E-Learning Word und Excel

Damit die Lernenden mehr Sicherheit im Umgang mit den Programmen Microsoft Word und Microsoft Excel gewinnen, haben wir dieses E-Learning erstellt.

Microsoft Word

Lernziele

Die TN können

  • Dokumentationen inhaltlich korrekt gliedern

  • ein Inhaltsverzeichnis erstellen

  • die Überschriften korrekt anwenden und definieren

  • Tabulatoren und Seitenumbrüche korrekt einsetzen

  • Kopf/-Fusszeilen mit Datum, Seitenzahl, etc gestalten

  • Bilder korrekt einfügen

  • Tabellen erstellen und formatieren

  • das Rechtschreibprogramm anwenden

 

Die TN wissen

  • was in eine Dokumentation kommt

Aufbau einer Dokumentation

Der Aufbau einer Dokumentation ist je nach Thema und Arbeit unterschiedlich. In der folgenden Aufstellung seht ihr die zwingenden Teile fett, und die optionalen Teile normal dargestellt.

  1. Titelblatt
  2. Versionsindex
  3. Inhaltsverzeichnis
  4. Vorwort / Einleitung
  5. Hauptteil
  6. Schlussfolgerung / Zusammenfassung / Fazit
  7. Literatur- / Quellenverzeichnis
  8. Glossar
  9. Abbildungsverzeichnis
  10. Tabellenverzeichnis
  11. Anhang

Überschriften

Überschriften könnt ihr unter dem Menü Formatvorlagen auswählen und anpassen. Wenn ihr eure Überschriften unter Formatvorlagen definiert, profitiert ihr von diversen Vorteilen.

  • Das Inhaltsverzeichnis kann automatisch generiert werden
  • Ihr müsst nicht jeden einzelnen Titel anpassen, sondern nur den Text markieren und die Vorlage anwählen
  • Bei nachträglichen Änderungen könnt ihr das unter Formatvorlagen anpassen und alle Titel werden automatisch geändert

Wie ihr eine Formatvorlage anpasst, seht ihr im folgenden Video.

https://www.youtube.com/watch?v=Y4-A597Q3iQ

Inhaltsverzeichnis

Nachdem ihr die Überschriften eingefügt habt, könnt ihr ganz einfach und automatisch ein Inhaltsverzeichnis generieren.

Inhaltsverzeichnisse werden auf einer eigenen Seite, normalerweise direkt nach dem Deckblatt, eingefügt.

Dafür müsst ihr unter Verweise > Inhaltsverzeichnis das gewünschte Inhaltsverzeichnis auswählen. Bei korrekter Verwendung der Überschriften, wird das Inhaltsverzeichnis danach automatisch generiert.

Achtung: Falls ihr während der Erarbeitung der Dokumentationen Überschriften anpasst oder die Seitenzahlen ändern, wird das Inhaltsverzeichnis nicht automatisch aktualisiert! Dafür müsst ihr oben links in der Menüleiste den Button Tabelle aktualisieren drücken.

Seitenränder

Bei Dokumentationen ist die inoffizielle Standardeinstellung für Seitenränder wie folgt:

Links: 3cm   /   Rechts: 2cm
Oben: 2cm   /   Unten: 2cm

Wie ihr die Seitenränder anpassen könnt, seht ihr im Video.

https://www.youtube.com/watch?v=D9drul9vXks

Kopf- und Fusszeile

Die Darstellung für eine Kopf- oder Fusszeile ist je nach Arbeit sehr verschieden. Folgende Wichtige Punkte müsst ihr beachten:

  • Text muss immer kleiner als der Standardtext sein.
  • Weniger ist mehr. Fügt nur relevante Informationen ein.

In eine Kopf- und/oder Fusszeile sind enthalten:

  • Firmenlogo
  • Seitenzahl
  • Dateiname
  • Autor
  • Titel

Im folgenden Video seht ihr wie ihr die Kopf- und Fusszeile bearbeiten könnt.

https://www.youtube.com/watch?v=_XyzFjMtVP8

Umbrüche

Umbrüche dienen zur schöneren und übersichtlicheren Darstellung von Texten und Absätzen.

Seitenumbruch

Über das Register Einfügen und den Button Seitenumbruch, könnt ihr einen Seitenumbruch einfügen. Achtet dabei darauf, dass der Cursor dort platziert ist, wo ihr den Seitenumbruch einfügen möchtet.

Wenn ihr das unten abgebildete Zeichen aktiviert, könnt ihr eure Umbrüche sehen.

Abschnittsumbruch

Wenn ihr an einem Text schreibt und nicht direkt einen Seitenumbruch machen wollt, könnt ihr einen Abschnittsumbruch einfügen. Unter dem Register Seitenlayout und Button Umbrüche findet ihr die verschiedenen Umbrüche.

Die rot markierten Umbrüche könnt ihr für eine Dokumentation gut anwenden. Ihr findet in diesem Menü nochmals den Seitenumbruch und zusätzlich den Textumbruch, welcher bei integrierten Bilder gut gebraucht werden kann.

Tabulatoren

Tabulatoren sind wichtige Hilfsmittel zur übersichtlichen Darstellung eines Textes. Im folgenden Video seht ihr, wie sie richtig eingefügt werden und welche Arten von Tabstopps es gibt.

https://www.youtube.com/watch?v=DYzjP5OUXWc

Bilder

Bild einfügen

Um ein Bild einzufügen, navigiert ihr zu Einfügen > Grafik. Im sich öffnenden Fenster könnt ihr nun ein Bild, welches ihr einfügen möchtet, anwählen. Mit Einfügen wird das Bild in euer Word Dokument eingefügt.

Zeilenumbrüche

Um die Bilder möglichst vorteilhaft in den Textfluss integrieren zu können, gibt es Zeilenumbrüche. Mit einem Rechtsklick auf das eingefügte Bild, kommt man über Zeilenumbruch zu den verschiedenen Varianten.

Quadrat
Der Text wird um den Rahmen des Bildes angeordnet.

 

Passend
Der Text umfliesst das eingefügte Bild eng.

 

Transparent
Durch Rahmenpunkte kann das Bild durch den Text besser ausgefüllt werden.

 

Oben und Unten
Das Bild wird in einer eigenen Zeile dargestellt.

 

Hinter dem Text
Das Bild wird hinter dem Text angezeigt. (Hintergrund)

 

Vor dem Text
Das Bild wird vor dem Text angezeigt.

 

Mit Text in Zeile
Das Bild wird auf der Zeile des Textes angezeigt.

 

Für Dokumentationen eignen sich die beiden Zeilenumbrüche Mit Text in Zeile und Oben und Unten am Besten. So können eure Bilder gut in die Dokumentation integriert werden.

Tabellen

In einer Dokumentation werden häufig Tabellen gebraucht. Wie ihr solche Tabellen erstellen und anpassen könnt, seht ihr im folgenden Video.

https://www.youtube.com/watch?v=aQ3Ofw8UKQE

Rechtschreibung

Automatische Überprüfung

Um die Rechtschreibprüfung automatisch zu aktivieren oder deaktivieren, müsst ihr auf Datei > Optionen > Dokumentprüfung klicken und die gewünschten Funktionen aktivieren oder deaktivieren.

 

 

 

 

Manuelle Überprüfung

Um eine manuelle Überprüfung durchzuführen, klickt ihr auf Überprüfen > Rechtschreibung und Grammatik.

Die Fehler werden erkannt und es werden diverse Korrekturen vorgeschlagen. Wählt die richtige Korrektur aus und bestätigt mit Ändern. Anschliessend ist die Überprüfung abgeschlossen, oder weitere Fehler werden angezeigt.

Schlussaufgabe

Im OneDrive findet ihr die Dateien Schlussaufgabe_Word.docx und Zusatzblatt_Word.docx. 

Öffnet die Dokumente und löst die Aufgaben welche im Dokument gestellt werden. Anschliessend speichert ihr euer bearbeitetes Dokument im OneDrive mit dem Dateinamen Name_Vorname_Word.docx ab.

Viel Spass!

Microsoft Excel

Lernziele

Die TN können

  • die Formatvorlagen sinnvoll einsetzen

  • Zahlen richtig formatieren

  • die Funktionen korrekt anwenden

  • eine Liste sortieren und filtern

  • die Funktionen zur Schriftart anwenden

  • Zellen richtig formatieren und ausrichten

  • ein Diagramm im Excel korrekt erstellen und formatieren

  • Rahmenlinien anwenden

Zellenformat

Zellen können auf verschiedene Arten formatiert werden. Wie und wo ihr solche Formatierungen vornehmen könnt, seht ihr im folgenden Video.

https://www.youtube.com/watch?v=-ya6o0-fX1c

Gestaltung

Wie ihr die Gestaltung von Text und Zellen vornehmen könnt, seht ihr im folgenden Video.

https://www.youtube.com/watch?v=zt4D64BQD-8

Formatierung Zahlen

Zahlen im Excel zu formatieren ist ein wichtiger Vorgang und dient zur besseren Übersicht und Lesbarkeit eures Dokuments und eurer Daten. Im folgenden Video seht ihr wie solche Formatierungen vorgenommen werden.

https://www.youtube.com/watch?v=02XAb0nB-_o

Bedingte Formatierung

Um Formatierungen bei einer grossen Menge an Daten vorzunehmen, gibt es die Funktion Bedingte Formatierung. Diese automatisiert die Formatierung nach euren Wünschen.

Im folgenden Video erfährt ihr wie ihr diese Formatierungen einsetzen könnt.

https://www.youtube.com/watch?v=54PvYKI3D5c

Funktionen

Excel ist hauptsächlich ein Rechentool. Damit ihr Rechnungen nicht selbst vornehmen müsst gibt es verschiedene Funktionen welche ihr anwenden könnt. Wie solche Funktionen die Rechnungen automatisch generieren seht ihr im folgenden Video.

https://www.youtube.com/watch?v=PDq55P3Ut7g

Diagramme

Diagramme dienen zur grafischen Darstellung von Zahlen. Wie ihr solche Diagramme in eurem Excel-File erstellen könnt, findet ihr im folgenden Video raus.

https://www.youtube.com/watch?v=AvN4zM1KodY

Sortieren und Filtern

Bei Listen kommt es öfter vor, dass diese sortiert oder gefiltert werden müssen. Wie ihr eure Daten ganz einfach sortiert oder filtert, könnt ihr im folgenden Video sehen.

https://www.youtube.com/watch?v=4-J2zc8Tbzg

Schlussaufgabe

Unter ........................ findet ihr die Datei Schlussaufgabe_elearning.xlsx Öffnet diese Datei und löst die Aufgaben nach Aufgabenstellung. Wenn ihr alle Aufgaben gelöst habt, speichert ihr euer Dokument unter.................. mit dem Dateinamen Name_Vorname.xlsx.

Viel Spass!