Imagen & Protocolo Corporativo

Es un taller enfocado a conocer la importancia de la imagen y del protocolo empresarial, con la finalidad de poder proyectar una imagen ejecutiva exitosa, así como conocer los principios del trato y las relaciones sociales en los negocios. 

Protocolo Corporativo

Contenido

Protocolo empresarial:

Principios Básicos

Manual protocolo interno de la empresa

Organización de actos empresariales

Protocolo Empresarial

Es el conjunto de reglas sociales, culturales o legales que rigen las actividades de una organización.

Aquel que hace referencia a las pautas, costumbres y procedimientos que se dan en las empresas; con sus trabajadores, proveedores y demás involucrados. 

Sirve también para fortalecer la proyección y la identidad de la misma empresa. 

Es importante la creación de un Manual de Protocolo, donde se exponga cómo comportarse, la vestimenta a utilizar, las pautas de cortesía, los canales de comunicación permitidos y todas las cuestiones que faciliten el funcionamiento diario de la organización. 

Principios Básicos

1. Información

Es conveniente informarse sobre las costumbres y reglas internas de las empresas antes de interactuar con sus integrantes. Brinda una buena base sobre lo que se puede y no se puede decir, de los temas de conversación, de los gestos y ademanes que podemos y no podemos hacer, de la forma de saludar, de la forma de no ofender a sus ritos y tradiciones, de la forma de agasajar, y en general de la forma de comportarnos sin causar ningún conflicto.

2. Presencia

La primera impresión es fundamental, por lo tanto tener una presencia agradable es importante. 

Debemos tener en cuenta, que la presencia no es solamente vestir bien, sino saber comportarnos en cuanto a los gestos y las buenas maneras. 

Debemos saber saludar, conversar, sonreír, todo ello con gran naturalidad, y sin forzar nuestros modales. 

Seamos sencillos, educados y naturales.

3. Categorías

Debemos conocer bien las distintas categorías sociales, políticas y económicas de la organización. 

En muchas empresas es de suma importancia el respeto a las personas según su jerarquía, es una parte esencial de su identidad. 

Debemos ser capaces de establecer una correcta comunicación con nuestros interlocutores, ya sea verbal o escrita, para ello necesitamos conocer la realidad de sus "categorías".

4. Limitaciones

Debemos conocer bien nuestras limitaciones, y saber aprovechar nuestros puntos fuertes. 

Hay que tratar de convencer y nunca de imponer, tratar de persuadir haciéndoles ver que los fundamentos lógicos de los temas. 

5. Seguridad

Detalle muy pocas veces atendido por ciertos directivos y ejecutivos de empresas.

Muchas ocasiones los robos no siempre son de planos, herramientas u otras, se "roban" ideas expresadas en una simple reunión de negocios

Como responsables de la organización de los eventos, debemos tener cuidado con las documentos, propuestas y otra documentación sensible.

6. Respeto

Esto nos permite lograr muchas cosas a la vez: 

Dan un buen lugar en el ranking nuestra empresa.

Otorgar buen lugar al equipo o departamento al que representamos.

Y lo más importante, nos dejaremos en buen lugar a nosotros mismos, siendo personas bien educadas, elegantes, que saben comportarse. 

Ante cualquier tipo de situación hay que saber "mantener el tipo" y la compostura

Manual de Protocolo Interno

Características de un buen manual de protocolo

1. Conciso: Para que un Manual de Protocolo sea eficaz debe de ser conciso, un instrumento que nos facilite y agilice cualquier trámite organizativo  y se convierta en un manual de consulta para cada ocasión que se presente.

2. Sencillo y sobrio: Nada demasiado complicado, que aleje del objetivo, debe de estar ajustado a la realidad de la empresa u organización. 

3. Directo: Planteamiento preciso, que se adapte lo más posible a cada una de las circunstancias, con directrices claras y directas.

4. Realista y Dinámico: Abordar y adoptar decisiones sobre cómo hacer las cosas, pero sin olvidarnos que debe ser de utilidad para los objetivos. 

Debe ser realista , acorde a la dimensión y características de la empresa; adaptable a las necesidades corporativas.

5. Identidad: 

Tener el estilo propio de la empresa, que refleje la cultura y personalidad; comprenderá hechos como la forma de atender el teléfono hasta cómo recibir a una delegación extranjera. 

Se tratará de evitar ante las diversas circunstancias que se presenten la improvisación, teniendo claras las directrices, así como transmitir los valores sociales que la organización pretenda resaltar.

Debe contener:

  • Simbología empresarial: las banderas y logotipos.
  • Actos internos: Desde una Junta General de Accionistas hasta un homenaje por jubilación.
  • Responsables: quién los organiza, quién los preside,  asistentes, jerarquía, lugar, disponibilidad de medios electrónicos, etc.
  • Actos externos: Aquéllos a los que asistan personas ajenas a la empresa.

6. Comunicación:

Es necesario que cada persona que se incorpore a la empresa, deberá conocer el Manual, de esta manera evitaremos disgustos e incongruencias.

El Manual debe poseer el estilo corporativo, ser dinámico y eficaz. 


Comunicación

Es vital que el Manual de Protocolo Interno sea de conocimiento general, con especial énfasis en el personal a cargo de la realización, coordinación y ejecución de actividades empresariales. 

Organización de Eventos Empresariales

Uno de los aspectos con mayor importancia para proyectar una correcta imagen empresarial son los eventos empresariales.

Éstos permiten poner en práctica, la cultura organizacional y la cultura que cada persona o trabajador posee.

Recordemos el refrán: Te reciben según te presentas y te despiden según te comportas.

Para la correcta ejecución de un evento corporativo podemos tomar en consideración los siguientes aspectos:

  • Establecimiento de una temática: cada evento se desarrollo en base a una temática y un objetivo, según éste será la organización, los invitados, la comunicación del mismo. La definición de ésta permite que la organización sea mejor controlada, determinando el rumbo a seguir. 
  • Selección de la ubicación: para ello se debe tomar en consideración la cantidad de asistentes y las actividades a desarrollar. Es recomendable visitar el lugar para observar los detalles de iluminación, servicios sanitarios, áreas de parqueo, con unos días de anticipación, conocer la flexibilidad de las instalaciones y las ayudas audiovisuales. 
  • Agenda: establecer una agenda atractiva influye de manera directa en el porcentaje de asistencia, debe ser clara, atractiva, contener la información básica y no abrumar a los participantes con ella. 
  • Invitados: resulta funcional elaborar listas de los invitados, de preferencia días antes del evento, esto permite modificar los asistentes y controlar de mejor manera el presupuesto y los requerimientos especiales. 
  • Comunicación: es vital realizar la campaña de comunicación organizada, atractiva y que despierte el interés por el evento, un buen plan de marketing para nuestros eventos determinará el éxito o fracaso de los mismos.
  • Equipo de trabajo: es indispensable contar con un equipo de trabajo especializado en cada una de las ramas necesarias, determinar las atribuciones de cada uno de ellos e incluirlos en la planificación del evento. 
  • Montaje: para evitar contratiempos es indispensable iniciar el montaje con por lo menos 5 horas de anticipación al evento, con a finalidad de disminuir los contratiempos y solucionas oportunamente los que puedan surgir.

Comprobación

Seleccione la imagen que mejor represente qué es protocolo

Taller

Complete la frase:

  • Protocolo
    Reglas culturales, sociales o legales que determinan el comportamiento de un grupo.
  • Características de un Manual de Protocolo Interno
    Directo, conciso, sencillo y directo
  • Pasos para planificar un evento
    Determinar temática, invitados, ubicación y agenda