Premiers pas : Présentation d’UniField

Premiers pas : Présentation d’UniField !

Les cinq centres opérationnels (CO) de MSF ont convenu de la nécéssité de rechercher un nouveau logiciel, moderne, permettant d’améliorer la collaboration, l’utilisation des ressources dans les différentes sections et la rationalisation des couts sur le terrain, mais également la cohérence et l’exactitude des données partagées entre l’approvisionnement et la finance. C’est pour répondre à ce besoin qu’a été créé UniField. Ce n’est pas seulement un nouveau logiciel, mais une nouvelle manière de collaborer !

UniField sera déployé dans les CO d’ici quelques années, où il remplacera progressivement LogistiX7 et BooX. À l’issue de ce cours, vous saurez :

Durée

Ce cours prend 15 minutes.

Navigation

Pour naviguer parmi les différentes rubriques du cours, vous pouvez cliquer dessus dans la table des matières ci-contre à gauche ou bien sur les boutons fléchés rouges des différentes pages.

Amusez-vous bien !

Premiers pas : Présentation d’UniField !

3 questions : Quoi ? Pourquoi ? Comment ?

Qu’est-ce qu’UniField ?

UniField est un logiciel qui intègre dans un même système le travail effectué par les départements d’approvisionnement et de gestion financière. Il permet le partage des informations entre les sièges, la coordination, les projets, toutes les sections opérationnelles et les centres d’approvisionnement.

L’amélioration notable des capacités fonctionnelles et techniques du logiciel permet d’automatiser le partage des données. La transparence et la communication entre les départements et les sites s’en trouvent améliorées, et les risques d’erreur réduits.

L’architecture d’UniField permet de travailler en ligne et hors ligne, un serveur de synchronisation spécial permettant de télécharger les données lorsqu’une connexion est disponible.

Pourquoi utilisons-nous UniField ?

Plusieurs raisons ont conduit au choix d’UniField. Premièrement, il est impératif de fournir à notre personnel des outils qui faciliteront les opérations en cours. C’est le cas, par exemple, de la gestion des commandes et des stocks, du suivi du budget et de l’octroi des subventions.

De même, il est nécessaire de disposer d’une visibilité et d’une traçabilité accrues entre les départements d’approvisionnement et de gestion financière, ce qui était auparavant difficile à cause de systèmes disparates.

Comment utilisons-nous UniField ?

Le but est qu’UniField soit utilisé par tous les CO et par toutes les missions. Maintenant que le logiciel est prêt à être déployé, les préparatifs de cette phase sont en cours. Au cours de celle-ci, l’équipe UniField collaborera étroitement avec les missions.

UniField sera le principal outil utilisé à la fois par les départements de gestion financière et d’approvisionnement. Il prend notamment en charge la gestion des commandes et des stocks, ainsi que du réapprovisionnement et des prévisions dans la chaine logistique.

Dans le domaine de la gestion financière, UniField permettra une comptabilité d’engagement, ainsi qu’un contrôle automatique du bilan.

À la rencontre des utilisateurs d’UniField

Nous identifions deux types d’utilisateur d’UniField : premièrement, les utilisateurs directs, qui s’en servent dans leurs opérations journalières et pour le reporting ; ensuite, les utilisateurs indirects, qui l’utilisent pour l’analyse et le support.

Plusieurs utilisateurs peuvent être connectés simultanément. Quel que soit le type d’utilisateur auquel vous correspondez, la puissance d’Unifield vous permet de disposer à coup sûr des informations les plus à jour !

Les principaux groupes d’utilisateurs sont les départements d’approvisionnement et de gestion financière. Pour l’approvisionnement, il s’agira des LogCo, des Supply Log, des LogAdmin, des AllRoundLog, des magasiniers et des acheteurs. Pour la gestion financière, il s’agira des FinCo, des Assistants FinCo et HRCo, des comptables, caissiers, assistants administrateurs et des administrateurs.

Un modèle de support complet sera en place une fois UniField déployé. Il couvrira le personnel de terrain, du siège, responsable des TIC, de la gestion financière et de l’approvisionnement, ainsi qu’un service spécialisé de support logiciel partagé.

Avantages d’UniField

UniField a été conçu et développé pour affiner les modèles de nos départements d’approvisionnement et de gestion financière. Certes, cette implémentation ne se fera pas du jour au lendemain, mais nous voyons de nombreux avantages dans le déploiement des nouveaux processus et logiciels.

Les 10 principaux avantages

  1. Intégration des processus de gestion financière et d’approvisionnement dans un même système, réduisant les contrôles manuels des données et les problèmes de communication entre les départements.
  2. Respect des normes internationales dans les opérations. Par exemple, amélioration des procédures comptables grâce au principe de la comptabilité en partie double.
  3. Visibilité renforcée dans les workflows d’approvisionnement et de gestion financière, améliorant ainsi l’efficience des processus.
  4. Automatisation entre les opérations de gestion financière et d’approvisionnement, gage de plus de cohérence.
  5. Amélioration de la gestion des commandes. Des projets à la coordination, les utilisateurs finaux peuvent suivre le traitement des commandes passées à la coordination pour plus de fiabilité.
  6. Traçabilité améliorée, de la demande à la distribution.  UniField intègre tout le processus de la chaine logistique dans le système, y compris le paiement des factures.
  7. UniField permet aux utilisateurs d’améliorer les prévisions et le reporting, tant pour les commandes que pour les paiements, en captant les informations en temps réel et grâce à des données budgétaires exactes.
  8. La gestion améliorée des stocks permet aux missions de connaitre leur état à tout moment, ce qui offre plus de précision dans la gestion de la consommation et le réapprovisionnement.
  9. Synchronisation entre les projets et la coordination.
  10. Utilisation hors ligne.

 

Opportunités de formation et étapes suivantes

Selon votre rôle et votre poste, vous utiliserez certains processus d’UniField fréquemment, et d’autres seulement une fois par mois, voire par trimestre. En outre, vous pouvez utiliser UniField tous les jours ou seulement de temps à autre, selon les tâches que vous êtes amené à effectuer au quotidien.

Pour vous aider à vous adapter à cette nouvelle méthode de travail et à ce nouvel outil, nous avons créé différents supports de cours. La formation que vous recevrez dépend de votre rôle et de votre poste.

 

C’est l’heure du quiz !

Êtes-vous prêt à tester vos connaissances ? Pour cela, nous avons créé un petit questionnaire.

Ne vous inquiétez pas, il ne sera pas décerné d’appréciation ou de note pour votre résultat. Nous souhaitons simplement vous offrir la possibilité de vous assurer que vous avez bien compris.

Cet énoncé est-il vrai ou faux ?

  • L’architecture d’UniField permet de travailler tant en ligne qu’hors ligne.
  • UniField est une application qui intègre les processus de gestion financière et d’approvisionnement.
  • UniField sera le principal outil utilisé à la fois par les départements de gestion financière et d’approvisionnement.
  • La formation à UniField n’est pas « à taille unique » : les documents de formation ont été créés afin de correspondre au rôle que vous remplissez chez MSF, ainsi qu’à votre poste.

Quel est le plus important groupe d’utilisateurs d’UniField ?

  • Les principaux groupes d’utilisateur sont l’approvisionnement, suivi de la gestion financière et des opérations/reporting.
  • Tous les groupes d’utilisateurs ont exactement la même taille.
  • Les principaux groupes d’utilisateurs sont les utilisateurs directs, qui font principalement partie des départements d’approvisionnement et de gestion financière. Vient ensuite le groupe des utilisateurs indirects chargés des opérations et du reporting.

Quel avantage d’UniField ne fait pas partie des 10 premiers ?

  • UniField permet aux utilisateurs de suivre la progression de leurs commandes en cours.
  • UniField améliorera la visibilité sur les flux d’approvisionnement et financiers.
  • UniField permet aux utilisateurs d’affiner les prévisions météorologiques, ainsi que le reporting des épisodes ensoleillés et des averses.
  • UniField réduira la nécessité de contrôles manuels des données et les erreurs de communication entre les départements.

Résumé et étapes suivantes

Félicitations ! Vous êtes maintenant à la fin du module Premiers pas : Présentation d’UniField.

Vous devez en principe savoir expliquer, en vos propres termes, la raison de l’introduction d’UniField chez MSF et énumérer quelques-uns de ses avantages.

Vous pouvez maintenant conclure ce cours. Selon votre rôle, vous aurez accès à d’autres modules de formation au cours desquels vous en apprendrez plus sur l’utilisation d’UniField.