CONSTITUTION D'UN DOSSIER & UTILISATION DE LA GED (EVERSUITE)

Permettre à des agents du Guichet Unique d’effectuer des traitements dématérialisés et transverses, en renfort de la Cellule du Numérique.

Durée : 5 heures

Observation : 2 demies journées (traitement documentaire/traitement métier)

Suivi de formation : une semaine + Bilan

TRAITEMENT DOCUMENTAIRE Le traitement documentaire est l’ensemble des actions permettant la constitution d’un dossier, la recherche de documents, la consultation des derniers traitements. Ces traitements sont réalisés à partir d'EverSuite.

Introduction

  • Présentation de la Cellule du Numérique
    • Mission
      • Dématérialisation des flux entrants et sortants
        • Définition

La dématérialisation des documents désigne le remplacement du support papier par un fichier électronique.

La dématérialisation peut concerner les « flux sortants », c’est-à-dire les documents destinés à être envoyés aux assurés.

Elle peut également concerner les « documents entrants » c’est-à-dire les documents reçus tels que des factures de fournisseurs, des courriers des assurés etc ….

  • Chaîne des traitements 

La Cellule du Numérique traite les documents de leur entrée à la Caisse jusqu’à leur intégration dans le SI.

  • Archivage

Parmi les activités de la Cellule du Numérique figure l’archivage des documents papier et l’archivage numérique qui constitue un projet à venir (SAE).

En l’absence de réglementation quant à la valeur probante de l’image, l’archivage physique demeure obligatoire.

Un protocole est en cours entre la Cellule du Numérique et l’Agence comptable s’agissant de l’archivage des pièces justificatives (RIB, état civil).

  • Organisation
    • Horaires/ règles internes

Les agents de la Cellule sont soumis à la réglementation relative aux horaires aménagés.

  • S’agissant d’un espace collectif de travail, le comportement, la tenue et l’hygiène doivent être corrects.
  • Le travail doit être réalisé dans le calme et la convivialité.
  • Les plans de travail doivent être rangés lorsqu’ils ne sont pas utilisés.
  • Toute nourriture ou boisson est formellement interdite.
  • Les colis, enveloppes et documents physiques doivent être manipulés avec précaution, sans les plier, les déchirer ou les altérer de quelque façon.

En cas d’incident, prévenir immédiatement le responsable

  • Toute sortie de document doit être signalée au responsable du service. En son absence, la sortie n’est pas autorisée sans autorisation écrite.
    • Accès aux locaux

Le coût des matériels de numérisation et la confidentialité des documents justifient un accès limité à la Cellule.

Seuls les agents de la Cellule, la Direction, l’Agent Comptable et le responsable MPIont reçu un badge et peuvent accéder au local.

Un registre des entrées situé à l’entrée de la Cellule doit être visé pour toute personne autre que celles énumérées ci-dessus.

  • Planning et réunion hebdomadaire

Un planning hebdomadaire est diffusé tous les vendredis (plus un affichage) à l’ensemble des agents de la Cellule pour organiser la répartition des activités de la semaine suivante.

Une réunion se tient également chaque vendredi afin de partager l’information, faire un bilan de la semaine et évoquer les difficultés rencontrées.

  • Présentation des différentes activités
    • Différentes étapes en amont :
      • Collecte

La collecte est effectuéepar un agent de la Cellule du Numérique au service du Fonctionnement Courant (9h45 et 13h) et au Guichet Unique (7h30).

  • Préparation

Cette activité consiste à trier les documents entrants par processus (en prévision de l’archivage physique) et les préparer à la numérisation (enlever les agrafes et autres attaches et placer les séparateurs).

  • Numérisation

La numérisation passe par l’utilisation d’un scanner et se termine avec la génération d’une fiche de lot, cette dernière permettant le classement et la recherche des documents archivés.

  • Vidéo typage

Le vidéo typage est la reconnaissance d’un document numérisé.

Ce traitement consiste à s’assurer que tous les documents numérisés sont « nommés » conformément au type de document reçu, automatiquement ou par intervention humaine. 

Exemple : une demande de changement de coordonnées bancaires peut être typée comme étant une demande manuscrite ou un formulaire de changement de coordonnées bancaires selon le document reçu.

  • Vidéo codage

Ce traitement consiste à contrôler, corriger ou compléter la lecture automatique des informations extraites à partir du document papier du document numérisé.

  • Traitement documentaire

Voir ci- dessous en détail

  • Traitement métier

Voir ci- dessous en détail

  • Différentes applications :
    • Kofax

La suite KOFAX propose des outils qui peuvent gérer l’ensemble du processus de numérisation avant intégration dans la Gestion documentaire :

Nom

Description

Public

KOFAX Capture

Outil de numérisation de documents

La cellule du numérique

Batch Manager

Monitoring du statut des lots

Superviseur de la cellule du numérique

Quality Control

Outil de management des documents rejetés

Superviseur de la cellule du numérique

KTM

Vidéo typage et Vidéo codage

La cellule du numérique

KOFAX Analytics

Outil de reporting

Superviseur de la cellule du numérique

 

  • EverSuite

EVERSUITE est une application de gestion documentaire.

Cet outil correspond à l’actuelle « GED » de la CAFAT. EVERSUITE est directement interfacé avec KOFAX, donc les documents traités dans la suite KOFAX sont automatiquement intégrés dans EVERSUITE.

Fonctions de l’application :

Fonction

Description

Public

Recherche

Equivalent de l’actuelle GED

L’ensemble des agents de la CAFAT

Supervision

Reporting d’activité

Superviseur de la cellule du numérique

Fil d’actualité

Liste des documents dont le traitement métier (BONITA) s’est terminé dans les 7 derniers jours.

L’ensemble des agents de la CAFAT

Bannette

Traitement des dossiers

La cellule du numérique

Quand ils sont validés (automatiquement ou manuellement) les dossiers constitués sont envoyés à « BONITA » pour leur traitement métier.

  • Bonita

BONITA est l’application utilisée pour le traitement métier des dossiers soumis. Cet outil consiste principalement en la validation (via un circuit de validation déterminé) des documents transmis par EVERSUITE.

 

Si les informations soumises sont validées, elles sont intégrées dans le SI via des services MERLIN.

Fonction

Description

Public

Validation et mise à jour

Validation et mise à jour des informations d’un dossier

Gestionnaire de la cellule du numérique

Validation avant intégration

Validation finale des dossiers avant intégration dans le SI

L’agence comptable

  • Définition du processus

Le processus est un ensemble d’activités qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie (cf « mon petit lexique »)

Exemple : le processus « changement de coordonnées bancaires » ou « RIB » regroupe toutes les opérations qui vont de la réception du document entrant vers son intégration dans le SI

  • Palier 1, lot 1 : trois processus 

Le périmètre du palier 1 lot 1 comprend la dématérialisation des trois processus suivants :

  • Changement de coordonnées bancaires
  • Changement d’adresse (assurés)
  • Etat civil

Accéder à EVERSUITE

Recherche simple

Cliquer sur l’icône de recherche (1) dans la barre de menu :

La recherche s’ouvre par défaut sur la recherche simple. Saisir le ou les termes à rechercher dans le champ de recherche (1) et cliquer sur le bouton « Rechercher » (2) :

Dans la liste des résultats affichés (1), cliquer sur la ligne (2) pour afficher le détail d’un des enregistrements situé dans la zone de détail (3)

Parmi les résultats, un clique sur la colonne « pièce jointe » (1) ouvrira le document, un clique sur la ligne ouvrira le détail du document

Recherche par l'exemple

Cliquer sur l’icône de recherche (1) dans la barre de menu

Cliquer sur l’icône de « Recherche par l’exemple » dans le sous menu de recherche (1)

Saisir les critères de recherche souhaités dans les différents champs de recherche (1)

Pour rechercher par « Numéro d’assuré » (1) ou par « Numéro de compte cotisant »(2), cliquer sur l’option de recherche correspondante (3) pour ouvrir une nouvelle fenêtre de recherche

Saisir le nom ou le numéro d’assuré recherché (1), les enregistrements correspondants s’affichent dans la zone de résultat (2). Cliquer sur la ligne désirée pour valider votre choix (3)

Présentation de la bannette

Par défaut, l’application s’ouvre sur la bannette, toutefois elle est accessible via l’icône « bannette » (1) dans la barre de menu

Cliquer sur la colonne « Statut de la tâche » (1) pour lire le contenu d’une tâche

Le contenu de la tâche s’affiche dans une fenêtre (1) contenant le détail de la tâche (2) et les documents concernés (3) (voir point 6.3.2 pour une description des informations présentes)

Listes des éléments présents dans le détail d’une tâche :

Demande (1)  : Description de la demande avec l’assuré concerné, le nom du processus, les motifs de rejet.

Extraction (2) : Ensemble des informations extraites lors du vidéo codage.

Métier (3) : Données métier avec notamment : le type de document, la date de réception CAFAT, le canal de réception (courrier ou mail) …

Supervision (4) : Données de supervision (traçabilité) avec notamment : la date de numérisation, le nom de l’agent qui a numérisé, le nom de l’agent qui a vidéo typé ou vidéo codé…

Système (5) : Données techniques

Filtrer les informations de la bannette

Cliquer sur le drapeau (1) pour filtrer par priorité et/ou sélectionner un statut dans la liste des statuts (2) pour filtrer par statut. Le résultat des filtres s’affiche dans la zone de résultat (3) (il n'est pas nécessaire de valider sa sélection)

Cliquer sur l’icône « Filtre » (1) pour afficher des filtres supplémentaires (2)

Cliquer sur l’icône d’ajout de filtre (1) pour ajouter d’autres filtres (2)

Cliquer sur l’icône de suppression (1) pour supprimer un filtre