De WWFT; wet ter voorkoming van witwassen en financieren terrorisme

Deze cursus is verplicht voor alle fee-earners van kantoor. Zij dienen de cursus binnen 3 maanden na aanvang bij CMS te hebben voltooid. Het zelfde geldt voor alle PA's en secretaresses die op de secties betrokken zijn bij het aanmaken en beheren van dossiers. Kennis van de Wwft is een wettelijke verplichting en niet naleving kan worden geclassificeerd als een economisch delict.

De cursus duurt ongeveer 30 minuten en moet in zijn geheel worden doorgenomen.

kennis van de Wwft en wanneer deze moet worden toegepast

CMS is meldingsplichtig

Iedereen die een nieuwe zaak opent moet direct aan de Wwft denken en het beleid volgen dat CMS hiervoor heeft opgesteld.

Wij moeten in voorkomende gevallen voldoen aan vier zaken:

  1. Vaststelling identiteit cliënt (cliëntenonderzoek)
  2. Vaststellen Ultimate Beneficial Owner (UBO)
  3. Verzamelen van nadere gegevens bij een Potentially Exposed Person (PEP)
  4. Eventueel het melden van ongebruikelijke transacties

In deze cursus worden de bovenstaande begrippen verder uitgelegd en zullen wij aan de hand van een aantal voorbeelden oefenen met de regels die in de Wwft zijn vastgelegd.

 

Het ontstaan van de Wwft

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is een Nederlandse wet ter uitvoering van de derde Europese witwasrichtlijn. (de vierde richtlijn is in de maak)

In de wet, die van kracht is geworden per 1 augustus 2008, zijn de Wet identificatie bij dienstverlening (WID) en de Wet melding ongebruikelijke transacties (Wet MOT) samengevoegd. 

Wat betekent het uitvoeren van een cliëntenonderzoek en een melding doen?

Een cliëntenonderzoek uitvoeren in het kader van de Wwft wil zeggen dat bij het openen van een dossier een aantal gegevens moeten worden geregistreerd en gecheckt. Belangrijk om te weten is dat wij bij het openen van een nieuw dossier in een nieuwe zaak een checklist (vragenset) hebben gemaakt in ContactManager (CM). De vragenset moet altijd bij aanvang van het dossier ingevuld en geaccordeerd worden. De accordering moet worden uitgevoerd door de Verantwoordelijk Fee Earner. Het invullen van de vragen mag door een PA worden gedaan voorzover deze over de benodigde informatie beschikt. Nadat de accordering heeft plaatsgevonden wordt automatisch in het dossier een overzicht geplaatst van de ingevulde vragen en de daaruit voortvloeiende instructies. Na accordering wordt er ook automatisch een uittreksel uit het handelsregister opgevraagd (indien nog niet aanwezig in CM, voor Nederlandse  ondernemingen) op basis van Kvk-nummer en in het dossier geplaatst.

De instructies die geformuleerd worden geven een instructie om bepaalde identificatiegegevens op te vragen en op te slaan in dossier.

Waar je aan moet denken zijn;

- checks van persoonlijke gegevens

- checks van de uittreksels van een bedrijf in het register van de Kamer van Koophandel

- Risico's van bepaalde type cliënten

- controle welke identificatiemethode toegepast moet worden

Waar ligt de verantwoordelijkheid voor naleving van de Wwft?

Het is belangrijk dat duidelijk is waar de verantwoordelijkheid ligt voor het voldoen aan de vereisten van de Wwft.

  1. De hoofdverantwoordelijkheid ligt altijd bij de Verantwoordelijk Fee Earner. Hij/zij is verantwoordelijk dat onderzoek gedegen wordt gedaan, en voor het werk dat op dit gebied wordt gedelegeerd.
  2. Personal Assistants en secretaresses maken de dossiers vaak aan en vullen ook gegevens in voor het dossier. Indien zij beschikken over voldoende informative kunnen zij ook de vragenset voor de cliëntidentificatie invullen. Het kan ook leeg blijven.

Als PA's een dossier aanmaken ontvangt de Verantwoordelijk Fee Earner altijd een e-mail met het verzoek om de ingevulde vragenset te accorderen. De fee-earner is ook eindverantwoordelijk voor de zaken die de PA of secretaresse in het dossier doet.

 

Wanneer is de Wwft van toepassing?

De Wwft is van toepassing op de volgende lijst met transacties

1. het aan- of verkopen van registergoederen

2. het beheren van geld, effecten, munten, muntbiljetten, edele metalen, edelstenen of andere waarden.

Het gaat hierbij om de bewaring of het beheren van geld en andere waarden als een op zichzelf staande vorm van dienstverlening. Hierbij kan worden gedacht aan het beheren van boedelgelden en het optreden als bewindvoerder. Ook het geven van advies of het verlenen van bijstand bij het openen of beheren van een rekening of het adviseren over bepaalde landen of instellingen waar financiële middelen kunnen worden ondergebracht, valt onder het beheren van geld, effecten of andere waarden.

3. het oprichten of beheren van vennootschappen, rechtspersonen of soortgelijke lichamen

Het gaat hierbij niet om het interne beheer van een vennootschap zoals het bepalen van de bedrijfsstrategie of de besluitvorming omtrent investeringen maar om het adviseren over de juridische vormgeving van ondernemingen zowel bij de oprichting (zoals de organisatie van de inbreng) als ook daarna. Daarbij is het niet relevant of de lichamen naar Nederlands dan wel naar buitenlands recht zijn of worden opgericht.

4. het geheel of gedeeltelijk aan- of verkopen dan wel overnemen van een onderneming voor zover daardoor een persoon die niet als uiteindelijk belanghebbende van die onderneming kwalificeerde, uiteindelijk belanghebbende van die onderneming wordt;

Met de term “gedeeltelijk” wordt gedoeld op een deel van een onderneming dat zodanig substantieel is dat door de transactie een persoon toetreedt tot de kring van uiteindelijk belanghebbenden van die onderneming

5. werkzaamheden op fiscaal gebied;

6. in naam en voor rekening cliënt optreden bij financiële of onroerende zaaktransacties.

7. het vestigen van een recht van hypotheek op een registergoed

 

 

 

Vrijstellingen

De Wwft heeft ook een aantal gebieden waarvoor vrijstelling is gegeven van de registratieplicht.

Hieronder zijn de gebieden waarop de Wwft niet van toepassing is:

  • werkzaamheden betreffende de bepaling van de rechtspositie van de cliënt
  • vertegenwoordiging van de cliënt en verdediging in rechte
  • het geven van advies voor, tijdens en na een rechtsgeding
  • het geven van advies over het instellen of vermijden van een rechtsgeding

 

Hieronder vind je een aantal secties die wij bij CMS hebben. Daarnaast zie je een aantal transacties die Wwft plichtig zijn.......bedenk welke transactie het meest zal voorkomen op de betreffende sectie.....

Bedenk nu voor jezelf, afhankelijk van de sectie waar jij terecht komt, waar jij het meeste te maken mee zal hebben.

  • Real estate / bouw- en aanbestedingsrecht
    Het aan- of verkopen van registergoederen
  • Coprorate / Ondernemingsrecht
    Het oprichten van vennootschappen
  • Tax/Belastingadviseurs
    Werkzaamheden op fiscaal gebied

Cliëntenonderzoek

1.  Voor een vaste cliënt is het niet altijd nodig een volledig cliëntenonderzoek uit te voeren. Dat geldt overigens ook als je een zaak doet waarbij een kantoor van de CMS-alliantie de cliënt is.

2. Bij nieuwe cliënten, waarvoor nog geen cliëntenonderzoek is gedaan, is het altijd van belang om een cliëntenonderzoek uit te voeren.

3. Verscherpt onderzoek moet worden gedaan als een cliënt niet fysiek aanwezig is voor identificatie, als de cliënt een buitenlandse nationalteit heeft (dit geldt ook als deze cliënt in Nederland woonachtig is, Potentialy Exposed Person PEP), of als er een duidelijk ander verhoogd risico waar te nemen is.

In dat laatste geval moet je altijd in je achterhoofd houden dat het moet gaat om witwassen, of het inzetten van geld voor terrorisme. Als er omstandigheden zijn in een zaak die "anders" zijn, is een verscherpt onderzoek aan te bevelen.

Wat is een gewoon cliëntenonderzoek?

Bij een gewoon cliëntenonderzoek gaat het om het verrichten van identificatie, en de vastlegging en verificatie daarvan. Vandaar dat het van belang is dat de cliënt fysiek ook aanwezig is, anders is een verscherpt onderzoek nodig.

1. Natuurlijk persoon

Vraag cliënt voor aanvang van de dienstverlening naar zijn/haar identiteitsgegevens. Maak een kopie voorzien van een ingevulde WWFT stempel of ondertekenen ‘voor gezien’ ter verificatie.

 

2. Rechtspersoon naar Nederlands recht (Bedrijf, stichting...etc)

 Verificatie kan plaats vinden d.m.v. het opvragen van een online uittreksel bij de Kamer van Koophandel.Indien dat niet beschikbaar is, is het van belang een aantal zaken die daarin voorkomen vast te leggen. BV; vastleggen van rechtsvorm, statutaire naam, handelsnaam, volledige adresgegevens, plaats van vestiging, land, statutaire zetel, KvK-nummer en plaats van vestiging KvK. Uiteraard moeten alle gegevens ook vastgelegd worden in ContactManager.

Bij een buitenlandse rechtspersoon geldt hetzelfde, alleen dan moet in het handelsregister van het betreffende land een uittreksel worden opgevraagd indien beschikbaar. In sommige landen is het niet  verplicht om gegevens in te dienen bij het handelsregister als er sprake is van een eenmanszaak of een personenvennootschap of stichting. Indien het niet mogelijk is om een uittreksel op te vragen bij het handelsregister uit het land van herkomst, moet een verklaring van een advocaat of notaris uit het land van herkomst worden opgevraagd ter identificatie van de cliënt.

3. Vertegenwoordigers van een rechtspersoon

Een rechtspersoon wordt altijd door iemand vertegenwoordigd. Deze vertegenwoordigers moeten ook in het onderzoek worden meegenomen.

A. vertegenwoordiger(s) rechtspersoon: kopie maken identiteitsbewijs of invullen volledige naam en geboortedatum.

B. Ultimate Beneficial Owner (grootaandeelhouder met 25% van het belang in aandelen): als die er is dan een kopie legitimatiebewijs van de UBO, verklaring UBO door een advocaat.  

C. Inzicht verwerven in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de rechtspersoon.

 

 

Verscherpt clientenonderzoek

1. De cliënt is niet fysiek aanwezig

De identiteit moet extra worden geverifieerd. Dat kan aan de hand van aanvullende documenten, gegevens en informatie, vb: Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) etc. Controlleer dit soort documenten altijd ook op echtheid. Dit geldt ook voor vertegenwoordigers van een onderneming.

2. Het gaat om een transactie met een hoog risico land

Landenrisico (FATF high risk jurisdicties) Bijvoorbeeld Iran of Sudan. Je kunt dat terugvinden op de site; www.fatf-grafi.org

3. De cliënt is een politiek prominent person / of de UBO is een politiek prominent persoon

Bij politiek prominente personen (PEP) moet vastgelegd worden welke achtergrond deze persoon heeft en hoe aan het vermogen is gekomen. Openbare bronnen kunnen inzicht geven of PEP's gelden hebben die niet op legale wijze zijn verkregen. Je moet in dit soort gevallen duidelijk vastleggen welk onderzoek je gedaan hebt, en waarom je overtuigd bent dat de transactie doorgang kan vinden. Gedegen onderzoek is de basis.

Het bestuur moet in het geval van PEP's worden ingelicht. Werk je voor een PEP, dan moet de relatie strenger gemonitord worden.

Er zijn een aantal duidelijke gevallen van PEP's maar dit begrip gaat misschien veel verder dan je in eerste instantie zou denken.  Het gaat namelijk om:

•Staatshoofden

•Regeringsleiders

•Leden van hoogste gerechtelijke instanties

•Ambassadeurs

•Hoge legerofficieren

•Hoge ambtenaren

•En aanverwanten/familieleden

 

 

Vereenvoudigd cliëntenonderzoek

Een vereenvoudigd cliëntenonderzoek bestaat ook, dat geldt voor de onderstaande instanties:

  1. een bank, een levensverzekeraar of een financiële instelling
  2. een beursgenoteerde onderneming
  3. een cliënt die tijdelijk geld aanhoudt op rekening of naam van een notaris, advocaat of andere onafhankelijke beoefenaar van een juridisch beroep
  4. een Nederlandse overheidsinstantie
  5. een bepaalde EU-instantie.
  6. 100 % dochtermaatschappijen van rechtspersonen die effecten hebben uitgegeven

Het vaststellen en vastleggen dat een cliënt een dergelijke instelling is, is voldoende.

 

 

 

 

Ongebruikelijke transactie?

Is er sprake van een ongebruikelijke transactie?

Objectieve indicatoren daarvoor zijn:

  • € 15000 of meer wordt betaald aan of door tussenkomst van de beroepsbeoefenaar in contanten, met cheques aan toonder of soortgelijke betaalmiddelen;
  • Een transactie die in verband met witwassen en/of terrorismefinanciering aan politie of Openbaar Ministerie moet worden gemeld.

Mogelijke subjectieve indicatoren

  • Er is sprake van een transactie waarbij aanleiding is om te veronderstellen dat deze verband kan houden met witwassen of financiering van terrorisme. Een voorbeeld is een zogenaamde ABC-transactie. Van een ABC-transactie wordt gesproken indien een onroerend goed binnen een tijdsbestek van uiterlijk zes maanden - tenminste - twee maal wordt verkocht. Dergelijke transacties zijn in beginsel geoorloofd. In de praktijk is echter gebleken dat deze transacties gevoelig zijn voor het witwassen van geld of hypotheekfraude.

 

ASR verzekeringen gevestigd aan het einde van de Newtonlaan in Utrecht benadert je voor een nieuwe zaak. Is er sprake van een verscherpt, regulier of vereenvoudigd onderzoek?

  • Regulier
  • Vereenvoudigd
  • Verscherpt

Geef bij de volgende instanties aan of een verscherpt of versoepelde meldingsplicht geldt

Een transactie met een nieuw bedrijf in Equador   

En nu een zaak die wordt aangedragen door Unilever

Unilever

Laatste vraag; Renée Bos-Jones (Secretaris Generaal van het Ministerie van Buitenlandse zaken) komt met een zaak bij jou aan.

Geldt er in dit geval een verscherpt, regulier of versoepeld regime  

Procedure Melden

Transactie moet onverwijld gemeld worden!

Dit moet bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU), maar let op er geldt een Tipping-off verbod; cliënt mag niet op de hoogte worden gebracht van de melding!

Kantoorbeleid:

  • Alle meldingen moeten door de verantwoordelijk fee earner eerst worden voorgelegd aan de bestuursvoorzitter, Willem Hoorneman (advocatuur en fiscaal) of Erik Vorst(Notariaat).
  • Melden kan via applicatie van FIU-Nederland, geïnstalleerd bij het bestuursbureau, alsmede benodigde autorisatiecodes van kantoor

 

 

Reguliere identificatieplicht

Als de Wwft niet van toepassing is, zal er in alle gevallen een standaard identificatie moeten plaatsvinden. 

Advocaten: Op grond van artikel 7.1 van de Verordening op de advocatuur moeten alle cliënten  geïdentificeerd worden voor iedere vorm van dienstverlening door een advocaat

Notariaat; Wet op het notarisambt (Wna). Een soortgelijke regeling als de Wwft geldt ook ingevolge de Wna voor het notariaat.

Dit betekent dat wij altijd een nieuwe cliënt moeten identificeren.

Natuurlijk persoon: verifieer de opgegeven identiteit van cliënt door middel van het maken van een kopie van zijn/haar identiteitsbewijs. 

Onderneming: Vraag een uittreksel op bij het desbetreffende handelsregister en in voorkomend geval  identificeer de tussenpersoon.

Zorg dat je op de hoogte bent van de regels die voor jou van toepassing zijn!

 

 

 

 

 

Bewaarplicht

Gegevens van het cliëntenonderzoek dienen gedurende vijf jaar op deugdelijke wijze gedocumenteerd en bewaard te worden.

Bij opening van een nieuw dossier worden kopieën van legitimatiebewijzen en uittreksels bewaard in de paarse mapjes bij het dossier alsmede een digitaal kopie op derksdoc onder het submapje Wwft identificatie.

 

 

Algemene voorwaarden

Kantoorbeleid is om altijd de algemene voorwaarden en een opdrachtbevestiging aan een cliënt te sturen.

Verwijs altijd naar de algemene voorwaarden in je opdrachtbevestiging en stuur altijd een opdracht bevestiging. Dat voorkomt achteraf misverstanden over de scope van de opdracht, en dus ook misverstanden over de rekening.

Gebruik altijd de kant en klare opdrachtbevestiging!

Zie daarvoor de CMS Contract Composer op de homepage van Cmatters.

Klik met je rechtermuistoets op de link, kies copy link address en plak de link in Internet Explorer

 

 

Eerste contact met cliënt via telefoon of mondeling?

Geef dan in het gesprek aan dat op al onze werkzaamheden onze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn. En geef aan dat je de opdracht schriftelijk zult bevestigen, en dat je daarbij een exemplaar van onze Algemene Voorwaarden zult meesturen.

 

 

 

heb je nog vragen naar aanleiding van deze e-learning?

Vragen

 

 

Contactpersoon

Als je nog vragen hebt over de Wwft of andere zaken die in deze e-learning aan de orde zijn gekomen, dan kan je altijd contact opnemen met:

Irina van der Sijpt

Stafmedewerker Kwaliteit, Afdeling Legal Information Services (LIS)

Tel: 1409

Mail: [email protected]

 

Daarnaast is alle informatie te vinden op onze Kwaliteitsportal op Intranet (CMatterS, Klik met je rechtermuistoets op de link, kies copy link address en plak de link in Internet Explorer)