Opstartmodule

In deze cursus leer je om onze Opstartmodule te gebruiken. Tevens krijg je te zien hoe de klant onze opstartmodule zal ervaren.

1. Introductie tot de opstartmodule

Opstartmodule

Wat is het

In het eerste kwartaal van 2016 zijn we gestart met de ontwikkeling van een online hulpmiddel om onze klanten soepel door ons opstartproces te loodsen. Beginnend bij de Opdracht tot Dienstverlening en eindigend bij het verzamelen van alle stukken. Denk hierbij aan het eigendomsbewijs, het energielabel en vragenlijsten zoals de Lijst van Zaken. 

Dit idee is ontstaan uit de snellere doorlooptijd in de veranderende woningmarkt. Vanwege de versnelling in de markt volgende opstarten en verkopen elkaar sneller op. Hetgeen druk legt op onze binnendienstmedewerkers. 

Dankzij de opstartmodule zijn alle opstarten overzichtelijk geordend, is het voor klanten duidelijk welke stappen zij dienen te nemen én is er (ook voor ons) inzichtelijk hoeveel % van de opstart is voltooid. 

Uit de eerste tests is gebleken dat klanten het als prettig ervaren dat zij niet een stapel papieren hoeven in te vullen maar dit vanaf hun tablet/telefoon kunnen doen. 

Fases

Fases

De Opstartmodule bestaat uit een aantal fases. Deze zijn hieronder samengevat om je globaal een indruk te geven van wat de Opstartmodule doet. 

Fase 1: Opdracht

De klant ontvangt per mail een uitnodiging om de Opdracht tot Dienstverlening digitaal te ondertekenen. Eén of twee opdrachtgevers ontvangen deze mail met het verzoek digitaal hun handtekening te plaatsen. 

Fase 2: Vragenlijsten

Direct na het plaatsen van een handtekening onder de Opdracht tot Dienstverlening wordt de klant doorgestuurd naar de vragenlijsten en benodigde stukken. Hij/zij kan direct aan de slag om de benodigde gegevens te verzamelen en vragenlijsten in te vullen. Wij hebben realtime inzicht in de voortgang en kunnen (indien de klant bijvoorbeeld telefonisch contact opneemt) meekijken.

Fase 3: Staete tekenen opdracht

Nadat de opdrachtgever of de opdrachtgevers een handtekening hebben geplaatst onder de Opdracht tot Dienstverlening ontvangen wij een uitnodiging om dit contractstuk eveneens digitaal te ondertekenen. Zodra één van onze medewerkers de handtekening heeft geplaatst ontvangen alle partijen (zowel Staete als de klant(en) een digitale PDF versie van de Opdracht tot Dienstverlening met daarin alle handtekening. 

Fase 4: Inschakelen fotograaf

Zodra de klant de Opdracht tot Dienstverlening digitaal heeft ondertekent kunnen wij direct de fotograaf/medialeverancier opdracht geven. Omdat de Opdracht tot Dienstverlening voortaan direct terugkomt (en dus niet meer afhankelijk is van vragenlijsten en overige stukken) kunnen we sneller door met de opdracht. 

Behalve de fotograaf kunnen wij intern het dossier gaan voorbereiden. 

Fase 5: Dossier compleet

Zodra de klant in de Opstartmodule het dossier 100% heeft gevuld verschijnt de mogelijkheid om het dossier te versturen naar de makelaar. Zodra hij dit heeft gedaan ontvangen wij per mail alle bestanden en is ons dossier in één keer volledig en compleet. Uiteraard is het van belang om de verzonden stukken goed te controleren en kennis te nemen van de inhoud. Als er gegevens ontbreken is er de mogelijkheid het dossier terug te zetten en bepaalde gegevens te ontkoppelen. Je dient de klant hierover dan wel te verwittigen. Je kunt uiteraard ook (los van de Opstartmodule) eventuele ontbrekende stukken opvragen bij de klant. 

Op welk moment plaatsen wij een handtekening onder de digitale handtekening?

  • Nadat alle opdrachtgevers hun handtekening hebben geplaatst
  • Direct na het uploaden van het contract in de opstartmodule
  • Wij plaatsen digitaal geen handtekening

2. Een geschikte Opdracht tot Dienstverlening maken

Een Opdracht maken in Realworks

Voorbereiding

Zorg er eerst voor dat de afgesproken zaken op de juiste plek in Realworks staan. Dit is een taak van de makelaar (die dit moet invoeren bij het uitbrengen van de offerte) maar het kan zijn dat de daadwerkelijke aanvangsprijs en courtage afwijkt t.o.v. de eerder uitgebrachte offerte.

  • Vul de courtage in (excl BTW!) onder het tabblad  Financieel
  • Vul de aanvangsprijs in + de conditie (k.k./v.o.n.) en het voorvoegsel (vraagprijs/koopsom) onder het tabblad  Financieel
  • Voer de Kadastrale recherche uit en koppel de kadastrale kaart en het uittreksel onder media + voer het perceel in bij het tabblad: detail -> Kadastrale gegevens. 
  • Ga na wie de verkoper zijn op het kadastrale uittreksel en koppel deze als  verkoper 1 en verkoper 2 onder het tabblad relaties. Vul tevens de relatiekaart van de particulieren in Realworks verder in met o.a. geboortedatum, voorletters en alle andere gegevens die je ziet op het kadastrale uittreksel.

Genereren van de Opdracht

Maken van de Opdracht

Nu alle gegevens goed staan ingevuld in het Realworks dossier kun je de Opdracht tot Dienstverlening vrij eenvoudig genereren. 

Nieuw document

Ga in het project naar de actieknop rechtsbovenaan en klik in het menu dat uitklapt op 'Document'.

Brief aanmaken

Kies voor de template "Opdracht tot dienstverlening - Digitaal". Het is erg van belang dat je expliciet deze template pakt. Deze is geoptimaliseerd voor de Opstartmodule. 

Verzeker jezelf ervan dat bij 'Particulier' de verkoper is ingevuld.

Klik vervolgens op "Maak document aan". 


Opdracht openen

Open de Opdracht tot Dienstverlening nu via het tabblad 'Bewerk document' (dus niet via Download/Upload). 

Tip: gebruik je deze functie niet standaard? Dit gaat je veel tijd besparen! Meer hierover weten? Lees het bijbehorende artikel op Staetus:  https://www.staetus.nl/tip-14-documenten-snel-bewerken-en-opslaan-in-realworks/

Controleren

Het document zal worden geopend in Word. Controleer goed of alle gegevens correct zijn overgenomen en of er geen gegevens ontbreken. Indien deze ontbreken: vul ze aan! 

BELANGRIJK: zorg ervoor dat de handtekeningvelden op pagina 6 niet verspringen! Dit om het digitaal ondertekenen goed te laten verlopen!

Is de Opdracht klaar? Klik dan linksboven op het 'Opslaan' icoon in Word.  Het document zal nu in Realworks worden weggeschreven.

PDF genereren

Als het document goed is weggeschreven zie je hiervan een melding rechtsonder in je beeldscherm, je zult tevens een geluidje horen.

Je gaat nu terug naar het document scherm en klikt links op 'Bewaar'

Vervolgens ga je rechtsboven in het venster naar de actieknop en klikt in het menu wat uitklapt op 'PDF'. 

Vervolgens wordt gevraagd of het PDF document wilt opslaan of openen. Kies voor Opslaan. Kies vervolgens een locatie waar je deze zometeen snel kunt terugvinden.

VRAAG: Zet het genereren van de opdracht in de juiste volgorde

  • Stap 1:
    Nieuw document aanmaken in Realworks
  • Stap 2:
    Controleren Opdracht tot Dienstverlening in WORD
  • Stap 3:
    Document wegschrijven (opslaan) in Realworks
  • Stap 4:
    In Realworks PDF genereren

3. Een nieuwe Opstart aanmaken

Project aanmaken

Opstart.staete.nl

Ga naar http://opstart.staete.nl om in te loggen in de opstartmodule. Gebruik hiervoor je eigen gebruikersnaam en wachtwoord.

Beginscherm

In het beginscherm zie je een overzicht met alle projecten die reeds zijn ingevoerd en de voortgang ervan. Door op het project te klikken kun je details bekijken. 

In dit geval gaan we een nieuw project toevoegen. Klik hiervoor rechtsboven op 'Nieuw project'.

Project invoeren

In de eerste stap zal worden gevraagd om informatie in te voeren over het project en de situatie. 

Behalve de adresgegevens zal er worden gevraagd om wat gegevens die van toepassing zijn op de te tonen vragenlijsten en aan te leveren stukken. Op basis van de keuzes die je hier maakt zal de Opstartmodule bepalen welke velden en vragenlijsten moeten worden getoond aan de klant.

Klik tenslotte op 'Project opslaan' om naar de volgende stap te gaan. 


Verkoper(s)invoeren

In dit scherm kun je de verkoper(s) invoeren. Het is noodzakelijk dat je bij iedere verkoper een mailadres invoert want hier wordt de uitnodiging naar verstuurd voor het ondertekenen van de Opdracht tot Dienstverlening.

Na het invoeren van één verkoper druk je op 'Verkoper opslaan'. Nu verschijnt de mogelijkheid om nóg een verkoper op te voeren. Je kunt dit doen of (indien er maar sprake is van één verkoper) klikken op 'Ga naar volgende stap'.

Let op: deze dient door alle verkopers afzonderlijk te worden ondertekend! Per verkoper wordt er dan ook één mail gestuurd met de uitnodiging voor het ondertekenen van de Opdracht. 

Contract toevoegen

In dit scherm kun je de PDF versie van de Opdracht tot Dienstverlening uploaden. Deze heb je eerder in Realworks gegenereerd en op je computer opgeslagen. 

Sleep de PDF naar dit scherm of klik op 'Bladeren' om deze te selecteren. Klik vervolgens op 'Uploaden' om de Opdracht tot Dienstverlening te koppelen.

Afronden & Verzenden

Je krijgt een samenvatting te zien van de ingevoerde gegevens. Als alles klopt druk je op 'Afronden & Verzenden'. De klant ontvangt dan een e-mail met instructies voor het ondertekenen van de Opdracht tot Dienstverlening.


Tevens komt de klant nu in een geautomatiseerd proces terecht. De klant kan het dossier pas overdragen aan ons zodra hij alle vragenlijsten heeft ingevuld en alle dossierstukken heeft geüpload. 

Er zijn nog wel een paar kleine acties die je tussentijds alvast kunt oppakken! Daarover in het volgende hoofdstuk meer.

Project tussentijds beheren

Projecten (tussentijds) beheren

Hoewel de klant nu in een geautomatiseerd proces terecht is gekomen, zijn wij nog steeds de procesmanagers. We laten onze klanten niet aan hun lot over. Het kan geen kwaad om ze af en toe eens te bellen om te vragen hoe het ervoor staat, of ze alles begrijpen en waar ze op vastlopen. Hoe je de projecten het beste kunt beheren en welke stappen wij moeten ondernemen om het proces soepel te laten verlopen lees je in dit hoofdstuk.  

Dossieroverzicht

Na het inloggen in de Opstartmodule zie je een overzicht van alle dossiers die zijn ingevoerd. Met de bijbehorende status, uitgedrukt in percentages. Je kunt in dit overzicht veel uitlezen:

  • Een vinkje voor het adres betekent dat de Opdracht tot Dienstverlening is getekend.
  • De status geeft aan hoever de klant is met het invullen van alle vragenlijsten en het uploaden van alle benodigde documenten. Pas bij 100% kan de klant het dossier aan ons overdragen.
  • Met het kruisje kun je het dossier verwijderen. Dit verwijdert ook alle vragenlijsten en bestanden die de klant (tot dan toe) heeft ingevuld/geüpload. Doe dit daarom pas zodra de woning (toch) niet in verkoop komt of als alle dossierstukken door je zijn opgeslagen in het project in Realworks. 
  • Uit veiligheidsoverwegingen zal de Opstartmodule een melding tonen na het inloggen als er dossiers zijn die 100% zijn afgerond maar nog niet door je zijn verwijderd.

TIP: Door bovenaan op 'Status' te klikken kun je de lijst ordenen op volgorde van progressie. Zo kun je snel zien welke klanten nog niet zover zijn en welke dossiers je bijna gaat ontvangen. 


Dossier inzien

Als je in het overzicht klikt op een adres kun je inzoomen op het dossier. In bovenstaande afbeelding zie je een dossier wat 100% gevuld is en door de klant is overgedragen aan ons. Er zitten een aantal functies in dit scherm die hieronder zullen worden toegelicht.

Meekijken met de klant

Per verkoper zie je of hij/zij reeds een handtekening heeft geplaatst onder de Opdracht tot Dienstverlening. Tevens zie je of hij/zij het aanleveren van de dossierstukken reeds heeft aangeleverd. In de afbeelding hiernaast zie je dat deze klant alles heeft afgerond en aangeleverd.

Mocht dat nou niet zo zijn, dan kun je op "Bekijken" klikken. Je krijgt dan hetzelfde scherm te zien als de klant. Zo kun je zien welke stukken de klant nog moet aanleveren of bijvoorbeeld meekijken als de klant belt.

Status terugzetten

Heeft de klant het dossier overgedragen maar klopt er iets niet of ontbreken er nog gegevens? Je kunt het project een stap terugzetten om de klant opnieuw toegang te geven tot de opstartmodule. Stuur hem/haar dan wel even handmatig een mailtje om dit aan te geven en geef hierbij ook aan welke gegevens niet correct zijn ingevuld/aangeleverd.

Bestanden downloaden

Alle bestanden die zijn aangeleverd staan onder elkaar in een lijst. Door erop te klikken download je bijv. de ondertekende Opdracht tot Dienstverlening. Je kunt ook op het woordje Zip klikken, bovenaan naast 'Bestanden' om in één keer alle bestanden te downloaden. Bijvoorbeeld als je ze gaat toevoegen in Realworks.

Beheer contract

Er is ook een knop 'Beheer contract'. Deze staat rechtsonder in het scherm. Hiermee kun je twee dingen doen:

  1. Je dient hier de Opdracht tot Dienstverlening ondertekenen. Immers: ook wij moeten hierop onze handtekening zetten en akkoord gaan met de opdracht.
    Dit doen we pas nadat alle opdrachtgevers hun handtekening hebben geplaatst.
    Zodra ook wij digitaal een handtekening hebben gezet ontvangen alle partijen automatisch een PDF versie van de Opdracht tot Dienstverlening. 
  2. Stel: er staat een fout in de Opdracht tot Dienstverlening en de klant attendeert ons daarop. Dan kun je via deze knop een nieuwe PDF versie uploaden en de oude overschrijven.

VRAAG: Vul de lege velden in

De Opstartmodule kan ik vinden door te gaan naar http://. Na het inloggen zie ik een lijst die ik kan sorteren door te klikken op . Alle bestanden van een dossier kan ik één keer downloaden door  .

De klant ontvangt geautomatiseerd  een mail zodra ik het project volledig heb ingeschoten. De klant kan zijn dossier  overdragen alvorens hij/zij dit tot 100% heeft gevuld.

Indien een klant een fout heeft gemaakt kan ik het dossier  een stap terugzetten zodat de klant dit kan verbeteren. Een klant krijgt hiervan   geautomatiseerde e-mailnotificatie.

4. De opstartmodule voor de klant

Het proces voor de klant