Winsure basic

Här får du lära dig grunderna i vårt försäkringssystem Winsure

Main menu

Winsure heter det försäkringssystem vi arbetar i och nedan ser du huvudmenyn som du alltid kommer att utgå ifrån.

När du ska söka upp en befintlig kund eller påbörja en offert för en ny kund börjar du alltid med att klicka på Search. 

Search

När du klickat på Search kommer du till den här sidan där du kan söka upp en kund genom att ange olika sökkriterier. Lättast är det att söka på personnummer, kundnummer eller försäkringsnummer. 

Search client

Om det är en helt ny kund som saknar kundbild ska du börja med att skapa en sådan. Det gör du genom att klicka i rutan client längst ned till vänster på sidan. 

 

Du skriver sedan i personnumret och klickar på New. 

 

 

New client

När det är en helt ny kund och du klickat på New (se föregående bild) kommer du att komma till denna sida. Här kan man se att uppgifterna om personen hämtats direkt från VTR och det är de uppgifterna vi sparar ned. Om det saknas uppgifter kan det bero på att personen ifråga saknas i VTR och måste ringa dit och registrera sig. För båt och djur kan vi registrera kundbilden manuellt genom att skriva in personnummer, namn och adressuppgifter. Om allt stämmer klickar du på Update och sedan på Save.

Client overview

Om det är en kund som haft försäkring hos oss tidigare eller som varit i kontakt med oss för en offert kommer försäkring/offert att presenteras som i listan nedan. Är det en helt ny kund är listan tom och du får klicka på New quote för att fortsätta offerera kunden. 

New insurance or quote

På denna sida börjar du högst upp till vänster med att välja gruppnummer på den produkt du vill offerera t.ex. 113 för MC, 106 för Båt eller 355 för Bil. Om du inte kan numret kan du skriva det du söker efter i group aggrement name, som Svedea MC nedan.  Hjälper du ett ombud eller en handlare är det också här du skriver in deras ombudsnummer på Main Broker no. alternativt söker efter dem i Name. När du fyllt i alla de fälten klickar du på Select för att låsa avtalet. Du skriver sedan i registreringsnumret på det fordon du ska offerera. 

 

Insured object

Det är under Insured product vi väljer innehållet i försäkringen och anger vilka förutsättningar som ligger till grund för försäkringen. De förutsättningar du ska fråga kunden om och ändra i Winsure varierar mellan produkterna. Här  är det MC och då är det följande som ska ses över:

  • SMC-medlemskap
  • Vem som kommer att köra fordonet
  • Skyddsutrustning
  • Inlåsning på hemorten 
  • Självrisk
  • Omfattning

Vad du ska välja för parametrar varierar mellan produkterna men du finner dem på samma ställe. 

Premium matrix

I Matrix (som du kommer till genom att klicka på knappen längst ned i fönstret) ändrar du omfattning på försäkringen. Där presenteras också alla priserna per omfattning vilket ger en bra överblick. I nedan exempel kostar en trafikförsäkring 4 412 kr varav trafikpremieskatten är 1 069 kr, en halvförsäkring kostar 6 757 kr och en helförsäkring kostar 9 611 kr. Till halvförsäkringen och helförsäkringen kan du välja till XL-tillägget som du finner under de blå fälten. För att räkna med XL-tillägget måste du markera den omfattning du önskar och sedan XL, priset kommer då att visas längst ned på sidan där det står Total. Välj Select för att komma vidare. 

Overview

På denna bild får du en översikt över försäkringen. Här ser du och väljer perioden som försäkringen ska gälla och du kan också komma åt Matrix härifrån. Du ser även kundens namn och vad det är för något du är på väg att offerera eller försäkra. För att välja eller ändra betalningsmetod klickar du på Contract nere i högra hörnet.

Contract

På denna sida finns tre viktiga funktioner: ändra betalningsmetod, lägg till ombudsnummer och skicka uppsägning till andra bolag. 

För att ändra betalningsperiod väljer du det i rullistan som heter Installment. Du kan välja helår, halvår eller kvartal på pappersfaktura. Är det så att kunden vill ha e-faktura måste du välja e-faktura under Payment method och sedan måste du ange vilken bank kunden har. E-faktura kräver också att vi skickar övriga brev via mejl så därför måste man ändra Distribution method till e-mejl. 

Om du missade att lägga in ombudsnummer tidigare eller om det handlar om en snöskoterklubb som ska läggas in kan du göra detta på New under Broker/Commission. 

Du kan hjälpa kunden med att säga upp dennes försäkring hos det nuvarande bolaget under förutsättning att det är vid en huvudförfallodag, att det är minst en dag framåt i tiden samt att kunden inte betalar sin nuvarande försäkring med autogiro. För att hjälpa kunden med uppsägning klickar du i Send Cancellation. 

 

 

Status

Nu har vi kommit tillbaka till översikten. Det är nu vi sätter de avslutande parametrarna så som startdatum och status. Inception date är startdagen på försäkringen och Effective to är således ett år efter. Du ska sedan bestämma om den ska sparas som en offert eller om den ska tecknas som en försäkring. För offert väljer du status Ongoing, här är den inställd på detta redan. Ska försäkringen tecknas väljer du Policy. 

VTR certificate

Nedanstående ruta dyker upp vid teckning och annullation av en fordonsförsäkring. Den behandlar fordonets bevis hos VTR. Som du ser i texten är allt OK och registrering av beviset kommer att skickas till transportstyrelsen. 

Order document

Om du tidigare valt distributionsmetod klickar du bara OK här och breven kommer då att skickas på det sätt som valdes. Till höger under Description finns de dokument du är på väg att skicka ut. Till vänster finns de dokument du kan välja att flytta över om du önskar skicka med även dessa. 

Distributionsmetod

Om du önskar skicka ut dokumenten på annat sätt än det som är valt tidigare klickar du ur rutan Central processing och väljer sedan hur dokumenten ska skickas. Väljer du Vanlig post och sedan Utskrift Stockholm skrivs breven ut på kontoret i Stockholm och du får då själv skicka iväg dessa. 

Mejla dokument

Väljer du mejl i listan kommer du till denna sida. Här väljer du i rullistan vilket ärende det gäller och sedan kan du skriva en egen text i fältet under eller använda den som är standard. På Reciever skriver du den mejladress som dokumenten ska skickas till. Du kommer då få frågan om du vill spara ned mejlen på kundbilden och det vill vi under förutsättning att det är kundens mejl. 

Är det så att du ska skicka ett dokument som redan gått iväg tidigare klickar du på Add existing och väljer vilka dokument du önskar skicka iväg. 

Dokument Dummy

Om du av någon anledning inte vill att de dokumenten som är på väg att skickas ut ska gå iväg kan du välja vanlig post och sedan dummy för att lura systemet. Systemet tror då att du skriver ut dokumenten men inget dokument skapas utan de makuleras och går således inte ut till kunden. De kommer dock synas i document och då ser de ut som att de skickats ut.

Policy In force

Nu är försäkringen tecknad och i kraft. Här ser du hur det ser ut när du är klar med teckningsprocessen. Hade detta varit en offert hade det på Type stått Quote och på status Ongoing. 

Change cause

Om du ska göra en ändring i en tecknad försäkring klickar du på change och du får då upp dessa val. 

Ska du göra en ändring i en offert klickar du på samma knapp, change, men du kommer inte få några alternativ utan kommer direkt in till offerten.

Cancellation reason

Om du väljer XXXX får du upp den här rutan där du ska välja orsak till annullationen av en försäkring tillsammans med det datum som försäkringen ska annulleras. Tänk på att välja det som bäst stämmer in på orsaken till annullationen. Felaktig registrering är en annullationsorsak som vi endast ska använda vid de fall vi registrerat en försäkring trots att ingen skulle ha registreras. Är du osäker på när du ska använda felaktig registrering kan du dubbelkolla med Linda eller Philip. 

Annullation

När du valt annullationsorsak kommer du att få upp denna bild igen. Som du säkert minns är det här man bestämmer vad man ska göra med beviset. Vid en annullation måste du klicka på Show som du finner nere i vänstra hörnet. Då kommer du vidare till nästa bild. 

Bevis certifikat

I listan nedan ser du om kunden har en annan gällande försäkring och i så fall från vilket datum. Det du måste göra här är att välja cancellation reason. Bolagsbyte, borttag vilande bevis eller rättelse felaktigt utfärdad.  Viktigt är att kolla så att beviset står registrerat på rätt personnummer och att vara uppmärksam på inception date så att vi inte riskerar att ställa kunden oförsäkrad. 

Annullationsbekräftelse

Du får sedan upp sidan som hanterar dokumenten igen. Här är det på väg en annullationsbekräftelse och du väljer bara önskad distributions metod och klickar på OK.

Översikt

Det finns en hel del bra och viktiga funktioner i Winsure som är bra att känna till och använda. I nuläget ska vi bara kort gå igenom fyra av de mest användbara:

  • Document
  • Reminder
  • Comment
  • Ledger

Document

Under document hittar du alla de dokument vi skickat ut till kunden och även de dokument som vi sparat ned genom att antingen använda drag and drop från skrivbordet eller Archive document. Du kan även skicka ut dokument genom att klicka på New och sedan välja de dokument du vill skicka ut och hur de ska skickas ut. 

Reminder

Reminder är precis vad det låter som, en påminnelse. Du kan lägga till den när som helst genom att klicka på reminder och sen New reminder. Du skriver sedan ditt meddelande och sätter ett datum för när du vill att remindern ska dyka upp. Vi lägger alltid en reminder när vi tecknar en försäkring som har startdatum längre fram än 45 dagar. Precis som texten på bilden säger så är det viktigt att vara så tydlig som möjligt så utgå alltid ifrån att vem som helst ska kunna förstå vad du menar. 

Comments

Kommentarer är en väldigt viktigt funktion när man hanterar en kund. Det ska alltid läggas en kommentar om man frångår det normala eller om man gör undantag/lovar kunden något som frångår reglerna. En kommentar för mycket är bättre än en kommentar för lite. Misstänker man att det rör sig om ett försäkrat intresse ska även detta noteras.  Tänk på att hålla en god ton i kommentarsfälten då kunden kan begära ut detta.

Ledger

Legder är vår reskontra, där kan du se alla fakturor och alla inbetalningar som sker på försäkringsnivå eller på kundnivå. På första bilden nedan har du precis klickat på ledger och du ser då det aktuella läget på försäkringen eller kunden. I det här fallet finns en faktura som är skickad till kunden men som ännu inte blivit betald. På andra bilden har vi klickat i rutan Show all. När man gör det visas all historik på försäkringen eller kunden. Detta är inte alltid en helt lätt bild att läsa men med tiden lär man sig att se mönster och det blir allt lättare att se vad som hänt.