuncionales para la solución de problemas, que incluyen a personal de diferentes departamentos, se ha convertido en un enfoque cada vez mas necesario para tratar con problemas que atraviesan las líneas organizacionales.

Para que la comunicación sea efectiva y asertiva dentro y fuera de la empresa, se debe tener en claro que se necesita ser empático, paciente, tener la destreza necesaria para saber manejar las situaciones que se les presenta.

 

La pregunta es, ¿Tú  te comunicas de manera efectiva?

Tips para lograr una comunicación efectiva

TIPS

Los investigadores del  Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de España, comparten algunos tips para una comunicación efectiva que te ayudarán en el mundo laboral:

 

1. Mira a la persona que está hablando.
2. Hacer preguntas. Muestra interés para que captes interés.
3. No interrumpas; reconoce el momento adecuado para intervenir.
4. No cambies el tema de imprevisto.
5. Muestra empatía por la persona que habla.

6.No controles la conversación. Permite la retroalimentación y diversidad de opiniones.
7. Responde de manera verbal y no verbal.

8. Juzga sólo el contenido y no a los interlocutores.
9. Comunica tus emociones y opiniones.

10. Siempre ten en mente las siguientes preguntas: 

 ¿Qué quiero decir?, ¿qué mensaje quiero transmitir?; ¿a quién se lo quiero transmitir?, ¿cuál es el mejor momento para hacerlo?, y ¿de qué manera voy a lograr que mi mensaje sea claro y comprendido?.

 

 

Manual de comunicación efectiva

Entonces, Vamos a mejorar!

Algunos aspectos que mejoran la comunicación:

  • Al criticar a otra persona, hablar de lo que hace, no de lo que es. Las etiquetas no ayudan a que la persona cambie, sino que refuerzan sus defensas. Hablar de lo que es una persona sería: "te has vuelto a olvidar de sacar la basura. Eres un desastre"; mientras que hablar de lo que hace sería: "te has vuelto a olvidar de sacar la basura. Últimamente te olvidas mucho de las cosas".
  • Discutir los temas de uno en uno, no "aprovechar" que se está discutiendo, por ejemplo sobre la impuntualidad de la pareja, para reprocharle de paso que es un despistado, un olvidadizo y que no es cariñoso.
  • No ir acumulando emociones negativas sin comunicarlas, ya que producirían un estallido que conduciría a una hostilidad destructiva.
  • No hablar del pasado. Rememorar antiguas ventajas, o sacar a relucir los “trapos sucios” del pasado, no sólo no aporta nada provechoso, sino que despierta malos sentimientos. El pasado sólo debe sacarse a colación constructivamente, para utilizarlo de modelo cuando ha sido bueno e intentamos volver a poner en marcha conductas positivas quizá algo olvidadas. Pero es evidente que el pasado no puede cambiarse; por tanto hay que dirigir las energías al presente y al futuro.
  • Ser específico. Ser específico, concreto, preciso, es una de las normas principales de la comunicación. Tras una comunicación específica, hay cambios; es una forma concreta de avanzar. Cuando se es inespecífico, rara vez se moviliza nada. Si por ejemplo, nos sentimos solos/as y deseamos más tiempo para estar con nuestra pareja, no le diga únicamente algo así: “No me haces caso”, “Me siento solo/a”, “Siempre estás ocupado/a”. Aunque tal formulación exprese un sentimiento, si no hacemos una propuesta específica, probablemente las cosas no cambiarán. Sería apropiado añadir algo más. Por ejemplo: “¿Qué te parece si ambos nos comprometemos a dejar todo lo que tenemos entre manos a las 9 de la noche, y así podremos cenar juntos y charlar?”.
  • Evitar las generalizaciones. Los términos "siempre" y "nunca" raras veces son ciertos y tienden a formar etiquetas. Es diferente decir: "últimamente te veo algo ausente" que "siempre estás en las nubes". Para ser justos y honestos, para llegar a acuerdos, para producir cambios, resultan más efectivas expresiones del tipo: “La mayoría de veces”, “En ocasiones”, “Algunas veces”, “Frecuentemente”. Son formas de expresión que permiten al otro sentirse correctamente valorado.
  • Ser breve. Repetir varias veces lo mismo con distintas palabras, o alargar excesivamente el planteamiento, no es agradable para quién escucha. Produce la sensación de ser tratado como alguien de pocas luces o como un niño. En todo caso, corre el peligro de que le rehúyan por pesado cuando empiece a hablar. Hay que recordar que: “Lo bueno, si breve, dos veces bueno”.
  • Cuidar la comunicación no verbal. Para ello, tendremos en cuenta lo siguiente:
    • La comunicación no verbal debe de ir acorde con la verbal . Decir " ya sabes que te quiero" con cara de fastidio dejará a la otra persona peor que si no se hubiera dicho nada.
    • Contacto visual. Es el porcentaje de tiempo que se está mirando a los ojos de la otra persona. El contacto visual debe ser frecuente, pero no exagerado.
    • Afecto. Es el tono emocional adecuado para la situación en la que se está interactuando. Se basa en índices como el tono de voz, la expresión facial y el volumen de voz (ni muy alto ni muy bajo).
  • Elegir el lugar y el momento adecuados. En ocasiones, un buen estilo comunicativo, un modelo coherente o un contenido adecuado pueden irse al traste si no hemos elegido el momento adecuado para transmitirlo o entablar una relación. Es importante cuidar algunos aspectos que se refieren al momento en el que se quiere establecer la comunicación:
    • El ambiente: el lugar, el ruido que exista, el nivel de intimidad...
    • Si vamos a criticar o pedir explicaciones debemos esperar a estar a solas con nuestro interlocutor.
    • Si vamos a elogiarlo, será bueno que esté con su grupo u otras personas significativas.
    • Si ha comenzado una discusión y vemos que se nos escapa de las manos o que no es el momento apropiado utilizaremos frases como: “si no te importa podemos seguir discutiendo esto en... más tarde”.

 

Video

Sugerencias para mejorar la comunicación

¡ Practica!

A continuación se te presentan algunas actividades que puedes llevar a cabo con tus equipos de trabajo. Con ellas te darás cuenta que lo complejo de la comunicación y te sensibilizaras sobre el tema.

Fuentes

Contenido sin título

  • Chispuda, G. (16 de 9 de 2015). Manual de Comunicación Efectiva - 14 Claves.
  • CONCEPTOS, D. (17 de 11 de 2017). De Conceptos.com. Obtenido de https://deconceptos.com/ciencias-sociales/comunicacion-efectiva
  • García, A. A. (11 de 2017). Psicología online. Obtenido de http://www.psicologia-online.com/monografias/5/comunicacion_eficaz.shtml
  • Jovenesempresarios1. (9 de 9 de 2012). Comunicación Efectiva y Escucha Activa.
  • Perception, F. (19 de 10 de 2017). Comunicación Efectiva • Cómo Mejorar La Comunicación.
  • SALUD180.COM. (17 de 11 de 2017). Bienestar 180. Obtenido de http://www.salud180.com/salud-dia-dia/9-tips-para-lograr-una-comunicacion-efectiva
  • TAVERAS, C. G. (17 de 11 de 2017). EOI Escuela de Organización Industrial. Obtenido de http://www.eoi.es/blogs/mintecon/2013/06/11/la-comunicacion-efectiva-en-las-empresas/

QUIZ

¿Cuándo se transforma la comunicación en comunicación efectiva?

  • Cuando suena bonito
  • Cuando el mensaje que se pretende enviar llega al receptor de la manera más similar posible a la idea que quiso expresarse
  • Cuando se encuentra un equilibrio en los tipos de lenguaje y el tono de voz

¿A qué se refiere el contenido con "lo verdadero"

  • a lo que entiende el locutor
  • a decir la verdad

Mencione dos principales barreras en la comunicación

Pregunta de llenar espacios en blanco sin título

Generalización: Se obtienen conclusiones universales a partir de una sola.

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