Un avant-goût de ce qui vous attend?

Un avant goût de ce qui vous attends concernant les principaux changements de processus impliqués lors de l’introduction d’UniField dans votre mission. Ce module traite des changements généraux, liés à l’approvisionnement et à la gestion financière.

Public

Vous êtes inscrit à ce cours parce que vous avez utilisé les anciennes applications de gestion de l’approvisionnement ou financière, et que vous utiliserez UniField à l’avenir.

Objectif

À l’issue de ce module, vous saurez décrire, en vos propres termes, les changements constatés lors du passage à UniField.

Durée

Ce cours prend entre 20 et 30 minutes. Amusez-vous bien !

UniField : changements généraux

Introduction

L’utilisation du nouveau progiciel de gestion intégré (PGI) UniField pour l’approvisionnement et la gestion financière influera sur votre travail quotidien. Pour commencer, il vous faudra un certain temps pour vous familiariser avec celui-ci. Nous ferons de notre mieux pour vous aider à devenir un utilisateur d’UniField sûr de lui. Dans cette application, vous constaterez certains avantages importants d’UniField par rapport aux autres applications que vous avez utilisé auparavant, telles que BooX et Log7. Dans ce module, nous traitons des changements les plus marquants.

Les pages suivantes traitent de chacun d’eux..

Échange de données sur un même site

Différents utilisateurs travaillant sur le même site peuvent partager des informations, même en l’absence de connexion Internet.

Leurs ordinateurs étant interconnectés via un réseau local (qui ne nécessite pas d’accès Internet, mais uniquement des câbles entre les ordinateurs), ils peuvent utiliser instantanément les informations introduites dans le système par d’autres utilisateurs du même site.

En outre, les utilisateurs peuvent travailler simultanément sur le système et voir les modifications apportées par d’autres.

 

Concrètement, quelles en sont les implications 

"Imaginez que la facture d’origine d’un achat effectué par l’équipe en charge de l’approvisionnement a été approuvée et payée par l’Assistant Finance du site ". Dès que le comptable enregistre le paiement dans UniField, l’écriture correspondante est mise à jour dans la fiche de la commande d’achat, indiquant la somme réglée ; cette information est consultable dans le journal des approvisionnements (Supply Log) de votre projet.

Intégration de la gestion financière et de l’approvisionnement

L’intégration complète des informations de gestion financière et de l’approvisionnement est une fonctionnalité importante d’UniField.

La chaine de valeur complète de l’approvisionnement et de la gestion financière, qui couvre la demande d’informations, les achats, la réception des marchandises, le paiement et la distribution, est désormais intégrée pour plus d’efficacité, de cohérence et de fiabilité dans les opérations. L’intégration réduit le nombre de contrôles manuels des données et le risque d’erreur de communication entre les services.

Concrètement, quelles en sont les implications pour vous ? Une meilleure communication entre les services d’approvisionnement et de gestion financière ! Les produits et les fournisseurs seront créés par le département d’approvisionnement en collaboration avec le département de gestion financière, afin que toutes les affectations soient exactes (code comptable, destination, taxation). Ces éléments sont essentiels pour la création de commandes d’achat, lesquels constituent des engagements budgétaires. En outre, à la réception des produits, ils produisent des factures fournisseurs dans le système pour le paiement.

Traçabilité et obligation de rendre des comptes

L’obligation de rendre des comptes peut être définie différemment pour les départements d’approvisionnement et de gestion financière. Toutefois, pour tous les deux, UniField associe l’enregistrement des actions à différents emplacements du système et par des utilisateurs multiples. Dans le système, les références renvoient également à des documents physiques, facilitant la traçabilité pour mieux rendre des comptes.

Concrètement, quelles en sont les implications pour vous ? Par exemple, vous pouvez enregistrer toutes les opérations, de « auteur d’une demande » à « agent ayant réceptionné les marchandises », « qui a effectué le paiement » et « comment le paiement a été effectué ».

De même, un numéro de lot, une date d’expiration et un code adéquat sont désormais obligatoires dans UniField, afin que les utilisateurs puissent suivre les produits, de l’identification des besoins à la consommation.

Synchronisation entre sites

UniField permet le partage d’informations entre les utilisateurs travaillant sur des sites différents ou des projets différents.

La connexion Internet n’étant pas toujours fiable, UniField permet de travailler dans l’application hors ligne, la synchronisation étant effectuée dès que la connexion le permet. Par la suite, la coordination recevra les informations transmises par les différents projets, et le cas échéant, pourra apporter des modifications qui seront ensuite resynchronisées vers les projets sur le terrain.

L’application indique toujours l’heure de la dernière synchronisation.

Concrètement, quelles en sont les implications ?Imaginons que votre responsable de l’approvisionnement dans la capitale ait créé cinq nouveaux produits locaux, avec le code comptable fourni par le responsable financier. Après synchronisation par le site de coordination, ces articles sont disponibles dans le catalogue des produits et peuvent être commandés par les sites de projets.

Procédure automatique

Les documents peuvent être générés automatiquement par le système. Ils sont déclenchés par les tâches de plusieurs utilisateurs (vérification, validation, etc.). UniField relie les différents flux de processus (par exemple, demande, sourcing, achats, paiement) et de données dans les départements de gestion financière et d’approvisionnement.

Concrètement, quelles en sont les implications? Exemple de procédure automatique : lorsque vous confirmez une commande d’achat, le système crée automatiquement un bon d’engagement (Commitment Voucher, document financier) et un enregistrement de livraison entrante (document d’approvisionnement) à traiter.

Autre exemple : vous configurez le système afin d’analyser votre consommation de certains produits, et vous lui demandez de générer une commande d’achat à partir de ces données et de cet état du stock. Pour l’essentiel, cette opération revient à collecter des informations disséminées dans le système afin d’obtenir un résultat.

Changements concernant l’approvisionnement

Introduction

Concernant l’approvisionnement, six modifications majeures sont à retenir.

 

  1. Échange automatique de données provenant de sites multiples
  2. Visibilité complète sur la chaine logistique
  3. Procédure automatique
  4. Intégration de l’approvisionnement et de la gestion financière
  5. Intégration des utilisateurs finaux
  6. Gestion complète des stocks

 

 

Les pages suivantes traitent de chacune de ces modifications.

 

1er Changement concernant l’approvisionnement : Échange automatique de données provenant de sites multiples

  • Commande d’achat envoyée des Projets à Coordination
  • Les informations concernant l’état des commandes et les modifications apportées sont communiquées automatiquement

UniField permet même le partage d’informations entre les utilisateurs travaillant sur des sites différents ou sur des projets différents. La connexion Internet n’étant pas toujours fiable, UniField permet de travailler dans l’application hors ligne, la synchronisation étant effectuée dès que la connexion le permet. Ainsi, les modifications effectuées au niveau de la coordination, par exemple, sont synchronisées avec les projets sur le terrain et inversement. L’application indique toujours le moment où la dernière synchronisation a été effectuée.

Concrètement, quelles en sont les implications ?Le LogAdmin d’un projet saisit une commande d’achat dans UniField. Cette commande d’achat est vue automatiquement par le responsable des journaux d’approvisionnement (Log Supply) dans la capitale. Toute modification apportée par celui-ci à la commande d’achat, par exemple concernant les produits, la quantité ou l’ajout d’une nouvelle gamme de produits, sera affichée automatiquement dans le projet pour le LogAdmin.

 

2e Changement concernant l’approvisionnement : Visibilité complète sur la chaine logistique

 

  • Visibilité sur les commandes d’achat, les confirmations et les modifications, les décisions de sourcing, la réception, l’expédition et le transport, la facturation et le paiement.

Toute la chaine logistique, de la demande au point de distribution des marchandises à l’utilisateur final, peut être consultée et suivie facilement.

Les utilisateurs peuvent ainsi suivre les commandes passées, ainsi que les confirmations et les modifications qui leur sont apportées ultérieurement. La méthode d’approvisionnement et le moment où les articles commandés sont réceptionnés à l’entrepôt sont indiqués.

L’interaction entre l’approvisionnement de la capitale et l’approvisionnement des projets, permise par la combinaison de la synchronisation et de l’utilisation mutualisée constitue une amélioration importante. Le département d’approvisionnement des projets pourra coordonner le suivi de toute la chaine logistique de ses commandes.

Concrètement, quelles en sont les implications ? L’équipe médicale du projet attend la livraison d’une commande particulière. Le LogAdmin reçoit quotidiennement des demandes de renseignements à ce sujet. Auparavant sans autre possibilité de connaitre l’état d’une commande sans consulter la capitale, il peut aujourd’hui répondre beaucoup plus rapidement en effectuant la recherche lui-même.

3e Changement concernant l’approvisionnement : Procédure automatique de certaines fonctionnalités

  • UniField permet de préconfigurer les processus fréquents et de générer les documents requis.

En associant les informations enregistrées dans le système, UniField facilite différentes étapes. Par exemple, il est possible de préconfigurer les processus fréquents, les documents vont être créés automatiquement par le système pour approbation et validation .

Concrètement, quelles en sont les implications. Les commandes d’achat récurrentes où figurent les mêmes articles peuvent être préconfigurées, ce qui permet de générer les documents correspondants automatiquement selon les besoins. Les bon de commandes d'achat générés automatiquement en fonction des règles de réapprovisionnement fixées, en sont un autre exemple.

4e Changement concernant l’approvisionnement : Intégration de l’approvisionnement et de la gestion financière

  • Les chaines de valeur de l’approvisionnement et de la gestion financière, de la demande à l’achat, à la réception, au paiement et à la distribution, sont captées dans UniField

Les factures fournisseurs sont générées automatiquement dès réception d’une livraison entrante à l’entrepôt, le département financier étant alors notifié en vue de payer le fournisseur

Aux produits ajoutés au système et devant être utilisés par le département d’approvisionnement correspond également un code comptable ; le centre de coûts et la destination sont alors ajoutés en vue d’être associés au budget financier.

Dans UniField, les fonctions de gestion financière et d’approvisionnement seront intégrées dans un certain nombre de domaines :

  • Dans UniField, les commandes d’achat peuvent être contrôlées par rapport au budget à la fois par les départements de gestion financière et d’approvisionnement.
  • Les acomptes sont payés par le service financier pour les commandes associées aux commandes d’achat créées par le service logistique dans UniField.
  • Un bon d’engagement est créé automatiquement lorsqu’une commande d’achat est confirmée. Ce bon représente un engagement à payer ; il apparait dans le budget une fois validé par le personnel du service financier.
  • Le paiement des achats créés par le département logistique seront associés à la facture fournisseur créée dans UniField.
  • Les factures fournisseurs peuvent être remboursées, modifiées ou annulées selon les informations reçues du personnel du département d’approvisionnement.

5e Changement concernant l’approvisionnement : Intégration des utilisateurs finaux

  • Utilisateurs finaux saisissant des demandes dans UniField
  • Suivi de l’approvisionnement jusqu’à réception puis gestion des stocks et de la consommation

Les utilisateurs qui remplissent les formulaires de demande imprimés ont désormais la possibilité de remplir des formulaires électroniques dans UniField.

Disposant d’une version numérique des demandes internes, les utilisateurs peuvent ainsi trouver facilement les codes de produits des articles recherchés dans UniField. Ils peuvent également suivre et gérer les informations concernant leurs commandes.

UniField permet également de reconfigurer des listes à utiliser dans le cas de demandes récurrentes régulières. Les listes hebdomadaires de demande de fournitures médicales en sont un bon exemple.

Concrètement, quelles en sont les implications ? Il est possible d’importer une liste hebdomadaire de demande de fournitures médicales dans UniField. Les pharmaciens peuvent alors se connecter au système puis sélectionner cette liste afin de créer la demande correspondante.

Une fois approuvée par le responsable et vérifiée par le Supply Log, le département d’approvisionnement se charge de la traiter.

Le pharmacien peut alors consulter l’avancement du traitement de sa commande jusqu’à sa livraison à l’entrepôt.

 

6e Changement concernant l’approvisionnement : Gestion complète des stocks

6e Changement concernant l’approvisionnement : Gestion complète des stocks

  • Réapprovisionnement
  • Consommation
  • Prévision
  • Quarantaines, réclamations, gestion des kits
  • Date d’expiration et gestion des lots

UniField offre des solutions étendues pour la gestion des entrepôts. Selon votre mission, vous verrez toutes ces solutions mises en œuvre d’emblée ou progressivement. Les outils fournis sont les suivants :

  • Outil de réapprovisionnement : Évite les pénuries de stock et permet au système de préparer les commandes d’achat (avec le statut d’ébauche) lorsque vient le moment de recommander des produits. Couplé à la création automatique des commandes d’achat, il peut calculer et créer des commandes de réapprovisionnement, utilisant le même algorithme de calcul qu’une TSR, par exemple, lorsque le stock atteint un seuil prédéterminé. Il évite ainsi les ruptures.
  • Outil de gestion de la consommation : Cet outil de gestion des stocks permet d’incorporer des rapports sur la consommation de fournitures médicales, les mouvements de stock internes et les livraisons, permettant ainsi de le tenir à jour automatiquement.
  • Outil de prévision : facilite la prévision de la consommation future du stock, afin d’informer les services de planification des commandes et de réapprovisionnement. Les rapports sur l’utilisation réelle et estimée permettent à l’utilisateur de créer des réserves suffisantes de produits essentiels. Gestion des quarantaines, des réclamations, des rebuts, des produits renvoyés, perdus, échantillons et remplacés.
  • Outil de gestion des kits : permet de créer des kits sur mesure et de les défaire pour stocker les composants séparément.
  • Outil de rappel de lots : suivi des emplacements et des quantités de produits en cas de rappel.

Concrètement, quelles en sont les implications ?Toutes ces informations connectées permettent de répondre aux besoins avec un maximum d’efficacité. L’enregistrement de toutes les entrées et sorties, ainsi que de toutes les réceptions et livraisons de marchandises, vous permet de connaitre immédiatement le niveau de vos stocks. Les futures positions de stock sont également mises à jour automatiquement, vous permettant d’effectuer une analyse à la demande. Grâce à cette application complète de gestion des stocks, les Logisticiens occupent une position plus centrale dans la chaine logistique.

Modifications dans la gestion financière

Introduction

Dans le domaine de la gestion financière, nous avons identifié quatre groupes de modifications à souligner.

 

  1. Rapprochement des normes comptables internationales
  2. Flux d’informations en temps réel
  3. Automatisations internes du système
  4. Interfaces avec Homère (paie)

Les pages suivantes traitent de chacune de ces modifications

1e Modification dans la gestion financière : Rapprochement des normes comptables internationales

L’introduction d’UniField chez MSF est également le bon moment pour rapprocher nos processus de gestion financière des normes comptables internationales. Plus précisément,

  • nous passons d’une comptabilité reposant sur les paiements au comptant à une comptabilité d'engagement
  • nous passons d’une comptabilité en partie simple à une comptabilité en partie double
  •  nous utilisons les registres et les journaux conformément à la comptabilité en partie double.

 

De la comptabilité de caisse à la comptabilité d'engagement

Jusqu’ici, MSF pratiquait une comptabilité reposant sur les paiements au comptant, c’est-à-dire que les dépenses étaient comptabilisées au moment du paiement. L’inconvénient de ce système réside dans le fait que nous n’avons pas ou peu de visibilité sur les liquidités réellement disponibles. En effet, nous ne savons pas ce qu’il reste à payer (engagements) ou ce qui a déjà été payé par chèque, mais pas encore débité par la banque.

UniField appliquant la comptabilité d'engagement, les dépenses sont enregistrées au moment de la réception des marchandises et des services.

Cela nous rapproche des normes comptables internationales

Concrètement, quelles en sont les implications pour vous ? Vous avez imputé une dépense au compte adéquat dans BooX au moment où le paiement a été effectué. Dans UniField, les dépenses sont comptabilisées par validation des factures produites par le système au moment de la réception des biens et des services par le département d’approvisionnement. Le rapport de contrôle budgétaire tiendra désormais compte des fonds MSF « engagés », tandis que les rapports des dépenses incluront les factures en souffrance, ce qui apportera une meilleure visibilité sur la situation financière des activités

D’une comptabilité en partie simple à une comptabilité en partie double

Dans BooX, nous appliquions la méthode de la comptabilité en partie simple, qui convenait pour les paiements au comptant. Pour l’essentiel, nous enregistrions uniquement les paiements au comptant des factures fournisseurs et des factures clients dans une même écriture.

Dans UniField, nous nous rapprochons des normes comptables internationales, qui prévoit l’utilisation de la comptabilité en partie double, reconnue plus juste. Bien que le nom donne à penser que cette méthode donne deux fois plus de travail, les processus automatisés d’UniField nous faciliteront grandement la tâche.

Dans la comptabilité en partie double, deux écritures sont exigées pour chaque transaction financière. L’imputation d’un montant débiteur à un ou plusieurs comptes et d’un montant créditeur égal à un ou plusieurs comptes se traduit par un total des montants débiteurs égal au total des montants créditeurs pour tous les comptes généraux. À chaque débit doit correspondre un débit de montant égal.

Registres ou journaux

Dans BooX, nous disposons principalement de quatre types de journaux (caisse, banque, chèques, divers [VEB, Various Entry Books]) pour comptabiliser les transactions.

Cette configuration était satisfaisante dans le système reposant sur la trésorerie de BooX, où nous pouvions appliquer la méthode de la comptabilité en partie simple.

Dans UniField, les journaux diffèrent des journaux, ou « livres » de BooX. Dans UniField, les journaux sont des emplacements réservés pour les entrées en partie double. Toutefois, nous ne les utilisons pas pour les écritures, le système les utilisant pour comptabiliser différents types de transaction tels que :

  • achats
  • écritures du Siège
  • RH
  • taux de change
  • réévaluation
  • corrections, etc. liées aux différents « modules » du système UniField.

Les écritures sont créées automatiquement lorsque l’utilisateur traite des transactions dans le système.

Dans UniField, le registre est similaire au « journal » de BooX. Dans UniField, nous utilisons les registres pour comptabiliser nos paiements.

Il existe 3 types de registre : caisse, chèques et banque. Chaque caisse, coffre, carnet de chèques ou compte bancaire est associé à un seul et unique registre. Tout mouvement ou transaction sur caisse, carnet de chèques ou compte bancaire est comptabilisé dans son registre.

2e Modification dans la gestion financière : Flux d’informations en temps réel

Le flux d’informations en temps réel

  • offrira la visibilité requise sur les commandes en cours pour une planification plus efficiente et performante
  • permettra des affectations plus précises et transparentes
  • apportera un retour d’informations continu sur la qualité de la comptabilité.

Visibilité sur la situation financière

Une frustration importante dans la gestion des budgets (PC, HoM, LogCo, TechLog, Admin, etc.) limitait considérablement la visibilité sur les répercussions actuelles des frais sur le budget, interdisant une prise de décision et un contrôle plus efficaces.

Le rapport mensuel de contrôle du budget (BCR) fournit des informations financières déjà dépassées, attendu qu’il est remis entre 3 semaines et un mois et demi après les transactions.

UniField améliorera cet état des choses, comme nous allons le voir dans cette section.

UniField assure un échange en temps réel des informations interdépendantes entre les départements d’approvisionnement et de gestion financière, permettant l’échange d’informations entre le terrain et la coordination des opérations.

Ainsi, les utilisateurs responsables de la gestion financière :

  • contrôleront efficacement les commandes d’achat par rapport aux comptes du budget avant de les valider ;
  • bénéficieront d’une vue d’ensemble de la valeur des commandes entrantes et des paiements planifiés ;
  • pourront mieux planifier les besoins de trésorerie, en particulier sur le terrain ;
  • disposeront de la visibilité requise sur l’état de toutes les commandes du projet et de la mission, selon leur situation (géographique).

La prise de décisions et la planification seront ainsi plus efficientes et productives dans les opérations.

Concrètement, quelles en sont les implications pour vous ?

Imaginons qu’un générateur soit tombé en panne et que l’électricien  de la mission ait demandé de nouvelles bougies, qui coutent 559 USD.

Le PC doit valider la commande d’achat, mais souhaite en connaitre les répercussions sur le budget. Dans UniField, l’administrateur financier (FinAdmin) peut consulter rapidement l’état des factures en attente de paiement, les liquidités disponibles sur le terrain, ainsi que les répercussions de la commande d’achat sur le budget pour ce code comptable particulier.

Ainsi, quelques minutes suffisent au PC pour disposer d’informations financières importantes et mieux analyser les répercussions de cette commande imprévue.

Des affectations plus précises et transparentes permettront une analyse financière plus fine et limiteront les corrections nécessaires

La structure de partage d’UniField offre une meilleure visibilité sur l’approvisionnement, le stock et l’état financier des transactions, ainsi que sur l’interdépendance entre les départements d’approvisionnement et de gestion financière :

  • Le département de gestion financière peut vérifier et modifier l’affectation des codes comptables aux produits.
  • Le département de gestion financière facilite la tâche du département d’approvisionnement par la tenue à jour des listes de fournisseurs/partenaires ainsi que de l’état des taxes.
  • Le département de gestion financière facilite la tâche du département d’approvisionnement par une affectation analytique des commandes d’achat et une ventilation des factures adéquates.

Concrètement, quelles en sont les implications pour vous ?

En tant que membre de l’équipe de gestion financière, vous serez beaucoup plus impliqué dans l’exactitude des informations financières communiquées par l’équipe du département d’approvisionnement. En conséquence, au moment où nous enregistrons les données financières à des fins comptables, nous aurons moins de contrôles et de corrections à effectuer pour les codes comptables et les affectations analytiques.

Retour d’informations continu sur la qualité de la comptabilité

Dans le système actuel, le contrôle des écritures comptables est généralement effectué au niveau de la coordination en cours de mois, une fois que le personnel de terrain a saisi toutes les données et est prêt à clôturer le mois dans BooX.

Dans UniField, les données sont partagées en permanence entre les sites d’intervention et la coordination par une synchronisation fréquente.

Les données sont également partagées entre le responsable de l’administration financière et le responsable de la gestion financière sur les différents sites d’intervention. Cela permet une consultation et un contrôle plus fréquents des écritures comptables, ainsi qu’un retour d’informations continu au cours du mois, réduisant du même coup la charge de travail à la fin du mois.

 

3e Modification dans la gestion financière : Automatisations intégrées au système

UniField gère d’autres processus sans nécessiter de recourir à un autre logiciel ou un autre outil. Par exemple :

 

Le rapprochement des comptes du bilan est effectué dans le système et non dans Excel. L’affectation des donateurs et le reporting sont réguliers et plus précis.

Le rapprochement des comptes du bilan est effectué dans UniField et non dans Excel.

Dans le système BooX actuel, le rapprochement des comptes du bilan est effectué manuellement, en dehors du système, par extraction des données de BooX dans une feuille de calcul Excel servant à créer l'analyse des comptes de bilan (le balspec).

Dans les missions où les contrôles sont effectués fréquemment, ou lorsque le personnel national est nombreux, le pointage manuel effectué chaque mois peut être fastidieux.

Auparavant, les taux de change étaient également calculés hors du système.

Dans UniField, le rapprochement des comptes du bilan (lettrage) peut être effectué manuellement, mais également automatiquement par le système, garantissant l’intégrité des données et la fiabilité des rapports. Par exemple, le rapprochement est automatique pour :

  • les chèques en circulation importés dans le registre bancaire,
  • le paiement de factures fournisseurs lors de l’importation au moyen de la fonction « paiements en attente »,
  • les acomptes associés à une commande d’achat créée par le département d’approvisionnement,
  • les écritures du module de gestion de la paie (lors de l’importation dans le registre au moyen de la fonction « paiements en attente »).

 

En outre, le rapprochement des comptes suivants du bilan est effectué manuellement dans UniField :

  • Transfert interne de liquidités
  • Avances sur salaire
  • Dépôts de garantie
  • Écritures du module de gestion de la paie (si les paiements sont effectués avant l’importation du livre)
  • Avances
  • Frais prépayés

L’affectation des donateurs et le reporting sont réguliers et plus précis.

La plus grande partie du travail d’analyse et de reporting est actuellement effectuée hors du système de comptabilité BooX et de façon ponctuelle (reporting intermédiaire et final, principalement).

 

  • Les outils actuels sont limités (BooX Viewer (extrait de BooX) et format Donateur).
  • Sécurité faible (tâches manuelles dans des feuilles de calcul Excel)
  • Difficulté à préserver l’intégrité des données et la fiabilité des rapports (rapprochement pour justifier l’absence de double financement)

Dans UniField, nous sommes en mesure de créer des paramètres de contrat de donateur très spécifiques pour affecter les frais devant figurer dans les rapports dans le système, tout en gardant la marge de manœuvre nécessaire pour divers formats et conditions de reporting sur les donateurs.

Cela permet d’effectuer un certain nombre de choses :

  • consulter le détail des contrats de donateur dans le système ;
  • disposer de paramètres prédéterminés de financement par les donateurs, afin d’affecter les dépenses en fonction des conditions contractuelles ;
  • disposer de taux de change accessibles séparément pour les donateurs ;
  • vérifier plus fréquemment le reporting sur les donateurs, pour une analyse plus performante des besoins de modification ;
  • suivi des dépenses par les les auditeurs jusqu’au moindre document.

 Concrètement, quelles en sont les implications pour vous
Lorsque vous enregistrez une dépense, vous devez effectuer une affectation analytique : centre de couts, destination et groupe de financement.Les groupes de financement seront définis selon les centres de couts et les codes comptables pour lesquels les rapports devront être produits. Cela renverra au reporting sur les donateurs effectué par la coordination.

4e Modification dans la gestion financière : Interfaces avec Homère (paie)

Auparavant, il n’existait pas de liaison automatique entre BooX et Homère (système de gestion de la paie du personnel national). Grâce à UniField,

 

  • nous bénéficierons d’une visibilité précise des charges de personnel par mois ;
  • nous pourrons suivre les couts associés au personnel ;
  • nous aurons la possibilité d’effectuer automatiquement le rapprochement de la paie.

Visibilité précise des charges de personnel par mois

Auparavant, nous utilisions la feuille de comptabilisation de la paie (PBS) pour effectuer les écritures manuellement, ce qui pouvait provoquer des erreurs.

 

Les fichiers Homère peuvent être importés directement dans UniField. Visibilité précise des charges

Suivi des charges

BooX ne fournissait aucun détail sur les charges salariales.

À partir des données sur le personnel national importées depuis Homère, UniField identifie chaque membre du personnel comme un « tiers », ce qui nous permet d’associer chaque note de frais ou transaction (avances opérationnelles, provisions) à une personne précise.

Possibilité de rapprochement automatique de la paie

Auparavant, le contrôle de BooX par rapport à Homère devait être effectué en externe au moyen de l’outil H2B Verification. Cette opération mensuelle était très fastidieuse.

UniField permet le rapprochement automatique et manuel des avances sur salaire, des montants nets à payer, des taxes et des cotisations sociales sans sortir du système.

Résumé

Résumé et informations supplémentaires

Dans ce module, nous avons présenté les principales modifications de processus apportées par UniField en général, et plus spécifiquement dans les domaines de l’approvisionnement et de la gestion financière.

Attendu que vous suivrez prochainement votre formation en personne dans le cadre de votre mission, nous espérons vous avoir donné un bon aperçu des changements dans votre manière de travailler introduits par les nouveaux processus et outils.

Bien entendu, nous vous fournirons les connaissances et les compétences requises pour appliquer ces modifications dans vos activités quotidiennes.

À bientôt !