Integriteit|regeling| geschenken en uitnodigingen

Univé, dat zijn wij!

Wij, medewerkers van Univé, zijn de ambassadeurs van onze organisatie. Hoe de buitenwereld – in het bijzonder onze leden – Univé ervaart  is het resultaat van ons werk. Maar vooral ook van ons gedrag, van wat we zeggen en doen.

Univé is een coöperatie, waarin het belang van de leden voorop staat. Daar hoort bepaald gedrag bij, dat strookt met onze identiteit en merkwaarden.

Daarom willen wij Eerlijk, Veilig en Fatsoenlijk zijn in alles wat we doen. Wij toetsen ons gedrag aan deze drie waarden.

Als we cadeaus aannemen van leveranciers of klanten kunnen we de schijn wekken dat we omkoopbaar zijn. Het is eerlijk als wij ons niet laten beïnvloeden door cadeaus en snoepreisjes. Maar het zonder meer weigeren van alle kleine attenties en blijken van waardering vinden we niet fatsoenlijk. Voor medewerkers moet duidelijk zijn welke cadeaus en uitnodigingen zij wel en niet mogen accepteren. Daarom is er de Regeling geschenken en uitnodigingen.

Regeling geschenken en uitnodigingen (Algemeen)

Wat is de Regeling geschenken en uitnodigingen? (Algemeen)

Wat is de Regeling geschenken en uitnodigingen? 

De Regeling geschenken en uitnodigingen, hierna Geschenkenregeling, geeft aan hoe een medewerker moet handelen wanneer een klant, leverancier of derde hem thuis, op het werk of waar dan ook een geschenk aanbiedt of uitnodigt voor een evenement, bijeenkomst of etentje.

Doelstelling en doelgroep

Doel van de regeling is de medewerker te beschermen tegen situaties waarin hij zich in zijn werk, als gevolg van het accepteren van een geschenk, niet meer vrij voelt bij het maken van keuzes ten aanzien van degene die hem iets geschonken heeft. De regeling beoogt (de schijn van) beïnvloedbaarheid, partijdigheid, belangenverstrengeling en omkoopbaarheid van medewerkers van Univé Stad en Land te voorkomen. De regeling beoogt de medewerker duidelijkheid te geven over wat hij moet doen als hem een geschenk of uitnodiging wordt aangeboden.

Hoofdregel

In principe mogen medewerkers geen geschenken of uitnodigingen van (potentiële) klanten, relaties of leveranciers accepteren. De uitzonderingen hierop en de procedure die dan geldt voor respectievelijk geschenken en uitnodigingen, vind je uitgewerkt in de hoofdstukken 2 en 3.

Wanneer geldt de regeling niet? 

Deze regeling geldt niet als een geschenk wordt aangeboden of een uitnodiging wordt gedaan aan of door een binnen de Univé Formule vallende entiteit. Denk bijvoorbeeld aan een uitnodiging voor een festijn ter ere van het zoveel-jarig bestaan van Univé of een RU. Dit soort niet- zakelijke uitnodigingen binnen de Univé Organisatie met een algemeen karakter vallen niet onder deze regeling.

Voor alle geschenken vanuit verzekeraars aan bemiddelaars gelden extra strikte regels in verband met het provisieverbod (max. € 100,- per jaar per bemiddelaar). Deze regel geldt dan ook onverkort voor entiteiten binnen de Univé Formule.

  1. Geschenken

Wat is een geschenk?

Het begrip geschenk moet ruim worden uitgelegd. Hieronder vallen onder andere geld, waardebonnen, relatiegeschenken, kaartjes voor een voetbalwedstrijd of theatervoorstelling, boeken, gadgets, software, wijn en agenda’s enz. Kortom alle materiële zaken of diensten met waarde.

Welke geschenken mag ik in ontvangst nemen?

(Let op: Aannemen betekent nog niet dat je het geschenk (zelf) mag houden!)

Geschenken met een geschatte waarde tot € 75,- mag je in ontvangst nemen/aannemen. Deze geschenken hoef je dus niet op voorhand te weigeren. Geld mag echter nooit worden aangenomen. Waardebonnen mogen wel worden aangenomen als ze minder dan € 75,- waard zijn.

Als de gever echter (schijnbaar) de intentie heeft jou te bewegen iets te doen of na te laten dat bij je werk hoort, mag je niets aannemen. Als de gever vaker (meer dan 1 x per jaar) geschenken geeft, mag je het geschenk niet aannemen. Twijfel je of je een geschenk mag aannemen, overleg dan met je leidinggevende. De leidinggevende kan de kwestie voorleggen aan de Compliance Officer, die een bindend advies zal uitbrengen.

Wat doe ik als ik een geschenk heb aangenomen? Mag ik het geschenk zelf houden?

Zodra je een toegestaan geschenk (< € 75,-) in ontvangst hebt genomen, meld je dit bij je leidinggevende. Ook wanneer je het geschenk niet op het werk hebt ontvangen. De leidinggevende bepaalt de bestemming van het geschenk. Dit kan zijn een goed doel, een verloting onder de medewerkers van je afdeling/team of naar zijn eigen goeddunken verdelen onder de medewerkers. Een bosje bloemen en kleinigheidjes, zoals plastic pennen en kladblokken, mag je in principe zelf houden. Wanneer alsnog blijkt dat de aanbieder van het geschenk de afgelopen periode al vaker geschenken heeft aangeboden aan medewerkers, zal de leidinggevende alsnog moeten besluiten het geschenk aan de gever terug te geven. Hij zal dit doen onder verwijzing naar ons bedrijfsbeleid.

Wat doe ik als ik een geschenk op grond van deze regeling moet weigeren?

Geschenken die je op grond van deze regeling niet mag aannemen, wijs je af met een verwijzing naar ons bedrijfsbeleid. Daarbij geef je aan dat je hiervoor op begrip rekent. Geschenken die buiten proportie zijn (bijv. geschenken > € 75,- of geschenken die in geen verhouding staan tot de relatie met de schenker), worden door de leidinggevende direct teruggestuurd. Ook worden deze gemeld bij de Compliance Officer. De Compliance Officer legt dit vast in het Compliance geschenkenregister onder vermelding van de aanbieder, datum, ontvanger, omschrijving geschenk, waarde en wijze van afhandeling.

Voorbeeld: een horecabedrijf waar Univé Stad en Land contact mee heeft in verband met een te organiseren bedrijfsuitje, stuurt een tegoedbon toe voor een diner ter waarde van € 50,-. Het geschenk mag niet worden aangenomen/behouden in verband met de mogelijkheid van belangenverstrengeling/beïnvloeding. De leidinggevende stuurt de tegoedbon retour onder verwijzing naar ons bedrijfsbeleid. Tevens wordt melding hiervan gedaan bij de Compliance Officer.

  1. Uitnodigingen

 Wat is een uitnodiging?

Onder uitnodiging wordt verstaan ‘elk verzoek van een (potentiële) klant, (potentiële) leverancier of (potentiële) relatie om ergens naar toe te gaan of om samen een activiteit te ondernemen op kosten van de aanbieder.’ Hieronder vallen ballonvaarten, geheel verzorgde dagtrips, (VIP)arrangementen voor sportwedstrijden of ander entertainment, reizen, studiebijeenkomsten, evenementen, trainingen, bedrijfsbezoeken, samen golfen en/of dineren op kosten van de aanbieder enz.

 Wat doe ik als ik een uitnodiging krijg?

Wanneer je een uitnodiging krijgt meld je dit (zo snel mogelijk) bij je leidinggevende voordat je de uitnodiging accepteert. Op basis van de hierna omschreven uitgangspunten beslist je leidinggevende of je de uitnodiging mag accepteren.

 

Welke uitnodigingen zijn acceptabel?

In principe wijst je leidinggevende de uitnodiging af, tenzij:

  • het een uitnodiging betreft voor een evenement met een overwegend zakelijk karakter. Daarbij moet het entertainment (niet-zakelijke) element beperkt, passend en niet overdreven luxe zijn. Verder moet deelname van belang zijn voor Univé Stad en Land of voor je functie.

Of:

  • de uitnodiging een waarde vertegenwoordigt die niet hoger is dan € 75,-.

    Als de aanbieder echter (schijnbaar) de intentie heeft jou te bewegen iets te doen of na te laten dat bij je werk hoort, moet de uitnodiging worden afgewezen. Voor diners en lunches geldt dat je ze mag accepteren als ze een zakelijk karakter hebben en aansluiten op bijvoorbeeld een bespreking. Voor alle uitnodigingen geldt dat als dezelfde aanbieder vaker dan 1 x per jaar uitnodigingen stuurt, je de uitnodiging niet mag accepteren. Bij twijfel of je de uitnodiging mag accepteren legt je leidinggevende de kwestie voor aan de Compliance Officer.

 

Wat gebeurt er als mijn leidinggevende geen bezwaar heeft tegen het accepteren van de uitnodiging? Mag ik zelf gebruik maken van de uitnodiging?

Uitnodiging met zakelijk karakter

Van een uitnodiging met een overwegend zakelijk karakter mag je zelf gebruik maken.

Uitnodiging met een niet-zakelijk karakter (< € 75,-)

Voor uitnodigingen met een niet-zakelijk karakter met een waarde van minder dan € 75,- gelden dezelfde regels als hiervoor onder hoofdstuk 2 is vermeld met betrekking tot geschenken met een waarde van minder dan € 75,-. Door het persoonlijke karakter van uitnodigingen in het algemeen, geldt de regel over de door de leidinggevende te bepalen bestemming niet voor uitnodigingen.

Voorbeeld: een autoherstelbedrijf nodigt een schadebehandelaar uit voor een ‘cursus wijnproeverij’ ter waarde van € 65,-. De schadebehandelaar meldt dit bij zijn leidinggevende. Als de leidinggevende toestemming verleent kan de schadebehandelaar de uitnodiging accepteren. Als vaker in één jaar een soortgelijke uitnodiging is ontvangen, wordt deze afgewezen.

Wat moet ik doen als ik de uitnodiging afwijs?

Als je leidinggevende tot de slotsom komt dat je de uitnodiging niet mag accepteren dan wijs je de uitnodiging af onder verwijzing naar ons bedrijfsbeleid. Geef daarbij aan dat je hiervoor op begrip rekent. Uitnodigingen die als niet proportioneel kunnen worden aangemerkt, dient je leidinggevende door te geven aan de Compliance Officer. De Compliance Officer legt dit vast in het Compliance geschenkenregister onder vermelding van de aanbieder, datum, ontvanger, omschrijving uitnodiging waarde en wijze van afhandeling.

 

4. Univé Stad en Land als aanbieder van geschenk of uitnodiging

 Deze regeling is wederkerig. Univé Stad en Land zal geen geschenken en uitnodigingen boven de € 75,- aan haar (potentiële) klanten, (potentiële) leveranciers of (potentiële) samenwerkingsrelaties aanbieden. Univé Stad en Land zal geen (potentiële) klanten, (potentiële) leveranciers en (potentiële) samenwerkingsrelaties uitnodigen voor niet-zakelijke evenementen of -bijeenkomsten die een hogere waarde dan € 75,- hebben. Een uitzondering is mogelijk voor uitnodigingen voor evenementen die voortvloeien uit onze maatschappelijke- en/of sponsoractiviteiten. In die gevallen, maar ook voor alle andere toegestane uitnodigingen geldt het volgende.

Uitgangspunt is dat Univé Stad en Land terughoudend omgaat met het aanbieden van geschenken en uitnodigingen aan derden. Wij toetsen het (aanbieden van) het geschenk of de uitnodiging altijd aan onze merk- en integriteitswaarden en aan de uitgangspunten van deze regeling in het bijzonder. Dit betekent onder andere dat wij geen geschenken of uitnodigingen zullen verstrekken met als doel de ontvanger te bewegen iets te doen of na te laten. Zelfs de schijn van beïnvloeding vermijden wij. Univé Stad en Land is te allen tijde transparant over het aanbieden van geschenken en uitnodigingen. Twijfel je of de schenking of uitnodiging gepast is om namens Univé Stad en Land te verstrekken, vraag dan advies aan de Compliance Officer.

  

5. Naleving

Vanzelfsprekend heeft deze regeling pas betekenis als ze in de dagelijkse praktijk ook wordt nageleefd. Niet alleen door jezelf, maar door iedereen. Daarom is het belangrijk dat we elkaar aanspreken op onze verantwoordelijkheid en dat je eventuele overtredingen bij je leidinggevende meldt. Bij het niet werken of handelen volgens deze regeling kan het management passende maatregelen of sancties opleggen.

Vragenlijst

Wij willen jullie vragen om de bijgevoegde vragenlijst in te vullen. De resultaten worden bewaard bij HR en eventueel de Compliance Officer. 

Heb je een geschenk/uitnodiging ontvangen afgelopen jaar?

Welke waarde had het geschenk of uitnodiging?

Van wie heb je deze ontvangen?

Heb je hiervan melding gemaakt aan je leidinggevende?

Heb je het geschenk gehouden?

Ben je ingegaan op de uitnodiging?