Winsure Basic 2.0

I denna utbildning kommer vi att gå djupare in i ekonomifunktionen i winsure - ledger.

Visa sätt att komma in i ledger

Ledger overview

När du öppnar ledger får du en direkt översikt över hur det ser ut i försäkringens reskontra just nu. Om den är tom som på bild 1 har kunden inga utestående fakturor eller innestående tillgodon. Skulle det vara en faktura som ligger för betalning eller ett tillgodo som väntar på att betalas ut skulle det finnas en eller flera rader som på bild 2 nedan

Bild 1

Bild 2

Show all

För att se kundens betalningshistorik klickar du i show all och du får då upp alla transaktioner som skett på försäkringsnivå eller kundnivå beroende på om du är inne på client och har klickat dig in i ledger därifrån eller om du är inne på försäkringen och valt ledger där. 

Ser det ut som på nedan bild har kunden fått en faktura som hen har betalat i tid utan att få ut en påminnelse.

Om du tittar på bilden ovan på den blåmarkerade raden och börjar från vänster ska vi nu gå igenom den information vi får om fakturan och/eller betalningen av den. 

Transactions Type - här framgår vilken transaktionstyp det är, i detta fall en faktura. I andra fall kan det bland annat stå Premieåterbetalning, Tillgodo eller Oklar betalning. 

Payment method - Det sätt som betalningen eller utbetalningen kommer att ske på, i ovanstående fall är det via E-faktura, det kan även stå pappersfaktura. Vid utbetalning kan det stå Bankkonto eller Avi.

Reason/Action - Här framgår orsaken till att en transaktion sker. Vid nyteckning står det Nytt kontrakt. Andra orsaker kan vara Annullation, Ändring eller Terminsfaktura. 

Invoice no. - Här ser du fakturanummer. 

Invoice date - är datumet när fakturan skapades i systemet. 

Due date  - här har du förfallodatumet på fakturan eller påminnelsen. 

Amount - summan av det som ska betalas eller det som är tillgodo/ska utbetalas. 

Status - här framgår det vilken status som transaktionen har, ovanstående har Paid vilket innebär att den är betalad. Andra statusar kan vara Cancelled, handled eller sent. 

Partially paid - om en faktura blivit delvis betalad framgår här vilken summa som betalats in och på amount framgår då vad som återstår att betala för att allt ska vara betalt.

Paid date - det datum som pengarna registrerades som inbetalade hos oss. 

Reminder - Om det står en etta innebär det att det gått ut en påminnelse. Står det däremot en tvåa innebär det att påminnelsen nått remindercycle 2 vilket innebär att den har förfallit. 

 

 

Show all - ta bort?

Invoice no. - Här ser du fakturanummer. 

Invoice date - är datumet när fakturan skapades i systemet. 

Due date  - här har du förfallodatumet på fakturan eller påminnelsen. 

Amount - summan av det som ska betalas eller det som är tillgodo/ska utbetalas. 

Status - här framgår det vilken status som transaktionen har, ovanstående har Paid vilket innebär att den är betalad. Andra statusar kan vara Cancelled, handled eller sent. 

Partially paid - om en faktura blivit delvis betalad framgår här vilken summa som betalats in och på amount framgår då vad som återstår att betala för att allt ska vara betalt.

Paid date - det datum som pengarna registrerades som inbetalade hos oss. 

Reminder - Om det står en etta innebär det att det gått ut en påminnelse. Står det däremot en tvåa innebär det att påminnelsen nått remindercycle 2 vilket innebär att den har förfallit. 

Manage unhandled payment

Manage unhandled payment (alt + M) använder du för att hantera en oklar betalning, ett tillgodo. Genom att klicka på ovanstående knapp får du möjlighet att göra statusen från oklar till tillgodo, du kan flytta över pengar till en annan försäkring eller betala ut dem till kunden. 

Manage unhandled payment - fortsättning

De funktioner vi använder här från vänster är följande; 

Change type - För att systemet ska kunna placera in ett tillgodo på en faktura behöver vi ändra typen från Oklar till Tillgodo. Detta görs genom att klicka på change type. 

Transfer - denna använder du för att flytta pengar från en försäkring till en annan. Hur det ser ut kommer vi gå igenom på nästa sida. 

Merge - Har du två tillgodobelopp som ligger på samma försäkring kan du genom att klicka här slå ihop dem för att enklare kunna flytta dem eller betala ut dem som en utbetalning. 

Split - Om du har ett tillgodo som du vill flytta och fördela på två andra försäkringar kan du dela upp beloppet genom att klicka på split och skriva in vilket belopp du vill frigöra. Du får då två belopp som du kan hantera enligt önskemål. 

Repay - det är här du gör återbetalningar av tillgodohavanden till kunden via konto- eller aviutbetalning. Kontoutbetalning är alltid att föredra då det är enklare för kunden och att betala ut via en avi är kostsamt för oss.

 

 

Transfer

När du klickat dig in på transfer för att flytta ett tillgodobelopp till en annan försäkring möts du av denna bild. Här kommer du behöva skriva i contract no (försäkringsnummer) samt lämna en kommentar. 

Kommentaren ska du sedan spara även under comment på den försäkring du flyttar pengarna ifrån. Den kommentar du skriver i bilden nedan följer med dit du flyttar pengarna. 

Syftet med att lämna en kommentar är att man snabbt ska kunna se vart pengarna flyttats eller vart ifrån pengarna kommit. Förslag är därför att skriva nuvarande försäkringsnummer ovan är det 1643672  -försäkringsnumret dit pengarna ska flyttas, ex från ovan 1643672 - 1665193.

När du fyllt i uppgifterna enligt ovan kopierar du din kommentar för att sedan kunna spara ned den i försäkringen och sedan klickar du på OK så flyttas pengarna. 

Efter att du flyttat pengarna måste du förflytta dig till försäkringen där pengarna landat för att hantera dem. 

 

OBS! Tänk på att du inte kan flytta pengarna till en offert utan det måste vara en försäkring gällande eller annullerad. 

Hantera flyttade pengar

För att kunna placera in de flyttade pengarna måste du börja med att gå in på Manage unhandled payment och göra om typen till ett tillgodo. Sedan dubbelklickar du upp fakturan för att komma till vår nästa bild.

 

 

Du ska nu korrigera fakturan för att få systemet att känna av att det finns pengar att kvittera fakturan mot. Klicka på Correct invoice och sedan på Ja när du får nedan fråga om du vill fortsätta. Systemet räknar nu om fakturan och drar av det tillgodo som du flyttat. Om pengarna bara betalar en del av fakturan skrivs en ny faktura på mellanskillnaden ut.

Återbetalning av tillgodo

Om du i Manage unhandle payment klickar på Repay hamnar du på denna sida. Informationen på den högra sidan är den vi ska ändra i. De fält vi ska klicka i är följande; 

Payment date - Vanligtvis är det nästkommande vardag, den första valbara dagen i rullistan, vi väljer då vi vill betala ut tillgodohavandet direkt.

Payment Method - Vi föredrar att betala ut beloppet till ett kontonummer framför att skicka det på en avi detta på grund av att många har svårt att hämta ut pengarna på en avi samt att det medför kostnader för oss att skicka dem på det sättet. Finns det ett kontonummer i kundbilden kommer det upp automatiskt här och det räcker då med att du klickar på OK. Får du in ett kontonummer så ha därför för vana att alltid lägga in det direkt på kundbilden så har vi det sparat för framtiden samt att du får upp det direkt i den här vyn. 

När du är klar med dina val klickar du på  OK och du får då upp en ruta med information om att du ej kan attestera dina egna betalningar men den klickar du dig bara förbi så kommer närmsta chef att attestera den vid dagens slut. Nu är betalningen lagd för hantering och får då status Attested. 

Search client ledger

Under administration finns Search Client Ledger. Det är ett mycket användbart verktyg som används till att söka upp fakturor när vi bara får in fakturanummer eller referensnummer samt för att se vad kunderna faktiskt har betalat in på respektive försäkring eller övergripande på kundnivå. 

Refrence no. och Invoice no.

Om en kund ringer eller mejlar in och uppger ett fakturanummer så kan du genom att skriva i det i rutan Invoice no få fram vilket försäkringsnummer fakturan finns på. Detta för att sedan kunna hjälpa kunden med ärendet. Du kan även söka på referensnummer eller ett OCR-nummer som det även kallas.

Dubbelklicka på fakturan som dyker upp i listan ovan. 

Markerat ovan ser du vart du finner försäkrings/kontraktets nummer. 

Vad har kunden betalat?

Ett enklare sätt för att få reda på exakt vad en kund betalat in på en specifik försäkring väljer du contract i rullistan och skriver sedan in försäkringsnummret i rutan till höger om den. Glöm inte att klicka i payments till höger markerat med en röd ring.

Vill du räkna på kundnivå, alla inbetalningar en kund någonsin gjort väljer du istället client och skriver in kundnumret. 

I listan visar sig sen sökresultatet där du bland annat ser belopp, datum pengarna registrerats hos oss och kundnumret. Vill du se försäkringsnumret på en inbetalning så dubbelklickar du på den raden du vill se över.