Instructie vrijwilligers

Welkom bij de vrijwilligersinstructie van de Geldropse Avondvierdaagse.

Het bestuur van de Stichting Wandelavondvierdaagse Geldrop vindt het belangrijk om de vrijwilligers kort vóór het evenement te ontmoeten. Tot op heden vond er een vrijwilligersbijeenkomst plaats waar iedereen werd bijgepraat over het verloop van het aanstaande evenement.

Het doel van de bijeenkomst is: elkaar ontmoeten, een praatje maken (waar de eerste dag van het evenement vaak te weinig tijd voor is), materiaal uitreiken, vragen beantwoorden en mocht het nodig zijn: jou helpen bij het verkeersregelaarsexamen.

Dit jaar doen we het anders. We stellen de vrijwilligersbijeenkomst niet meer verplicht maar vragen je wel deze instructie geheel te doorlopen.

Wanneer je tijdens het evenement wordt aangesteld als verkeersregelaar, bent je daarnaast wel verplicht het digitale verkeersregelaarsexamen af te leggen. Hiervoor heb je een aparte e-mail ontvangen.

We organiseren nog wel een informele bijeenkomst. Deze vind plaats op woensdag 24 mei 2017, van 20:00 tot 22:00 uur in het Restaurant Heerenhuys 23.

Wij zijn blij een beroep te kunnen doen op zo'n grote groep vaste vrijwilligers. We hopen dat deze nieuwe manier van informeren u bevalt en horen achteraf graag uw reactie.

Alvast bedankt en succes !

Hoofdstuk 1: Kennismaking

Evenement

De stichting Wandel Avondvierdaagse Geldrop is opgericht in 1963 en organiseert jaarlijks de Geldropse Avondvierdaagse. Het evenement vindt plaats van dinsdag tot en met vrijdag in de eerste volle kalenderweek van de maand juni, welke start op zondag.

Dit jaar dus van dinsdag 6 juni t/m vrijdag 9 juni. De voornamelijk jeugdige wandelaars starten om 18:30 uur en zijn tegen 20:30 weer allemaal binnen. Er zijn verschillende wandelroutes.

Er is met u afgesproken op welke avonden u komt helpen. Afhankelijk van uw taak rekenen we op u tussen 18:00 en 20:30 uur. Na het evenement sluiten we graag samen de avond af op het terras bij één van de cafés aan het Horecaplein.

Organisatie

Het bestuur bestaat uit 8 personen. Zij werken 9 maanden per jaar aan de voorbereiding van het evenement.

Een korte introductie:

  • Mandy (34) is voorzitter en al 19 jaar actief;
  • Suzanne (27) is secretaris en al 11 jaar actief.
  • Ellen (51) is penningmeester en verantwoordelijk voor de inschrijvingen. Zij is al 9 jaar actief;
  • Jo (75) is één van de oprichters, nu algemeen bestuurslid en al 55 jaar actief;
  • Frans (58) is verantwoordelijk voor de routes en het materiaal en al 44 jaar actief;
  • Jac-Rice (39) is verantwoordelijk voor de sponsoren en al 27 jaar actief;
  • Robin (23) is verantwoordelijk voor de vrijwilligers en al 8 jaar actief;
  • Renée (35) is algemeen bestuurslid en 3 jaar actief.

 

Even oefenen of je de de volgende vier personen al (of nog) kent: 

  • 1
    Suzanne
  • 5
    Frans
  • 6
    Robin
  • 8
    Mandy

Hoofdstuk 2: Werkzaamheden

Werkzaamheden

Er zijn tal van activiteiten gedurende het evenement. De meeste vrijwilligers worden ingezet als verkeersregelaar.  Andere activiteiten zijn:

Routes uitzetten

Afbreken terrein

Opbouwen terrein

Fotograferen

Inschrijven deelnemers

Bewaken fietsenstalling

Controle post bemannen

Jureren


Omroepen

EHBO verlenen

Laatste m/v

Alle vrijwilligers zijn verzekerd via de wandelsportbond kWbn en via de vijwilligersverzekering van de gemeente Geldrop-Mierlo.

Tijdschema

De werkzaamheden starten om 18:00 uur. De vrijwilligers melden zich bij de coördinatie bij de tent op het parkeerterrein aan de Heuvel. Afhankelijk van de werkzaamheden waar je voor bent ingepland, ontvang je de laatste instructies. Specifiek voor de verkeersregelaars noemen we deze laatste instructies 'de post- en taakinstructie'.

Afhankelijk van waar je bent ingedeeld, ga je naar de locatie waar de werkzaamheden plaatsvinden. Om 18:30 uur starten we de lopers.

Als je kaar bent met de werkzaamheden kom je terug naar het parkeerterrein aan de Heuvel. Wanneer er nergens meer geholpen hoeft te worden, dan eindigt de dag. We vinden het belangrijk dat je je persoonlijk afmeld zodat we weten dat iedereen weer veilig terug is. Je krijgt 2 consumptiemunten en ontvangt de instructies voor de volgende dag.


Waar of onwaar

  • Ik meld me dagelijks bij de voorzitter
  • Ik kan zelf bepalen waar ik ga helpen
  • Als ik klaar ben ga ik rechtstreeks naar huis
  • Ik hoor aan het einde van de dag wat er de volgende dag van me verwacht wordt

Werkafspraken

  • Ik heb de werkafspraken begrepen

Om het evenement veilig en feestelijk te laten verlopen, gelden de volgende afspraken.

 

De organisatie

  1. deelt dagelijks de posten;
  2. zal aangeven wanneer hier van afgeweken wordt;
  3. zorgt voor het noodzakelijke materiaal.

 

De vrijwilliger

  1. handelt volgens de instructies;
  2. denkt aan (eigen) veiligheid;
  3. heeft ook eigen verantwoordelijkheid.

 

Roken, drinken, bellen of 'appen' tijdens uitvoering van de werkzaamheden is verboden.

Het nuttigen van alcoholhoudende drank is pas toegestaan ná uitvoering van de werkzaamheden.

Hoofdstuk 3: Start/finish lokatie

Podium

Het parkeerterrein aan de Heuvel is de thuisbasis van de Avondvierdaagse. Het is gedurende het evenement van 17:30 tot 21:30 uur gesloten voor verkeer. Er staat een groot podium, een tent van waaruit we vrijwilligers coördineren, een chalet waar deelnemers terecht kunnen voor vragen/inschrijvingen/controlestrookjes en afvalcontainers.

Opstelling van de deelnemers

Tussen 18:00 en 18:30 uur zullen de deelnemers zich verzamelen op het parkeerterrein aan de Heuvel. Voor alles scholen en groepen zijn er vakken waarin zij zich kunnen opstellen. De individuele lopers verzamelen onder de start/finish-vlag.

Het starten gebeurt door de omroeper. De individuele lopers worden het eerste gestart. Daarna de minder-validen. Vervolgens start de omroeper de groepen per afstand.  Eerst alle 10 km - groepen, daarna alle 7,5 km - groepen en tot slot alle 5 km - groepen. De volgorde wijzigt per avond.

De laatste avond lopen de groepen allemaal dezelfde afstand en starten zij als geheel: de 5 km - lopers voorop, dan de 7,5 km - lopers en achteraan de 10 km - lopers. 

De groepsvolgorde is vooraf bepaald omdat de volgorde van vertrek bepalend is voor de volgorde van binnenkomst en dat weer van belang is voor de opstelling rond het podium ten behoeve van de prijsuitreiking. 

Vluchtwegen

Het evenement telt zo'n 2.500 deelnemers. Op sommige avonden staan er wel 5.000 bezoekers op het parkeerterrein aan de Heuvel.

Mocht er iets gebeuren waardoor het parkeerterrein moet worden ontruimd, dan zal de organisatie daar via de geluidsinstallatie opdracht voor geven. We vragen op dat moment aan de aanwezige vrijwilligers om te helpen bij de ontruiming.

Kun jij de vluchtwegen aanwijzen?

Omroeper

De organisatie heeft een spreekstalmeester ingehuurd om het evenement aan elkaar te praten en de deelnemers te starten. Officiële, dringende mededelingen alsook de prijsuitreiking zal door het bestuur zelf worden gedaan.

Hoofdstuk 4: Routes

Wandelroutes

Op dinsdag-, woensdag en donderdagavond lopen we drie afstanden. Voor optimale inzet van de verkeersregelaars zijn dit altijd drie lussen achter elkaar van respectievelijk de 5, 7,5 en 10 km. 

Op vrijdagavond lopen we twee afstanden. De scholen en groepen lopen dan de korte route. De individuele lopers kiezen afhankelijk van hun inschrijving de korte of de lange route.

We proberen ieder jaar weer wat aan de routes te veranderen. Omdat we in het centrum van Geldrop starten kunnen we veel richtingen op. Het is echter lastig om voor de kortere routes altijd de natuur op te zoeken. Het voordeel is wel dat deze korte routes (5 km) rolstoelvriendelijk zijn.

Bij het maken van de routes houden we rekening met de veiligheid van de deelnemers. De verkeersregelaars hebben een belangrijke rol bij het veilig verloop van het evenement op de route.

Ook is het traditie dat we een aantal sponsoren bezoeken tijdens de wandeltocht. Het Strabrechtcollege, de Sluisstraat, de Korte Kerkstraat en de Coevering zitten er meestal wel in.

De routes worden uitgereikt bij de start en aangegeven met gekleurde pijlen en stoepkrijt. De betekenis van de kleuren is als volgt:

  • 5 km: groen
  • 7,5 km: blauw
  • 10 km: oranje

We publiceren de routes iedere dag om 10:00 uur op onze website. Onze verkeersregelaars ontvangen de routes al eerder. We vragen je deze routes niet te verspreiden.

Maak de zin af

Er wordt op  avonden gewandeld. De  route is rolstoelvriendelijk en wordt aangeduid met  pijlen. 

Dinsdag

Richting

  • Braakhuizen-Zuid
  • Oranjeveld


Werkelijke afstanden

  • 5 km = 4,8 km
  • 7,5 km = 7,6 km
  • 10 km = 9,9 km


Bijzonderheden

  • door het Strabrechtcollege
  • traktatie in de Sluisstraat

Woensdag

Richting

  • Centrum
  • Akert
  • Coevering
  • Oranjeveld


Werkelijke afstanden

  • 5 km = 4,7 km
  • 7,5 km = 7,4 km
  • 10 km = 10,4 km


Bijzonderheden

  • door de brandweerkazerne
  • traktatie in winkelcentrum De Coevering

Donderdag

Richting

  • Skandia
  • Kievit
  • Spaarpot


Werkelijke afstanden

  • 5 km = 5,0 km
  • 7,5 km = 7,6 km
  • 10 km = 10,2 km


Bijzonderheden

  • traktatie door ondernemersvereniging Geldrop Centrum

Vrijdag

Richting

  • Zesgehuchten
  • Centrum
  • Hooge Akker


Werkelijke afstanden

  • Korte route = 4,9 km
  • Lange route = 7,6 km


Bijzonderheden

  • traktatie bij start door Nettorama
  • defilé in de Stationsstraat (Via Gladiola)

Hoofdstuk 5: Coördinatie van vrijwilligers

Centrale coördinatie

De coördinatie van de vrijwilligers vindt plaats door Robin van der Horst. Robin wordt geholpen door Renée van Helvoort.

De vrijwilligers hebben met hen contact over de start en het einde van de werkzaamheden, tussentijdse vragen, suggesties, opmerkingen over het verloop. De coördinator zorgt eveneens voor een finale versie van de post- en taakinstructies voor de verkeersregelaars. Ook beheert hij de materialen.

Één van beiden is altijd bereikbaar via de Avondvierdaagse-telefoon: 06-38035409. Gesprekken worden bewust kort gehouden om de telefoon bereikbaar te houden.

Het telefoonnummer is veranderd ten opzichte van vorig jaar.
Heb je het telefoonnummer al opgeschreven? 
Geen zorgen, het nummer staat ook op alle routes vermeld.

Materialen

De verkeersregelaars en controleposten ontvangen uiterlijk een week vóór het evenement een tas met daarin de benodigde materialen.

Verkeersregelaars

  • Tas (deze willen we terug)
  • Verkeersregelaarshesje (deze willen we terug)
  • Notitieblokje
  • Potlood of pen
  • Poncho
  • Routes voor vier avonden
  • Originele post- en taakinstructie
  • Juryformulier
  • Vuilniszak
  • Polsbandje 2017


Controleposten

  • Tas (moet terug)
  • Controle post hesje (deze willen we terug)
  • Controle post stempel (deze willen we terug)
  • Beach flag (deze willen we terug)
  • Notitieblokje
  • Potlood of pen
  • Poncho
  • Routes voor vier avonden
  • Originele post- en taakinstructie
  • Juryformulier
  • Vuilniszak
  • Polsbandje 2017

De "laatste man" fietst achter de 10 km-route aan, haalt de pijlen weer op, en geeft de verkeersregelaars aan dat er geen deelnemers meer volgen. Hij of zij draagt een groen hesje.

Herken je deze materialen?

Sleep de teksten naar de afbeeldingen.
  • Stempels voor controleposten
  • Beachflag voor controleposten
  • Verkeersregelaarshesje
  • Hesje laatste man/vrouw

Consumptiebonnen

Iedere vrijwilliger krijgt aan het einde van de avond twee consumptiemunten van de coördinator. Deze kunnen worden besteed bij de volgende horeca-ondernemingen op het Horecaplein.

  • Heerenhuys 23
  • Brasserie Ringo's
  • Grandcafé Taste
  • Dorpscafé In de Gammele Geit


We hebben met de ondernemers afgesproken dat zij schenken in de normale glazen. 

  • Bier, fris, koffie, thee = 1 munt
  • Wijn, mix en speciale bieren = 2 munten

Hoofdstuk 6: Jureren

Jureren

Op de laatste dag van het evenement vindt de prijsuitreiking plaats. Er is ieder jaar een speciale prijs gerelateerd aan het thema van de laatste dag (bijvoorbeeld: Olympische Spelen, WK, EK). Het thema voor 2017 is "Feest".

Op dinsdag, woensdag en donderdag betrekken we de vrijwilligers bij het jureren. Op vrijdag beoordeelt het bestuur de scholen/groepen op het thema. 

Alle vrijwilligers krijgen één juryformulier. Daarop staan de namen van de scholen/groepen onder elkaar. In de kolommen staan de beoordelingscriteria: Eenheid, Originaliteit en Milieubewust. De jury-instructie staat op het formulier. 

Een toelichting op de criteria:

  • Eenheid = samen starten en finishen, als groep bij elkaar blijven en verkeersveiligheid
  • Originaliteit = zingen, spandoeken, kleding, thema
  • Milieubewust = afval inzamelen, op de paden blijven

We vragen alle vrijwilligers te jureren maar dat is niet verplicht. Het allerbelangrijkste vinden we de veiligheid van de deelnemers én het evenement. We adviseren dan ook om op een rustig moment, of aan het einde van de avond tijdens het nuttigen van een drankje, terug te denken aan de scholen/groepen en het juryformulier in te vullen.

De juryformulieren moeten in ieder geval op donderdagavond weer worden ingeleverd. De organisatie zal ze optellen en een voorlopige ranking maken.

Waar of onwaar

  • Veiligheid gaat boven het jureren
  • Jureren is verplicht