Introducción a Excel

Este curso comprende desde los aspectos básicos del uso del programa hasta sus conceptos más importantes y útiles, como la creación de gráficos y el uso de funciones y tablas de datos. Con todo ello, se puede sacar un enorme rendimiento a esta herramienta.

El curso se ha estrucutrado en 8 módulos, los cuales se enlistan a continuación:

Prerrequisitos

Para seguir este curso no se necesitan más que conocimientos básicos de las operaciones matemáticas fundamentales y estar familiarizado con las herramientas de Microsoft Office.

Duración

Este curso tiene una duración estimada de 6 horas, a razón de 30 minutos por módulo y 2 horas para el examen final.

Módulo 1: Empezar a Trabajar con Excel

1. Introducción y Objetivos

Introducción

Excel es uno de los componentes de la suite ofimática de Microsoft, el MS-Office. En concreto, Excel es el programa informático que puede clasificarse dentro del conjunto de las hojas de cálculo.

La característica principal de las hojas de cálculo se centra en la facilidad para realizar todo tipo de operaciones con datos. Igualmente posee grandes cualidades para representar los resultados de forma gráfica, e incluye funciones de manejo de tablas o bases de datos sencillas, análisis de la información, programación, etc.

En esta unidad se introducirán los fundamentos básicos de la hoja de cálculo Excel, de modo que se pueda ya comenzar a trabajar con hojas muy sencillas.

Objetivos

Los objetivos que se persiguen en el desarrollo de esta unidad son los siguientes:

  • Conocer qué es una hoja de cálculo y cómo comenzar y finalizar una sesión con Excel.
  • Crear y guardar un libro de hojas de cálculo.
  • Identificar las partes en que se divide la pantalla y desplazarse por la hoja.
  • Introduccir  los tipos básicos de datos. Referencias a celdas y operaciones sencillas con datos numéricos.

2. Acerca de Excel

Presentación

Según la Wikipedia, “Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.”

Hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es una tabla bidimensional formada por filas y columnas. La intersección entre cada fila y cada columna de dicha matriz se denomina celda y es el elemento principal de Excel. La hoja de cálculo será el conjunto de celdas formado por todas las filas y columnas de la hoja.

Cada celda es como un pequeño contenedor de información elemental y, por lo tanto, podemos introducir un dato en cada una de ellas. También podemos introducir otro tipo de elementos (operaciones, referencias, funciones etc.).

Las filas se etiquetan con números y las columnas con letras, de forma que para referenciar a una celda determinada lo haremos mediante su identificador de columna (letra) y el de su fila (número).

Aquella celda que tenga los bordes de un grueso superior al resto se denomina celda activa, y es sobre la que se aplicará cualquier acción que realicemos, bien sea una orden o la introducción de un dato.

Versiones

La disposición de las herramientas en la pantalla, así como las funcionalidades van cambiando de versión a versión, aunque siempre guardan una considerable similitud y coherencia, de modo que aprendiendo a utilizar en programa en alguna de sus versiones suele ser suficiente para defenderse con cualquier otra versión del mismo programa, o incluso con otros programas de manejo de hojas de cálculo.

Se muestran a continuación algunas capturas de pantalla para ilustrar dicha similitud:

Excel 2013

Excel 2010

Excel 2003

Excel 2011

Identificación de las partes de la pantalla

La ventana de Excel dispone de varias zonas. Cada una de ellas está diseñada para realizar determinadas operaciones. A continuación se indican dichas zonas:

  • Barra de título: aparece el nombre del libro sobre el que estamos trabajando.
  • Botones de maximizar/minimizar/restaurar/cerrar: los habituales en las ventanas de Windows.
  • Cinta de herramientas, que contiene diversas pestañas, grupos de herramientas, botones de comandos y lanzadores de cuadros de diálogo.
  • Pestaña Archivo (también llamada trastienda o backstage).
  • Barra de acceso rápido.
  • Barra de fórmulas; dividida en tres zonas, nos muestra la dirección (o nombre) y contenido de la celda activa, y permite la edición de la misma.
  • Área de trabajo: celdas en las cuales se van a introducir los contenidos necesarios para resolver el problema planteado.
  • Encabezado de las filas y columnas: permiten la selección y edición de las características de las mismas.
  • Botón de selección de hoja completa: permite la selección de todas las celdas de la hoja de cálculo.
  • Etiquetas (solapas) con el nombre de las diferentes hojas del libro abierto.
  • Barras de desplazamiento vertical/horizontal y botones de división de la hoja, que permiten separar dos vistas de la hoja en cada sentido, de modo que se pueda tener a la vista zonas muy distantes de la hoja.
  • Barra de estado, que nos da información adicional, como el modo, la vista de la página y zoom.
  • Menús contextuales: dependiendo del elemento desde dónde se invoquen (haciendo clic con el botón derecho), nos ofrecen diferentes opciones a realizar sobre el elemento en cuestión.

2.1 Actividad

  • 4
  • 0
  • 1
  • 3
¿Cuántas hojas de cálculo debe tener como mínimo un libro de Excel? 

2.2 Actividad

  • En la versión 2010 tienen la extensión .xls
  • En la versión 2010 tienen la extensión .doc
  • En la versión 2010 tienen la extensión .xlsx
  • En la versión 2010 tienen la extensión .docx
Excel, como cualquier otro programa del entorno Windows, trabaja con información que guardaremos en archivos, los cuales: 

3. Introduciendo Datos

Modos de desplazamiento dentro de la hoja

Si intentamos introducir información en la hoja, siempre se realizará sobre la celda activa (aquella que tiene los bordes más gruesos que el resto). Por lo tanto, si queremos introducir información en otras celdas de la hoja será necesario desplazarse por ellas, de forma que la celda activa sea cada vez una distinta.

Si nuestra hoja es muy grande (la versión 2010 de Excel acepta hojas de hasta 1.048.576 filas por 16.384 columnas) y no es posible visualizar toda la información que contiene en la pantalla, será necesario desplazarse por la misma para poder visualizar la información

En el extremo superior de la barra de desplazamiento vertical tenemos el botón de división horizontal de la hoja, que permite separar dos vistas de la hoja; análogamente, en el extremo derecho de la barra de desplazamiento horizontal está el botón de división horizontal de la hoja. Haciendo drag sobre ellos podemos dividir la vista del área de trabajo en dos o 4 zonas distantes de la hoja.

En el extremo derecho de la barra de desplazamiento horizontal Botón de división vertical/horizontal de la hoja: permite separar dos vistas de la hoja en cada sentido, de modo que se pueda tener a la vista zonas muy distantes de la hoja.

Existen muchos modos de desplazarse por la hoja. A continuación se relacionan los más importantes:

  • Flecha Arriba / Flecha Abajo: Desplaza arriba o abajo una fila.
  • Flecha Derecha / Flecha Izquierda: Desplaza a la derecha o izquierda una columna.
  • AvPág / RePág: Desplaza abajo o arriba una ventana.
  • Alt-AvPág / Alt-RePág: Desplaza a la derecha o izquierda una ventana.
  • Ctrl-AvPág / Ctrl-RePág: Desplaza a la derecha o izquierda una hoja.
  • Ctrl-Inicio: Se desplaza al inicio de la hoja (primera fila, primera columna).
  • Ctrl-Fin o Fin-Flecha Abajo: Se desplaza a la última fila de la columna actual.

Introducción de datos en la hoja

Para colocar información en cualquier celda de la hoja, basta con desplazarse hasta dicha celda (convertirla en celda actual) y utilizar el teclado para introducir la información que deseamos. Mientras escribimos su contenido, éste aparecerá en la barra de fórmulas, que podremos editar mediante las teclas más comunes (Retroceso, Supr, Bloq Mayús, etc.).

Para validar la introducción de la información en la celda, una vez escrita presionamos la tecla Intro. Si finalmente deseamos abortar la introducción pulsamos la tecla Esc.

Una vez hemos introducido información en las celdas de la hoja es posible que queramos modificar el contenido de las mismas. Lo primero que tendremos que conseguir es desplazarnos a la celda que queremos modificar. Una vez conseguido esto, el contenido de la celda aparece escrito en la barra de fórmulas (bien sea texto, número, fecha/hora o fórmula). Presionando la tecla F2 (o haciendo doble clic) accedemos a dicha barra donde es posible modificar su contenido mediante las tecla usuales (Retroceso, Supr, Bloq Mayús, etc.). Una vez modificada a nuestro gusto, presionamos de nuevo la tecla Intro o si finalmente deseamos abortar la modificación pulsamos la tecla Esc.

Borrar datos existentes

Si se desea eliminar la información contenida en una celda (o conjunto de celdas) tan solo hay que situarse sobre ella haciéndola la celda activa, y pulsar la tecla Suprimir.

Deshacer y rehacer acciones

La orden Deshacer nos permite recuperar el estado del programa justo antes de haber realizado la última orden. De esta forma, la el efecto de la última orden no era el esperado, mediante la orden Deshacervolveremos a la situación anterior. Esta orden se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido.

Disponemos de un menú desplegable con las últimas acciones realizadas, de modo que podemos volver a cualquier estado anterior.

Hay también un botón Rehacer, con su correspondiente menú desplegable, para realizar lo contrario.

4. Operaciones Básicas

Introducción de expresiones

Para conseguir la ejecución de una fórmula aritmética en una celda, se introducirá en la misma el signo = seguido de la expresión de cálculo correspondiente; los operandos necesarios para construir la fórmula pueden ser constantes numéricas directamente introducidas, aunque en la mayoría de las ocasiones serán valores contenidos en otras celdas, para lo cual se introducirá en la expresión aritmética la dirección de dichas celdas.

Para finalizar la introducción de una expresión en la celda usaremos la tecla intro, y en ese momento se ejecutará la fórmula, mostrándose en la celda el resultado de la misma.

La representación de la expresión introducida se verá siempre en la barra de fórmulas cuando volvamos a hacer la celda activa.

Referencias a celdas

En las expresiones aritméticas no sólo podemos introducir constantes numéricas, sino que la gran potencial de Excel radica en la posibilidad de utilizar los valores que están contenidos en otras celdas en cada momento. Para hacerlo, introduciremos en la expresión aritmética el nombre de la celda (letra de la columna y número de fila) que contiene el dato a utilizar.

Las referencias a celdas de la hoja se pueden introducir desde el teclado, o bien directamente haciendo clicksobre la celdas correspondiente.

En el momento validemos la expresión pulsando Intro, en la celda se mostrará el resultado de la expresión considerando el valor actual de las celdas referenciadas.

Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones aritméticas básicas entre datos numéricos y generar resultados del mismo tipo, se utilizan los siguientes operadores aritméticos:

Prioridad en la ejecución

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación:

Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), se evaluarán los operadores de izquierda a derecha.

Para cambiar el orden de evaluación, escribiremos entre paréntesis la parte de la expresión que deberá calcularse en primer lugar.

Expresiones encadenadas

En cualquier momento, el resultado de una expresión aritmética mostrado en una celda puede ser punto de partida para el cálculo de una nueva expresión, cuyo resultado se mostrará en otra celda de la hoja. Para ello introduciremos en esta última celda una nueva expresión que haga referencia a la celda que contiene el resultado de la primera.

4.2 Actividad

  • La expresión: A2xB2
  • La expresión: =A2xB2
  • La expresión: A2*B2
  • La expresión: =A2*B2
Tenemos valores numéricosen las celdas A2 y B2, y queremos calcular el producto de ambas cantidades. Para ello utilizaremos: 
 

4.3 Actividad

  • La expresión: =A1+A2*A3/A4+A5
  • La expresión: =(A1+A2*A4)/A3+A5
  • La expresión: =A1+A2*A3/(A4+A5)
  • La expresión: =(A1+A2*A4)/(A3+A5)

Tenemos en las celdas A1 hasta A5 respectivamente los valores 6, 3, 2, 5 y 1. Indicar qué expresión debemos introducir en A6 para calcular:

Módulo 2: Operaciones Básicas en Excel

1. Introducción y Objetivos

Introducción

Excel trabaja con diferentes tipos de datos, que se introducen en esta unidad. Los tipos principales que se utilizan son los numéricos y los alfanuméricos, aunque también se puede trabajar con fechas y horas, e incluso con datos de tipo lógico.

Por otra parte, en muchas ocasiones trabajaremos no únicamente con un dato cada vez, sino con un conjunto de ellos. Se introduce por tanto el concepto de rango, y se describen las principales operaciones que se pueden hacer con ellos.

Finalmente, la gran potencia de Excel reside en la facilidad con que se puede hacer referencia al contenido de las celdas. Definiremos los diferentes tipos de referencia, y aprenderemos a utilizarlas correctamente.

Objetivos

Los objetivos que se persiguen en el desarrollo de esta unidad son los siguientes:

  • Conocer cuáles son los tipos de datos con los que puede trabajar Excel.
  • Familiarizarse con el manejo de rangos de celdas.
  • Utilizar correctamente las referencias a otras celdas.
  • Conocer el funcionamiento del patrón de relleno.

2. Tipos de Datos

Presentación

Dentro de las celdas de la hoja es posible introducir información de muy diversos tipos. En general, las hojas de Excel utilizarán siempre datos de dos tipos concretos: números y texto (también llamados datos numéricos y alfanuméricos); no obstante hay otros tipos de datos que pueden utilizarse en hojas más complejas.

Datos de tipo numérico

Dado que el Excel es un programa de la familia de las hojas de cálculo, el principal tipo de datos que utilizará es el numérico, que es el que normalmente usamos para calcular.

Es importante notar que cuando introducimos un dato numérico en una celda, éste se ajusta por defecto a la derecha de la misma.

Es posible introducir datos numéricos con algunos símbolos especiales, siempre que lo hagamos de determinada manera. 

Datos de tipo texto

Las celdas de las hojas de cálculo pueden contener datos de tipo texto (también llamado alfanuméricopuesto que las combinaciones de letras y números son de esta naturaleza).

Usamos habitualmente este tipo de datos para clarificar la estructura de la hoja, o bien porque es la naturaleza misma de la información.

Con la información de este tipo no se pueden realizar operaciones aritméticas, aunque el programa nos proveerá de herramientas específicas para trabajar con los datos de esta naturaleza. 

Datos de tipo fecha y hora

Este tipo de datos se refiere a la información que hace referencia a una fecha o a una hora concreta en el tiempo, o incluso a una combinación de ambas (una fecha determinada, a una hora concreta).

Este tipo de dato lo trata el programa como un dato numérico (lo ajusta a la derecha de la celda) con algunas características concretas, para los que tiene algunas herramientas adicionales. Normalmente se deducirá el tipo de la introducción que realicemos en la celda.

Datos de tipo lógico

Este tipo de datos se refiere a la información de tipo booleano, que únicamente puede tener el valor VERDADERO o FALSO.

Cuando introducimos un dato de este tipo en una celda, se centran en la misma. No es muy habitual que verlos de forma explícita, aunque se utilizan mucho en expresiones y fórmulas.

2.1 Actividad

  • Los datos numéricos y alfanuméricos se alinean a la izquierda
  • Los datos numéricos y alfanuméricos se alinean a la derecha
  • Los datos numéricos se alinean a la derecha y los alfanuméricos a la izquierda
  • Los datos numéricos se alinean a la izquierda y los alfanuméricos a la derecha
Con los formatos de celda por defecto, cuando introducimos un dato en una celda de Excel..
 

3. Rangos de Celdas

Presentación

En general, construiremos hojas de cálculo introduciendo operaciones sobre el contenido de una determinada celda, para lo que haremos referencia a la misma. Sin embargo, determinadas operaciones o referencias se pueden realizar para un conjunto grande de celdas, para lo que haremos referencia al rango correspondiente.

Concepto de rango

Un rango es un conjunto de celdas adyacentes, tanto en vertical como en horizontal, sobre el que queremos trabajar o referenciar como un todo. Siempre tendrá una forma “rectangular”, a modo de una matriz algebraica. Según esto, un rango puede ser una sola celda, o toda la hoja de cálculo, o una columna, o una fila, o un trozo de fila, o un trozo de columna, etc.

Para seleccionar un rango, haremos drag con el ratón, empezando en una de las celdas de las esquinas, y finalizando en la opuesta.

También podemos referenciar los rangos mediante las direcciones de las celdas de las esquinas superior izquierda e inferior derecha separadas por el caracter “:”

El rango que tengamos seleccionado en cada momento nos aparecerá marcado en vídeo inverso, es decir con el fondo negro. Para cambiar la selección a cualquier otra celda o rango, simplemente hay que volver a hacerclick o drag sobre la nueva selección.

Mover o copiar celdas o rangos

La ventaja de trabajar con rangos es que podemos aplicar una orden de Excel al conjunto de celdas incluidas en el rango, en vez de tener que ir celda por celda. Las operaciones básicas con rangos incluyen la selección de los mismos para aplicarles una orden o la facilidad para asociar nombres simbólicos a los rangos para hacer referencia a su nombre en vez de a las celdas que incluye.

Para seleccionar un rango debemos colocarnos una de las celdas que se encuentran en la esquina de una de las diagonales del recuadro que queremos marcar, y provocar un arrastre hacia la esquina opuesta. Mientras realizamos el arrastre, la zona seleccionada se pone de color negro indicando el área que se incluye dentro del rango. Al soltar el botón del ratón el rango queda seleccionado.

Para mover utilizaremos los métodos habituales en este tipo de entornos: con los botones Cortar/Copiar/Pegarde la Cinta de herramientas, arrastrando con el ratón tras pinchar en el margen superior del rango seleccionado, o bien con la combinación de teclas <Ctrl> X y <Ctrl> V o con las opciones del menú contextual.

Para copiar el contenido lo haremos de forma similar: arrastrando mientras pulsamos <Ctrl>, mediante la combinación de teclas <Ctrl> C y <Ctrl> V o bien accediendo a la opción del menú contextual.

Selección múltiple

Es posible seleccionar múltiples rangos manteniendo la tecla Ctrl pulsada mientras hacemos tantos arrastres como deseemos incluir en la selección.

Es importante que todas las selecciones sean homogéneas en cuando a su tamaño.

Dar nombre a un rango

Es posible asociar un nombre simbólico a un rango. De esta forma, en lugar de referenciar al conjunto de celdas que lo forman, podemos referenciar a dicho nombre.

Para utilizar el nombre de un rango, lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, y a continuación accedemos a la opción correspondiente del menú contextual. A partir de ese momento, el nombre que acabamos de definir será un sinónimo de las celdas que componen el rango al que referencia.

3.3 Actividad

  • Cuando movemos un rango de celdas las referencias que pueda haber en el mismo se ajustan de modo que la construcción sigue siendo válida.
  • Cuando movemos un rango de celdas referencias que haya a otras celdas dejarán de ser coherentes, por lo que tendremos que revisarlas.
Indique lo que ocurre al mover o copiar un rango de celdas:

4. Referencias

Presentación

Anteriormente hemos visto que la manera de referenciar a una celda concreta de la hoja es indicando primero su identificador de columna (letra) seguido de su indicador de fila (número).

Cuando el contenido de una celda es una fórmula, muchas veces es necesario referenciar a otra celda para establecer la expresión que evalúa dicha fórmula. Pero existen diversos modos de incluir esta referencia: de manera relativa a la celda actual, de modo absoluto, o con ambas características.

Referencias relativas

Una referencia es relativa cuando indicamos la columna (letra) y fila (número) de la celda al incluirla como parte de una fórmula. Si copiamos dicha fórmula en otras celdas de la hoja, Excel convertirá la letra y número de las referencias que aparezcan en función del desplazamiento de la copia. Es decir, si por ejemplo copiamos dicha fórmula tres filas más abajo, la nueva fórmula tendrá la misma referencia anterior sumando 3 al identificador de la fila, o bien, si la copiamos 5 columnas a su derecha, la modificación consistirá en sustituir el identificador de columna por la 5ª letra siguiente en el abecedario.

Ejemplos utilización de referencias relativas:

= B6

= B2 + C2

= D3 * B8

Referencias absolutas

A veces, es necesario hacer referencia a una celda fija de la hoja para realizar muchos cálculos. En estos casos, el modo relativo puede ser incómodo. El modo absoluto siempre copiará el contenido de la fórmula exacto, independientemente del desplazamiento que realicemos al copiar dicha fórmula. Se indica anteponiendo el símbolo $ al identificativo de columna y fila.

Existe un modo abreviado de transformar las referencias de un tipo a otro, seleccionándola y pulsando posteriormente la tecla F4.

Ejemplos utilización de referencias absolutas:

= $B$6

= D3 + $B$7

Referencias mixtas

Es posible que nos interese mantener una referencia relativa para las filas y absoluta para las columnas o viceversa. En estos casos utilizamos el modo mixto. Se indica anteponiendo el símbolo $ al identificativo de columna o fila.

A ambos modos de referencias mixtas podemos acceder pulsando la tecla F4, y aparecen a continuación de las referencias relativa y absoluta. Es decir, cuando nos posicionamos en una referencia, pulsando la tecla F4 convertiremos sucesivamente en absoluta, mixta relativa de columna (y absoluta de fila),o mixta relativa de fila (y absoluta de columna)

Ejemplos utilización de referencias mixtas:

= B$6 (columna relativo, fila absoluto)

= $B6 (columna absoluto, fila relativo).

= D3 + B$7

=D3 + $B7

4.1 Actividad

  • En Excel, las referencias a otras celdas son por defecto absolutas, a no ser que se haga uso del carácter $
  • En Excel, las referencias a otras celdas son por defecto relativas, a no ser que se haga uso del carácter $
  • En Excel, las referencias a otras celdas son por defecto mixtas, a no ser que se haga uso del carácter "AND"
  • En Excel, las referencias a otras celdas son por defecto imperfectas, a no ser que se haga uso del carácter "AND"
Indique cuál es la afirmación correcta:

5. Utilizar la Información Disponible en la Hoja

Mover y copiar celdas con referencias

Cuando movemos celdas con referencias, la estructura de los cálculos se conserva. Por otra parte, en el copiado de fórmulas con referencias a otras celdas, es muy importante que dichas referencias sean del tipo correcto (absolutas relativas o mixtas), para obtener el resultado que pretendemos.

Siempre que realizamos una operación de este tipo debemos siempre comprobar que las referencias que pueda haber a otras celdas se actualizan convenientemente para conservar la estructura de los cálculos de manera correcta.

Patrón de relleno

Para expandir el contenido de una celda se puede utilizar la utilidad del patrón de relleno; para ello se pone el cursor sobre el extremo inferior derecho de la celda activa (o rango seleccionado) y arrastrando hacia las celdas contiguas.

La extensión del patrón de relleno es también una manera muy cómoda de completar series de meses o días de la semana, listas, números con incrementos constantes, etc.

Módulo 3: Formatos

1. Introducción y Objetivos

Introducción

Las operaciones que afectan al formato de las hojas nos permiten presentar la información contenida en las celdas de una manera mucho más vistosa y profesional. Disponemos para ello de muchas herramientas, en la pestaña Inicio.

Objetivos

Los objetivos que se persiguen en el desarrollo de esta unidad son los siguientes:

  • Conocer cuáles son las posibilidades de dar formato de las diferentes instancias de la hoja para su adecuada visualización.
  • Conocer en cada momento el valor real que contiene cada celda, e interpretar correctamente los valores mostrados en las mismas.
  • Familiarizarse con las mejores prácticas a la hora de construir una hoja, como poner todos los datos de partida en celdas y no en las expresiones.
  • Familiarizarse con el comportamiento de las referencias a celdas cuando cambiamos la estructura de la hoja.

2. Formato para los Datos

Formato para los números

En la pestaña Inicio de la Cinta de herramientas tenemos algunos accesos rápidos a los formatos más usuales: contabilidad (monetarios), porcentual, millares y para aumentar o disminuir el número de decimales a mostrar.

Hay un menú desplegable que por defecto está en el modo General, pero podemos seleccionar otros: el formato denominado Número permite controlar la cantidad de decimales que se muestran en la celda, y también permite mostrar el punto separador de miles o el tratamiento de los negativos.


Existen otros formatos para el tratamiento de valores numéricos concretos, como puede ser el formato Moneda, que indica la cantidad numérica seguida de la moneda del país.

También podemos utilizar el formato Porcentaje, que expresa la cantidad real que contiene la celda multiplicada por 100 y seguida del símbolo %

En el extremo inferior tenemos el lanzador del cuadro de diálogo con las opciones completas.

Fuentes

Es posible modificar la apariencia global de la información contenida en una celda en lo referente a sus fuentes de escritura. Sobre la misma pestaña Inicio de la cinta existe el grupo Fuentes, que nos permitirá modificar rápidamente el tipo de fuente de escritura, así como el tamaño.

También podemos aplicarle estilos tales como negrita, cursiva y subrayado.

En el extremo inferior tenemos el lanzador del cuadro de diálogo con las opciones completas, donde también podremos aplicarle un determinado efecto, como tachado, subíndice o superíndice

Formato para Fecha y Hora

En muchas ocasiones introduciremos por teclado valores numéricos que el programa entenderá que se refieren a fechas y/o horas; en ese caso los mostrará con el formato que por defecto tenga para ese tipo de valores. Las características de visualización de este tipo de datos podemos variarlo con las diferentes opciones que para ello se nos ofrecen junto con el resto de formatos numéricos.

Independientemente del formato con el que se represente, el contenido de la celda es un valor numérico que indica un determinado instante temporal, con su correspondiente valor del día, mes, año, hora, minuto y segundo. En general no visualizaremos en cada momento todos esos datos, pero Excel trabajará siempre con ellos para facilitar la realización de operaciones.

3. Formato para las Celdas

Bordes

Podemos resaltar las líneas que delimitan una celda o rango con diversos tipos de línea y grosor. Tenemos para ello un menú desplegable en el grupo Fuente de la Cinta de herramientas


Las opciones completas se acceden desde el lanzador del cuadro de diálogo:

Color de relleno y de fuente

Podemos añadir mucha vistosidad a las hojas aplicando colores a diferentes celdas o rangos. Del mismo modo, podemos resaltar el contenido de determinadas celdas cambiando el color de la fuente con que está escrito. Tenemos para ello sendos menús desplegables en el grupo Fuente de la Cinta de herramientas.


Las opciones completas se acceden desde el lanzador del cuadro de diálogo:

Tramas

A través del lanzador del cuadro de diálogo del grupo Fuente de la Cinta de herramientas podemos acceder a la solapa Relleno. Esta ventana, que permite también definir el color de fondo de las celdas, nos da la opción de combinar dicho color con un tramado (líneas horizontales, verticales, diagonales, etc.)


También podemos aplicar diversos efectos de relleno de tipo degradado.

Copiando celdas con formato

Cuando copiamos el contenido de una celda (o rango) a otra, se copia tanto el contenido como el formato de la misma. Puede ocurrir que después de borrar el contenido de una celda, al introducir un nuevo dato nos sorprenda su visualización, que puede ser debida a que la celda conserva el formato anterior.

4. Formato para Columnas y Filas

Anchura de las columnas

El programa define por defecto una anchura determinada para las columnas. Para modificarlas, situaremos el puntero en la línea de separación de los encabezados de la columna en cuestión y la siguiente (letras mayúsculas) y arrastraremos la línea de separación entre ambas a la posición deseada mediante una operación de arrastre del ratón.

También podemos hacerlo mediante el menú contextual que aparece pulsando el botón derecho del ratón en una columna seleccionada.

Si en lugar de seleccionar una columna lo hacemos con varias, la anchura indicada se aplicará a todas ellas.

Si en lugar del movimiento de arrastre hacemos un doble click la columna se ajusta automáticamente al contenido de mayor longitud de cada una de las columnas que estuviesen seleccionadas.

Altura de las filas y ajustar texto

El programa también define una determinada altura para las filas. Para modificarla, situaremos el puntero en la línea de separación de los encabezados de la fila en cuestión y la siguiente (números) y arrastraremos la línea de separación entre ambas a la posición deseada mediante una operación de arrastre del ratón.

También podemos en este caso hacerlo mediante el menú contextual que aparece pulsando el botón derecho del ratón en una fila seleccionada, y si en lugar de seleccionar una fila lo hacemos con varias la altura indicada se aplicará a todas ellas. También tenemos el ajuste automático haciendo un doble click en lugar del movimiento de arrastre.

Finalmente, existe la opción Ajustar texto, que permite que todo el contenido de una celda sea visible dentro de una celda, mostrándolo en varias columnas.

En el mismo grupo Alineación de la Cinta, existen botones para alinear el texto en la parte superior, central o inferior.

Combinar celdas

Cuando tenemos un título de una tabla, habitualmente lo pondremos en la celda inmediatamente superior a la primera de la tabla. Es práctica habitual centrar ese título en lo que es el ancho de toda la tabla. Utilizaremos para ello la opción Combinar y centrar que aparece en el grupo Alineación de la Cinta de herramientas.

En el correspondiente menú desplegable hay varias opciones para combinar y/o centrar. Cuando en el rango seleccionado hay contenido en más de una de las celdas, a la hora de combinar tiene prioridad el de la celda superior y después el de la izquierda.

Ocultar y mostrar

Es posible ocultar filas y/o columnas temporalmente, a fin de que su contenido no se visualice explícitamente. Para ello, seleccionamos la fila o columna en cuestión, accedemos al menú contextual y seleccionamos la opción Ocultar y veremos que desaparecerá de la vista la fila o la columna seleccionada. Lógicamente, los datos siguen en la hoja, y las referencias a ellos continúan dando los resultados que corresponden.

Para volver a visualizar una fila o columna previamente oculta, seleccionamos las filas o columnas anterior y posterior, accedemos al menú contextual y seleccionamos la opción Mostrar. En este caso aparecerá la fila o la columna hubiese oculta en el interior de la selección.

También se puede acceder a esta función pulsando previamente el botón de selección de toda la hoja.

4.1 Actividad

  • El superior izquierdo
  • El superior derecho
  • El inferior izquierdo
  • El inferior derecho
Al combinar y centrar cuatro celdas (dos filas y dos columnas), cada una con su contenido, el valor que se muestra en la combinación resultante es: 

5. Trabajando con la Hoja

Diferencia entre el contenido real y el mostrado

Cuando utilizamos de manera combinada fórmulas y formatos, es muy importante saber distinguir entre el contenido real de una celda (el valor exacto o la expresión) y el valor actual mostrado en la hoja.

El valor que se muestra en cada celda en un momento determinado es el que resulta de aplicar al valor real de la misma (dato exacto o resultado de la evaluación de la expresión que contiene), el correspondiente formato de visualización.

En muchas ocasiones, dependiendo del formato de la celda, esto puede llevarnos a alguna confusión, como en el caso en que tengamos un número con muchos decimales.

Otro ejemplo: si en una celda tenemos el valor 0,2 y le damos a la misma el formato porcentual, se nos mostrará 20%. Ambas cantidades representan el mismo valor (0,2 unidades), y no hay que confundir el último de ellos con la valor de 20 unidades.

Evaluación de diferentes valores

Cuando disponemos de una hoja de cálculo con una serie de operaciones encadenadas, nos será de gran utilidad evaluar los resultados en función de diferentes supuestos de partida; tal cosa la conseguiremos simplemente sustituyendo cualquier valor inicial por otro que queramos evaluar.

Para poder explotar al máximo esta funcionalidad, es muy conveniente construir la hoja con los valores de partida expresados directamente en las celdas, de modo que estén todos ellos a la vista, y no utilizándolos dentro de expresiones y fórmulas.

Insertar y eliminar filas y columnas

Para insertar filas o columnas en nuestra hoja, hemos de seleccionar la fila o columna que queremos quede detrás de la insertada, y posteriormente accedemos al menú contextual y seleccionamos la opción Insertar. Se creará una fila (o columna) en blanco en la posición deseada.

Para eliminar una fila o columna completa seleccionamos primero la fila o columna a eliminar haciendo clic en la cabecera correspondiente, y seguidamente accedemos al menú contextual y seleccionamos la opción Eliminar. La hoja compacta el espacio que ocupaba dicha fila o columna y renumera los encabezados del resto de filas y columnas de la hoja. Si deseamos eliminar varias filas o columnas adyacentes, basta con seleccionarlas previamente mediante un drag, y proceder del mismo modo.

Cuando insertemos o eliminemos filas o columnas, las referencias entre celdas se modifican convenientemente para mantener el sentido de las expresiones, a menos que la referencia sea a una celda que hayamos eliminado, lo cual producirá un error de referencia.

5.1 Actividad

  • 5%
  • 0,05%
  • 500%
  • 0,05
Si introducimos en una celda el valor numérico 5 ¿qué mostrará por defecto la misma si posteriormente la seleccionamos y pulsamos el botón de formato %? 

Módulo 4: Presentación de Resultados

1. Introducción y Objetivos

Introducción 

En muchas ocasiones deberemos presentar una copia, electrónica o impresa, de los cálculos realizados por medio del Excel. El programa incluye algunas herramientas para favorecer la visualización adecuada de las hojas, de modo que permitan al autor mejorar su presentación y al lector facilitar su comprensión.

Objetivos

Los objetivos que se persiguen en el desarrollo de esta unidad son los siguientes:

  • Conocer los comandos de presentación preliminar e impresión de las hojas.
  • Conocer las opciones que permite Excel en la configuración de la impresión de hojas.
  • Utilizar correctamente los saltos de página.

2. Preparación e Impresión de la Hoja

Estilos y temas

Excel tiene una serie de estilos predefinidos, que podemos utilizar para resaltar diferentes rangos de datos, como encabezados, títulos etc.

También podemos dar, de una manera muy sencilla, un determinado énfasis a cualquier conjunto de datos.

Podemos todo ello hacerlo desde la Cinta de herramientas, pestaña Inicio, grupo Estilos. En la esquina inferior derecha.

En la pestaña Diseño de página de la Cinta de herramientas podemos seleccionar distintos temas, o conjuntos de colores, fuentes o tamaños que determinan el estilo por defecto.

Vista preliminar e impresión

Podemos acceder al comando de impresión a través de la pestaña Archivo. Una vez allí, seleccionamos Imprimiry el programa nos muestra a la derecha de la pantalla una vista preliminar que nos indica cómo va a quedar nuestra hoja una vez impresa.

En la parte superior de la pantalla aparece el botón Imprimir, así como un indicador del número de copias. Al pulsar el botón se imprimirán las copias del área completa con datos de la hoja de cálculo activa, de acuerdo con los formatos de visualización que en ese momento estén definidos.

Configuración rápida

La parte central de la pantalla nos permite muchas opciones diferentes, como imprimir el libro completo, imprimir un grupo de hojas o rangos previamente seleccionados, o bien un determinado intervalo de páginas.


Dependiendo de la impresora, también podemos elegir que imprima a una o dos caras o que lo haga en papel de tamaño distinto al A4.

Otra opción de que disponemos es el intercalado, que consiste en que imprima seguidas las diferentes hojas de papel que componen cada copia, o bien lo haga con todas las copias de cada una de las hojas.

Finalmente, podemos alterar la orientación del papel de modo que esté en sentido horizontal o vertical.

Márgenes

Tanto en la solapa de diseño de la página como en la de archivo tenemos la opción de modificar los márgenes que va a dejar la zona interesada respecto de los extremos del papel.

Por defecto el Excel imprimirá con unos márgenes de tamaño normal, los cuales podemos variar a unos valores diferentes, bien a unos valores más anchos o estrechos que nos ofrece o incluso personalizarlos totalmente.

Escalado

En la parte inferior de la ventana podemos variar el escalado de impresión de la hoja, pudiéndole  decir por ejemplo que imprima toda la hoja en una sola página, o bien que ajuste para que todas las columnas (o filas) quepan en una sola página.

También en la solapa de Diseño de página de la Cinta herramientas, en el grupo Ajustar área de impresiónpodemos indicarle la cantidad de páginas que ha de tener de ancho o de alto la copia impresa de la hoja de cálculo también podemos obtener este efecto variando la escala aún porcentaje determinado.

2.1 Actividad

  • Los cambios de formato aplicados en una hoja de cálculo son exclusivamente para su visualización, pero no se reflejan en una posible impresión posterior.
  • Los cambios de formato aplicados en una hoja de cálculo son exclusivamente para su impresión, pero no se reflejan en la misma fuera de la Vista preliminar.
  • Los cambios de formato aplicados en las celdas de una hoja de cálculo se reflejarán en una posible impresión posterior.
  • Todas las opciones anteriores son falsas.
Indica cuál de las siguientes opciones es la correcta: 

3. Diseño

Presentación

En la solapa de Diseño de página de la Cinta herramientas disponemos de diversas opciones para controlar cómo quedará impresa la hoja de cálculo.

Establecer área de impresión

Para que cuando mandemos a imprimir la hoja de cálculo sólo se imprima un determinado rango (y no toda la hoja) debemos seleccionarlo e invocar a la herramienta correspondiente de la solapa Diseño de página.

Opciones de la hoja

Por defecto, Excel no incluye líneas de división en la salida impresa en papel, independientemente de que estén o no visibles en nuestra hoja de cálculo. Del mismo modo, en la pantalla nos aparecen letras y números como encabezados de las columnas y filas que no resultan impresas normalmente en el papel.

En la solapa de Diseño de página de la Cinta de herramientas disponemos de un par de opciones relativas a las líneas de cuadrícula y los encabezados de columnas (letras) y filas (números). En ambos casos se ven en la ventana de trabajo pero no se imprimen; marcando o desmarcando los cuadros del grupo de herramientas Opciones de la hoja podemos alterar dichas opciones de defecto.

Orden de las páginas

Si el área de impresión es demasiado ancha o demasiado larga para caber en una única página, Excel trabaja normalmente en orden hacia abajo, y luego a la derecha. Si deseamos que se imprima primero cada sección horizontal antes de desplazarse hacia abajo, deberemos alterar este orden de defecto.

Para hacerlo, en la solapa de Diseño de página llamamos al lanzador del cuadro de diálogo del grupo Opciones de la hoja y desde allí (ventana de Configurar página, solapa Hoja) podemos variar el orden de impresión de las páginas de la hoja, de la opción por defecto Hacia abajo, luego hacia la derecha por el de Hacia la derecha, luego hacia abajo.

3.1 Actividad

  • Por defecto siempre se imprimen las líneas de cuadrícula.
  • No se pueden imprimir las líneas de cuadrícula.
  • Las líneas de cuadrícula siempre se ven en la pantalla pero por defecto no se imprimen.
  • Por defecto las líneas se cuadrícula se ven en pantalla y no se imprimen, pero podemos cambiar ambas cosas.
Cuando trabajamos con una hoja Excel, vemos en pantalla las distintas celdas separadas por distintas líneas, horizontales y verticales, formando una cuadrícula. Cuando mandamos imprimir la hoja: 

4. Insertar elementos

Encabezado y pie de página

En la solapa Insertar disponemos de la herramienta de edición del Encabezado y pie de página, donde podemos seleccionar diversos valores predefinidos, o bien personalizarlos como deseemos, por medio de las diversas herramientas que nos ofrece la pestaña de Diseño.

La hoja se nos muestra con la vista de Diseño de página, donde se nos muestra la zona de encabezado y pie divididos en tres secciones (ajustado a la izquierda, centrado y ajustado a la derecha) en las que se dividen ambos; posicionándonos en cualquiera de las zonas y pulsando cualquiera de los botones auxiliares, podemos incluir el elemento que deseemos.

Saltos de página

Muchas veces no nos interesarán los saltos de página que automáticamente introduce el Excel; en ese caso, podemos forzar saltos donde nos interesa. Esto se hace situándonos en la celda que queremos sea la primera de la nueva página, y en la pestaña Insertar, dar la orden Saltos y después Insertar salto de página. Hay que tener cuidado, pues este salto es tanto en horizontal como en vertical.

Para quitar un salto de página, nos situaremos en la misma celda que lo contiene (la primera que aparece en la siguiente hoja impresa), y seleccionaremos la orden Quitar salto de página.

En caso de que queramos quitarlos todos, optaremos por la orden Restablecer todos los saltos de página.

Títulos

En muchas hojas de cálculo, los rótulos de columna y fila que identifican las categorías de información están colocados sólo en las columnas de la izquierda y en las filas superiores. Cuando Excel divide un informe largo en varias páginas, estos rótulos de columna y fila aparecerían sólo en la primera página de salida de la impresora. Podemos usar la ficha Hoja dentro del cuadro de diálogo Configurar Página (al cual accedemos desde los lanzadores de cuadros de diálogo en la pestaña Diseño de página) para imprimir el contenido de una o más filas o columnas en cada una de las diferentes páginas en que el documento será impreso.

Para ello deberemos posicionarnos en el cuadro Repetir filas en el extremo superior y desde allí marcar el rango de filas que querremos repetir en cada hoja. De la misma manera podemos actuar para las columnas.

Módulo 5: Gráficos

1. Introducción y Objetivos

Introducción 

Gran parte de la información contenida en una hoja de cálculo puede ser representada de forma gráfica para una mayor comprensión del verdadero significado de las cifras: así se verán más claras las tendencias, relaciones, evolución de indicadores, etc. Excel tiene grandes capacidades para este tipo de representación.

Objetivos

Los objetivos de esta unidad son los siguientes:

  • Realizar de manera sencilla una representación gráfica los datos numéricos que podamos tener en una hoja Excel.
  • Conocer los diferentes elementos que se pueden mostrar en un gráfico.
  • Conocer los diferentes tipos de gráficos que soporta Excel, y elegir el más adecuado a la representación a realizar.

2. El Primer Gráfico

Presentación

Excel nos permite hacer gráficos de manera tremendamente sencilla, y el diseño que le da por defecto podrá servirnos en muchas ocasiones.

Crear un gráfico

Antes de crear un gráfico será necesario haber introducido información en diversas celdas de la hoja de cálculo de forma que sea susceptible de ser representada gráficamente con algún sentido. Generalmente, esta información se dispondrá en forma de tabla, y existirán determinados títulos a modo de cabeceras de fila y/o columna que den significado a los datos que relacionan.

El modo más sencillo de crear un gráfico es seleccionar el rango de datos que van a ser objeto de representación (incluidos los rótulos y títulos de las filas y columnas correspondientes, en caso de existir), seleccionar la pestaña Insertar de la Cinta de herramientas y hacer click en algún botón del grupo Gráficos.

Cada botón indica un tipo diferente de gráfico, y al pulsarlo se nos despliegan los diferentes tipos que existen en la galería.

En la figura siguiente podemos ver un ejemplo de selección de rango de datos para la creación de un gráfico:

En ese momento se insertará en nuestra hoja el gráfico correspondiente; en general, el resultado que se nos muestre con las opciones de defecto, en muchas ocasiones será satisfactorio, fundamentalmente si dentro del rango seleccionado figuran textos que caracterizan los datos numéricos.

Diseño y elementos de un gráfico

Cuando seleccionamos un gráfico creado se nos abre e la Cinta el grupo de pestañas Herramientas de gráficos, que nos permiten por ejemplo seleccionar distintos diseños del gráfico actual.

A continuación tenemos una representación de lo que sería un gráfico típico:

Y ese mismo gráfico podría tener un diseño diferente:

A la vista de las figuras, podemos identificar algunos de los diferentes elementos que constituyen un gráfico:

  • Marcador de datos: cada marcador de datos (barra, área, punto, sector u otro símbolo de un gráfico) representa un valor numérico que procede de una celda de la hoja de cálculo; los marcadores de datos relacionados en un gráfico constituyen una serie de datos.
  • Serie de datos: diferentes puntos de datos relacionados, que se trazan en un gráfico mediante una trama o color común y se representa en la leyenda del gráfico.
  • Leyenda: cuadro que indica las características representativas de las diferentes series de datos. Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para los nombres de las series, por lo que estos nombres aparecen en la leyenda del gráfico.
  • Nombres de categoría: también Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para asignar nombres a los ejes de las categorías. En el ejemplo anterior, los diferentes meses que existían como títulos de las filas de la hoja de cálculo, aparecen como nombres de ejes de categorías del gráfico.
  • Títulos: identifican o dan información adicional al gráfico, o bien a diferentes partes de él, como por ejemplo los ejes.
  • Rótulos de datos: Dan información adicional, además de la representación gráfica, a los diferentes marcadores de datos.

2.1 Actividad

  • Tener los datos en un rango, sin filas ni columnas vacías por el medio, y etiquetadas convenientemente; seleccionaremos el rango que contiene todo ello e insertaremos el gráfico.
  • Seleccionar el rango que tiene los datos. Una vez creado el gráfico, iremos etiquetando cada una de las etiquetas de los ejes.
  • Llamaremos al asistente de gráficos, y una vez abierto el cuadro de diálogo correspondiente, iremos dándole todos los datos que necesita.
  • Utilizar un programa externo, que represente gráficos adecuadamente.
Cuando queremos representar gráficamente una tabla de datos, lo mejor es: 

3. Los Primeros Cambios

Presentación

El gráfico por defecto que nos dé el programa normalmente nos servirá, pero puede necesitar pequeños ajustes.

Incorporando categorías

Si necesitamos añadir una nueva serie de celdas con los nombres de categorías de un eje, podemos hacerlo mediante la ventana Seleccionar origen de datos, que se nos abre al pulsar el botón Seleccionar datos que disponemos en la pestaña Diseño de las herramientas de gráficos, y podemos señalar el rango tras pulsar el botón Editar de la parte de la derecha de la ventana.

Incoroporando nuevos datos

Si necesitamos modificar los rangos de datos representados o simplemente añadir una nueva serie o incluso los nombres de categorías, podemos hacerlo mediante la ventana Seleccionar origen de datos, que se nos abre al pulsar el botón Seleccionar datos que disponemos en la pestaña Diseño de las herramientas de gráficos:

Corrigiendo las series de datos

Es muy habitual que en estos casos el asistente tome los valores de los años por datos en lugar de etiquetas para la categoría, y el gráfico resulte incorrecto:

En este caso es necesario eliminar de la lista de series de datos la correspondiente a los años, e introducirla si acaso en el eje de categorías. Podemos hacer todo ello desde la ventana Seleccionar origen de datos:

También tenemos la posibilidad de cambiar el contenido de las celdas cuyo contenido son números pero queremos que se comporten como etiquetas, cambiándolos a datos de tipo texto, por ejemplo poniendo la palabra “Año” delante del número correspondiente.

Intercambiando filas y columnas

Cuando tenemos una tabla de datos, tenemos dos posibilidades de asignación de las filas o columnas de datos la representación en los ejes del gráfico. El programa representará una de ellas por defecto, pero podemos alterarlo pulsando el botón Cambiar fila/columna que tenemos en la ventana Seleccionar origen de datos.

3.1 Actividad

  • Podemos eliminar de la lista de series de datos la correspondiente a los años, e introducirla si acaso en el eje de categorías.
  • Debemos eliminar cada uno de los datos correspondiente a los años, e introducirlos uno a uno en el eje de categorías.
  • Hemos de hacer un nuevo gráfico, teniendo esto en consideración para que no vuelva a suceder.
  • No podemos representar gráficos con datos relativos a años.
Es habitual que cuando tabulamos datos para diferentes años, al introducir éstos como números piense el programa que son datos y los represente gráficamente; en ese caso: 

4. Trabajando con los Gráficos

Presentación

La generación de gráficos en Excel es muy rápida de realizar, pero tendremos siempre que pensar cuidadosamente qué tipo de gráfico seleccionar, y qué características utilizar.

Principales tipos de gráficos

Excel tiene muchos tipos de gráficos que podemos usar para representar los datos de las hojas de cálculo.

El tipo se define al crear el gráfico, o también podremos modificar el tipo de un gráfico ya creado mediante el botón Cambiar tipo de gráfico que disponemos en la pestaña Diseño de las herramientas de gráficos:

Los que en general utilizaremos de manera más frecuente son los siguientes:

Gráfico de columnas (o barras) agrupadas: representa de manera comparativa los diferentes valores que toma una o más series de datos, según la longitud de la columna (o barra horizontal) que los representa.

Gráfico de columnas (o barras) apiladas: representa de manera comparativa el aporte de cada valor al total de la serie según la longitud de la columna (o barra horizontal) que los representa.

Gráfico de barras (o columnas) 100% apiladas: representa de manera comparativa los diferentes porcentajes que cada valor aporta al total fijo de su serie según la longitud de su porción de columna (o barra horizontal) que los representa.

Gráfico de líneas: representa una línea que une los diferentes valores que toma una o más series de datos.

Gráfico circular: representa la proporción del aporte de cada uno de los valores de una serie de datos según la relación de tamaños de sectores circulares.

Cada uno de los distintos tipos de gráficos será el más indicado para representar una determinada colección de datos, dependiendo de su naturaleza y de lo que queramos resaltar de ellos.

Como ya hemos comentado, previamente a la realización de un gráfico es conveniente asegurarse de que los datos de la hoja de cálculo están organizados correctamente para el tipo de gráfico que desea utilizar, pues de ese modo la realización del gráfico será inmediata.

Para un gráfico de columnas, de barras, o de líneas, es conveniente organizar los datos en columnas (o en filas), con una fila y columna de textos identificativos de los datos, todo ello preferiblemente en un rango de celdas contiguas, y sin dejar espacios por el medio. El asistente incorporará los textos identificativos como categorías o en la leyenda.

Los gráficos circulares sólo tienen una serie de datos; por tanto, debemos utilizar sólo una columna de datos (es muy frecuente el error de seleccionar varias series, queriendo representar la última de ellas, y en ese caso el gráfico sólo representa la primera de ellas).

Gráficos incrustados y hojas de gráficos

Por defecto se nos crea el gráfico incrustado en la propia hoja de cálculo, pero por medio del botón Mover gráfico de la pestaña Diseño podemos situarlo en su propia hoja independiente (que se insertará en la posición anterior a la hoja actual).

Los gráficos incrustados se guardan como parte de la hoja de cálculo en la que se ha creado; utilizaremos este tipo de gráficos cuando queramos mostrar o imprimir uno o varios gráficos con los datos de la hoja de cálculo.

Una hoja de gráficos es una hoja independiente del libro, que tiene su propio nombre de hoja; utilizaremos una hoja de gráficos cuando deseemos ver o modificar gráficos complejos o de gran tamaño con independencia de la hoja de cálculo, o bien cuando necesitemos dejar espacio libre en la pantalla mientras trabajamos en la hoja de cálculo.

Rangos discontinuos

En muchas ocasiones, disponemos de una hoja de cálculo con muchos datos intermedios de diferentes categorías, fruto de los sucesivos tratamientos que hemos ido realizando, y queremos representar gráficamente sólo algunas de esas categorías.

Si las celdas que deseamos seleccionar para el gráfico no están en un rango continuo, seguiremos este procedimiento: seleccionamos el primer grupo de celdas que contienen los datos que deseamos incluir, y mientras mantenemos presionada la tecla Ctrl, seleccionamos otros grupos de celdas. Hay que tener la precaución de que las diferentes selecciones no adyacentes deben ser capaces de formar un rectángulo.

También se puede hacer mediante la ventana Seleccionar origen de datos.

Mini gráficos

Una novedad que introduce esta versión de Excel es la incorporación de una utilidad de minigráficos, los cuales representan de una forma muy sucinta el sentido en que evolucionan los datos de un rango.

Accedemos a esta utilidad por medio del grupo de comandos correspondiente, accesible desde la pestaña Insertar de la Cinta de herramientas.

Tenemos tres tipos de minigráficos que podemos utilizar: de línea, de columna y de ganancia o pérdida.

Para crearlos, tan solo hemos de indicarle el rango que contiene los datos a representar y la celda donde introducirlo.

Usando los mini gráficos

Una vez introducido un minigráfico en una de las celdas, podemos autocompletar las celdas adyacentes en caso de que tengamos varios rangos de datos similares.

Una vez seleccionada la celda que contiene un minigráfico se nos habilita una pestaña de herramientas de diseño para el minigráfico, donde podemos cambiar su tipo, el estilo o colores con los que está trazado, e incluso incluir marcadores o puntos extremos.

4.1 Actividad

  • Mientras mantenemos presionada la tecla Alt, seleccionamos otros grupos de celdas. Hay que tener la precaución de que las diferentes selecciones no adyacentes deben ser capaces de formar un cuadrado.
  • Mientras mantenemos presionada la tecla Alt, seleccionamos otros grupos de celdas. Hay que tener la precaución de que las diferentes selecciones no adyacentes deben ser capaces de formar un rectángulo.
  • Mientras mantenemos presionada la tecla Ctrl, seleccionamos otros grupos de celdas. Hay que tener la precaución de que las diferentes selecciones no adyacentes deben ser capaces de formar un cuadrado.
  • Mientras mantenemos presionada la tecla Ctrl, seleccionamos otros grupos de celdas. Hay que tener la precaución de que las diferentes selecciones no adyacentes deben ser capaces de formar un rectángulo.
Para representar gráficamente datos que tenemos en la hoja de manera discontinua, seleccionamos el primer grupo de celdas que contienen los datos que deseamos incluir, y: 

Módulo 6: Presentación de Gráficos

1. Introducción y Objetivos

Introducción 

Un gráfico es un elemento visual, que representa los datos numéricos de la hoja de cálculo de una manera conjunta, y con el que el autor quiere destacar un determinado hecho, un comportamiento de los datos. En muchas ocasiones el gráfico que Excel hace por defecto, que si bien es correcto no resultará completamente adecuado a los fines que perseguimos.

Disponemos por ello en Excel de un gran conjunto de posibilidades y herramientas cuya utilización nos servirá para ir mejorando continuamente la presentación del gráfico, de modo que se adecue cada vez más a su función.

Objetivos

Los objetivos de esta unidad son los siguientes:

  • Conocer cómo cambiar la estructura o el tipo de gráfico o sus diferentes parámetros de visualización.
  • Conocer cómo cambiar el modo de visualización de los diferentes elementos constitutivos de un gráfico.

2. Presentación de los Elementos de un Gráfico

Títulos

Cuando seleccionamos un grafico, haciendo click sobre el mismo, se nos abre en la Cinta de herramientas el conjunto de pestañas para la edición del mismo; entre ellas tenemos la de Presentación, que posee diversas utilidades en el grupo Etiquetas. La primera de ellas es la del Título del gráfico, que nos permite activarlo o no, y hacerlo superpuesto o encima del propio gráfico.

Seleccionando Más opciones del título… podemos controlar el relleno, colores y estilos, sombras, etc.

Para modificar un título ya existente, basta con seleccionarlo sobre el gráfico y escribir encima del texto ya existente.

Rótulos de los ejes

En el mismo grupo, en la herramienta Rótulos del eje, podemos controlar igualmente la posibilidad de que aparezca o no un texto indicando las magnitudes que representan los ejes horizontal y vertical.

En el caso concreto del eje vertical, tenemos alguna opción adicional, como girar el texto o escribirlo en vertical.

También podemos en estos casos seleccionar más opciones de los títulos de los ejes, donde podemos controlar rellenos, colores y estilos, sombras, etc.

Leyenda

Uno de los elementos que incluyen muchos diseños de gráficos es la leyenda que indica con qué colores representa cada serie de datos. Si en un primer momento no la hemos incluido, es posible añadirla a posteriori. Si por el contrario ya disponemos de ella y queremos eliminarla, basta con que hagamos clic en la leyenda del gráfico y la eliminamos con la tecla Supr.

En cualquier caso, tenemos todas las posibilidades agrupadas en el menú desplegable al que accedemos con el botón Leyenda de la solapa Presentación.

En este caso también tenemos opciones adicionales en la ventana correspondiente.

Etiquetas de datos

Es muy habitual que, al presentar los datos en forma de gráfico para ver su evolución o tendencia, queramos asimismo tener visibles alguno o todos los datos concretos; en estos casos, es muy interesante añadir el valor (o su nombre, o porcentaje...) como rótulo en su representación. Controlaremos esta opción mediante la solapa Etiquetas de datos de la solapa Presentación.

En caso de mostrar las etiquetas, podremos controlar todos los detalles de visualización accediendo a la ventana Más opciones de la etiqueta de datos… Algunas de las opciones que tenemos es definir la etqueta, el formato del texto, etc.

Tabla de datos

En el menú desplegable Tabla de datos de la solapa Presentación, tenemos la opción de incluir en el gráfico la tabla de datos que lo genera. Es una opción a considerar además de la impresión de la hoja de cálculo con el gráfico incrustado.

Las opciones adicionales permiten, entre otras cosas, incluir las claves que normalmente tiene encomendada la leyenda.

2.1 Actividad

  • Se mostrará encima del gráfico y puede ir con o sin las claves de la leyenda.
  • Se mostrará debajo del gráfico y puede ir con o sin las claves de la leyenda.
  • Se mostrará encima del gráfico y puede ir con o sin los nombres de la categoría.
  • Se mostrará debajo del gráfico y puede ir con o sin los nombres de la categoría.
Podemos incluir en el gráfico la tabla de datos que lo genera, y en concreto: 
 

Módulo 7: Funciones

1. Introducción y Objetivos

Introducción 

Gran parte de la potencia de cálculo del programa radica en el uso de funciones. En Excel hay predefinidas más de un centenar de funciones, las cuales pueden ser combinadas dentro de expresiones o fórmulas para obtener el resultado deseado, algunos de ellos de gran complejidad.

Objetivos

Los objetivos de esta unidad son los siguientes:

  • Conocer la sintaxis de las funciones de Excel.
  • Desenvolverse adecuadamente con el uso de la ventana de insertar función.
  • Conocer los principales tipos de funciones que existen.
  • Familiarizarse con el uso algunas funciones muy usuales.

2. Uso Básico de Funciones

La función auto suma

Se trata de la función más utilizada, pues se usa para sumar las cantidades almacenadas en uno o más rangos de datos. El procedimiento más sencillo para hacerlo consiste en situar el cursor sobre la primera celda vacía, preferiblemente a continuación del rango de datos que queremos sumar, y pulsar el botón Σ de la Cinta de herramientas, solapa Inicio. En la celda seleccionada se introducirá la expresión correcta de la función, proponiéndonos además una sugerencia para el rango de datos, el cual se puede cambiar simplemente seleccionando el deseado; se finaliza la acción pulsando Intro a lo que sigue el cálculo del resultado, mostrándose en la celda activa.

La función admite hasta 255 argumentos diferentes, cada uno de los cuales puede ser una constante, una celda o un rango de celdas. El resultado será la suma de todos los valores numéricos incluidos en los argumentos.

Para seleccionar diferentes rangos, un método muy útil es: marcar el primero de ellos de la manera habitual, y manteniendo pulsada la tecla Ctrl, añadir otros rangos de celdas como nuevos argumentos.

Sintaxis de las funciones

Observando la barra de fórmulas en la ilustración del capítulo anterior, observamos que la expresión de la función consta de dos partes: el nombre de la función, seguido de una lista de argumentos encerrados entre paréntesis.

Algunos otros ejemplos de función pueden ser los siguientes:

  SUMA(A1:A4; B5:C6)

  PRODUCTO(A1:A4; C1)

En la lista de argumentos éstos van siempre separados entre sí por el caracter punto y coma.

Las funciones siempre se utilizarán en expresiones (aunque sean expresiones consistentes únicamente en la propia función), que comenzarán por el signo igual.

El nombre de la función debe ser escrito exactamente con la palabra reservada al efecto, y los argumentos deben ser del tipo preciso. Cualquier error en la sintaxis nos será indicado por el programa en el momento de su validación.

Insertar función

Cuando queremos introducir en una fórmula una determinada función, podemos hacerlo directamente desde el teclado; no obstante, esto es conveniente hacerlo sólo si estamos totalmente seguros de la expresión de la misma, pues cualquier error hará que la función no sea reconocida, o no calcule exactamente lo deseado.

El método más recomendable es utilizar la ventana de insertar función, también conocida como asistente para funciones; el procedimiento habitual es situarnos en donde queremos introducir la función, e invocar al asistente pulsando el botón fx o bien mediante el menú desplegable junto a función autosuma de la Cinta de herramientas.

La ventana que nos aparece ofrece un cuadro de búsqueda, por si sabemos el nombre o alguna característica de la función deseada; en caso contrario, podemos seleccionar una categoría, ya que todas las funciones de Excel están agrupadas en familias (matemáticas, estadísticas, etc.).

Seleccionando la categoría adecuada, en el cuadro inferior aparecen todas las funciones de esa familia (por defecto, aparecen las últimas utilizadas); haciendo clic en cualquiera de ellas, se nos muestra una breve explicación de lo que hace, lo que en general suele ser suficiente orientación para encontrar la deseada.

Pulsando el botón Aceptar pasamos a la ventana siguiente, en la cual tendremos que indicar el valor de los argumentos que la función seleccionada necesita:

Cada argumento ofrece un cuadro de diálogo en el que se puede directamente escribir un valor, referencia, rango, etc. El resto de la ventana nos muestra el valor actual de los argumentos y de la función, además de ofrecernos información adicional.

3. Funciones Más Usuales

Funciones estadísticas

Realizan operaciones estadísticas sobre la colección de valores que en general tendremos en un rango de celdas. Algunas de las más usuales son las siguientes:

  • PROMEDIO(rango): Devuelve la media aritmética de los valores numéricos incluidos en el rango especificado (suma de los valores, dividida por cuenta de los valores).
  • MIN(rango) o MAX(rango): Devuelve el mínimo o máximo valor numérico encontrado en el rango especificado.
  • CONTAR(rango): Cuenta el número de valores numéricos encontrados dentro del rango indicado.
  • CONTAR.SI(rango;criterio): Cuenta el número de valores encontrados dentro del rango indicado que cumplen una determinada condición.

Funciones matemáticas y trigonométricas

Realizan operaciones matemáticas comunes. Algunas de las más usuales son las siguientes:

  • RAIZ(número): Devuelve la raíz cuadrada de un número.
  • PRODUCTO(valor1;valor2;…;valorN): Devuelve el producto de los distintos argumentos proporcionados. Es equivalente a utilizar una expresión similar con el operador * (valor1*valor2*…*valorN).
  • REDONDEAR(valor;precisión): Devuelve el número proporcionado en el argumento valor redondeado a tantos dígitos decimales como indica el argumento precisión.
  • PI(): Devuelve el valor del número pi. Es un ejemplo de una función sin argumentos.

Funciones financieras

Realizan cálculos comúnmente utilizados en bancos y operaciones financieras como cálculo de intereses, amortizaciones, etc. Algunas de las más usuales son las siguientes:

  • PAGO(interés;número_de_períodos;valor_actual;valor_futuro;tipo): Calcula el pago que corresponde a un préstamo o inversión, basándose en los pagos periódicos y una tasa de interés constante.
  • PAGOINT(interés;período;número_de_períodos;valor_actual;valor_futuro;tipo): Calcula el pago del interés que corresponde a un período dado para una inversión, basándose en los pagos periódicos y una tasa de interés constante.
  • PAGOPRIN(interés;período;número_de_períodos;valor_actual;valor_futuro;tipo): Calcula el pago del capital que corresponde a un período dado para una inversión, basándose en los pagos periódicos y una tasa de interés constante.

Funciones de búsqueda

Permiten localizar valores que se encuentran en tablas dentro de la hoja de cálculo. La más usual es la siguiente:

  • BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_filas): Busca un determinado valor dentro de una tabla (rango) en sentido vertical. Existe su homóloga denominada BUSCARH que busca en sentido horizontal.

Funciones lógicas

Permiten establecer un test que depende de condiciones que pueden referirse al contenido de otras celdas de la hoja de cálculo. La evaluación de una operación lógica puede devolver únicamente uno de los dos valores siguientes: VERDADERO o FALSO; en función del valor devuelto, pueden realizarse ciertas cosas en otros lugares de la hoja de cálculo. La más usual es la siguiente:

  • SI(condición;valor_verdadero;valor_falso): Comprueba el resultado de la condición expresada en el primer parámetro. Si es cierta, entonces el resultado será la expresión indicada en el segundo parámetro. Si es falsa, el resultado será el proporcionado por el tercer parámetro.

4. Utilizando las Funciones

Mover y copiar funciones

Como ocurre en cualquier expresión, cuando movemos una función de una celda a otra de la hoja, las referencias que haya en la misma apuntarán a las mismas celdas que lo hacían originalmente, por lo que el resultado mostrado en la celda que contiene la función será el mismo.

Una función directamente introducida en una celda a continuación del signo = o bien formando parte de una operación más compleja, sigue las mismas normas de las expresiones respecto del copiado en otras celdas.

Así, si bien al mover una función (o la expresión que la incluya) de una celda a otra todas las referencias de las funciones también se mantienen apuntando a las mismas celdas y rangos que lo hacían originalmente, si lo que hacemos es copiar una función de una celda a otra (o mediante el control de relleno) todas las referencias a otras celdas o rangos seguirán el criterio de las referencias relativas (por defecto), absolutas o mixtas (si se ha utilizado el signo $ en ellas).

Funciones anidadas

En algunos casos, puede ser necesario utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula calcula una función PROMEDIO y utiliza el resultado como argumento de una función SUMA:

Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento.

Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. En el ejemplo anterior, la función PROMEDIO es una función de segundo nivel anidada dentro de la función de primer nivel SUMA. En los argumentos de la función PROMEDIO podría anidarse una nueva función, que sería en ese caso una función de tercer nivel, etc.

Módulo 8: Tablas de datos

1. Introducción y Objetivos

Introducción 

Una vez conocida la potencia del Excel para realizar cálculos, constatamos que es además un excelente contenedor de datos, los cuales pueden ser manejados con facilidad. Si bien la hoja de cálculo Excel no puede ser considerada como un gestor de base de datos puro, dispone de muchas características de manejo de tablas de datos. En esta unidad veremos algunas de ellas.

Objetivos

Los objetivos de esta unidad son los siguientes:

  • Aplicar formatos condicionales y de tabla.
  • Construir y realizar operaciones básicas con tablas de datos de Excel, tales como ordenar registros.
  • Saber cómo filtrar registros de una tabla de datos.

2. Formatos para Tablas de Datos

Formatos condicionales según valor

Para resaltar determinados valores que cumplen una determinada condición, podemos aplicar a las celdas un formato condicional, es decir, que el formato aplicado depende del valor que contiene la celda. Para ello utilizaremos las opciones de Resaltar reglas de celdas del menú desplegable que aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta de herramientas, pestaña Inicio.

Típicamente usaremos esta opción para resaltar celdas que contienen un valor entre determinados límites.

Formato condicional según la posición relativa 

Podemos resaltar una determinada cantidad de los valores extremos (superiores o inferiores) de una colección. Para ello utilizaremos las opciones de Reglas superiores e inferiores del menú desplegable que aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta de herramientas, pestaña Inicio.

Formato condicional por barras de datos

Podemos incluir en el relleno de las celdas una barra indicadora de la magnitud que contiene la celda. Para ello utilizaremos las opciones de Barras de datos del menú desplegable que aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta de herramientas, pestaña Inicio.

Típicamente usaremos esta opción para visualizar de una manera gráfica la comparación entre las diferentes magnitudes.

Formato condicional por escalas de color

Podemos definir que el relleno de las celdas dependa de la magnitud relativa que contiene la celda. Para ello utilizaremos las opciones de Escalas de color del menú desplegable que aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta de herramientas, pestaña Inicio.

Usaremos esta opción para visualizar de una manera gráfica la comparación entre las diferentes magnitudes.

Formato condicional por conjunto de íconos

Podemos hacer que se incluyan en las celdas diferentes tipos de iconos dependiendo de la magnitud relativa que contiene la celda. Para ello utilizaremos las opciones de Conjuntos de iconos del menú desplegable que aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta de herramientas, pestaña Inicio.

Borrar los formatos condicionales

Para quitar los formatos condicionales que tengamos en la hoja en o un determinado rango utilizaremos la opción de Borrar reglas del menú desplegable que aparece tras pulsar el botón Formato condicional de la Cinta de herramientas, pestaña Inicio.

3. Gestionar Tablas de Datos

Dar formato como tabla

Excel llama tabla de datos a un conjunto de valores de la hoja que se estructuran de forma homogénea. Normalmente esta información se dispone en las filas y columnas de la hoja de forma que una columna contiene datos del mismo tipo (nombre, concepto, fecha, importe, etc.) y se suele denominar campo, mientras que una fila contiene los datos de distinto tipo (un valor en cada campo) que forman una unidad y se suele denominar registro. La primera fila será siempre de encabezados de las columnas.

Según lo anterior, una base de datos es se estructura en forma de una tabla de dos dimensiones, donde las filas representan registros y las columnas los distintos campos de cada uno de los registros.

Podemos aplicar un formato de tabla a todas las celdas que  conforman un conjunto homogéneo de datos tabulados. Lo haremos mediante el botón Dar formato como tabla de la Cinta de herramientas, pestaña Inicio.

Siempre que queramos introducir conjuntos de datos en Excel, será conveniente hacerlo respetando las reglas de las tablas de datos, pues de esta manera tendremos a nuestro alcance toda una serie de utilidades para tratarlos de manera adecuada. En concreto, con esta opción, aparte de aplicársele el formato, el conjunto de datos se transformará en una tabla de Excel, habilitándose los indicadores de filtrado de datos.

Ordenar los registros

En principio, una tabla de datos no define ninguna ordenación de sus registros preestablecida, simplemente se establece el orden de entrada de los mismos. Si queremos ordenar los registros por alguno de sus campos, nos posicionamos en la tabla, en una celda de la columna por la cual queremos ordenar, y pulsamos a cualquiera de los botones Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A de la pestaña Datos de la Cinta de herramientas.

Es posible especificar más de un campo (columna) en el caso de que preveamos registros con valores idénticos para un mismo campo, y los procesos se irán acumulando. También podemos utilizar el botón Ordenar para realizar operaciones combinadas.

Filtrando registros de una tabla de datos

Siempre que queramos realizar alguna operación con la información de una tabla de datos tendremos que tener alguna referencia a la misma, por lo tanto, será una condición necesaria colocar el marcador de celda activa dentro de los límites de la base de datos que queremos tratar, ya que es posible que dentro de una misma hoja de cálculo coexistan varias bases de datos en distintos lugares.

Como hemos dicho anteriormente, un registro consta de diversos campos, y dichos campos se van colocando sucesivamente en las columnas de la hoja. Será imprescindible entonces darles un nombre a dichos campos, para saber si la información que se pone en dicha columna es un nombre, o un concepto o un importe, etc. De esta forma, la primera fila de la hoja nos servirá para colocar los encabezados de las columnas con información de texto. Precisamente el texto que introducimos en cada una de las columnas de la primera fila será el nombre de cada campo.

Los filtros nos permiten establecer una condición que deberán cumplir los registros (filas) que deseamos visualizar, en vez de mostrarlos todos; de esa forma, el conjunto de registros que vemos es mucho menor y por lo tanto más fácil de trabajar.

Estableceremos los filtros mediante las opciones que se nos presentan en el menú desplegable de cada campo, al final de la ventana, a continuación de (Seleccionar todo).

No hay que confundir el conjunto de registros que se visualiza con el conjunto total de registros; establecer un filtro no es equivalente a eliminar todos los registros que no pasan el filtro y por lo tanto no visualizamos. Basta con deshacer el filtro para que aparezcan de nuevo todos los registros.

Cuando tenemos un filtro activado, el marcador del menú desplegable del nombre del campo correspondiente aparece de color azul.

Para deshacer la acción de un filtro, volvemos a desplegar el menú correspondiente, y seleccionamos (Seleccionar todo).

Se pueden combinar filtrados por varios campos, para lo que tan solo deberemos seleccionar los valores deseados en cada uno de los menús que aparecen en el encabezado de los campos. En este caso, se mostrarán únicamente los registros que cumplen todos los criterios indicados en los filtros.

Estilos de celdas predeterminados

Podemos marcar determinadas celdas aplicándoles algunos de los formatos que tenemos predefinidos en la Cinta de herramientas, pestaña Inicio. De esta manera la celda nos quedará señalada para llamar la atención sobre algún aspecto, o para su tratamiento específico posterior.

Ordenar por color

Es posible ordenar los registros según el color asignado al formato del fondo o de la fuente de las celdas de un determinado campo de la tabla. Accederemos a esta opción desde el menú de filtrado de los registros.

Filtrar por color

Es posible filtrar los registros según el color asignado al formato del fondo o de la fuente de las celdas de un determinado campo de la tabla. Accederemos a esta opción desde el menú de filtrado de los registros.

3.1 Actividad

  • La primera fila será de encabezados de los distintos campos, y en el resto de celdas de cada columna están los datos de los distintos registros.
  • La primera columna será de encabezados de los distintos campos, y en el resto de celdas de cada columna están los datos de los distintos registros.
  • La primera fila será de encabezados de los distintos registros, y en el resto de celdas de cada columna están los datos de los distintos campos.
  • La primera columna será de encabezados de los distintos registros, y en el resto de celdas de cada columna están los datos de los distintos campos.
Una tabla de datos de Excel es un área rectangular de celdas en la que normalmente: