Nauč se ovládat SelfIS

Vítejte v kurzu ovládání aplikace SelfIS. V několika následujících lekcích se dozvíte to nejpodstatnější z principů a ovládání informačního systému společnosti itself s.r.o. a hlavně si to budete moci hned vyzkoušet “na nečisto” v testovací verzi ISu. Součástí každé lekce bude i úkol a krátký test.

Poslání a cíle SelfISu

Poslání a cíle SelfISu

Začněme trochu z vyšší perspektivy. Posláním SelfISu je pomáhat zaměstnancům v následujících úkolech:

Udržovat informace aktuální a na jednom místě

 Díky tomu je možné informace sdílet, rychleji dohledat a společně je vytvářet. A je jedno jestli jde například o kontakt na zákazníka nebo žádanka o materiál.

Usnadnit spolupráci a komunikaci

Místo věčného přeposílání e-mailů s různými verzemi dokumentů lze v ISu informace ukládat do příslušných agend, tedy do nějaké předem dané struktury. Dále je možné vidět změny těchto informací a případně dále o nich diskutovat přímo v ISu.

Pomáhat s firemními procesy

Každá firma má administrativu, která se dokola opakuje podobným způsobem a popis takového úkonu můžeme nazvat proces. Proces má vždy nějaký význam, např. správné zaevidování údajů, splnění zákonných povinností, získání a zpracování informací. Zde může pomoct IS jako jakási kostra procesu tak, abychom dosáhli správného opakovaného zpracování se všemi náležitostmi. Vznikla tak agenda Oběh dokumentů, která umožňuje přesun informací mezi pracovníky a kontroluje zda jsou zadané všechny potřebné údaje pro další zpracování. Řeší se tak třeba objednávky, schvalování faktur, pošta a datové schránky. 

Uchovávat informace o business zákaznících

V rámci projektu kabelovky Selfnet se o správu zákazníků a informace stará aplikace Evidence. Pro b2b zákazníky tuto funkci plní SelfIS a obsahuje vše potřebné: databázi kontaktů, smlouvy, služby a návaznost na dokumentaci použitých technických prostředků.

Untitled content

K čemu slouží SelfIS?

  • Sdílení informací mezi firemními zaměstnanci
  • K přijímání a posílání e-mailu
  • Kontrole a sledování
  • K vytvoření doc a xls dokumentů

Untitled content

Instalace, spuštění a aktualizace SelfISu

Instalace SelfISu

Stažení a instalace

Pokud ještě nemáte SelfIS nainstalovaný, můžete si stáhnout instalátor z této adresy:http://www.itself.cz/62537d93870ddca9a3bc396c57b355e4f4382a36/SelfISSetup.exe


V závislosti na druhu prohlížeče potvrďte stažení exe souboru. (TODO screenshoty)


V závislosti na druhu OS vyberte instalaci i přes varování (TODO screenshot) 



Ostrá a testovací verze

SelfIS máte na svém PC dostupný ve 2 verzích:

Ostrá verze

Ostrá verze ISu obsahuje aktuální a platná data, která využívají zaměstnanci itselfu každý den. Jakékoliv akce a změny vidí i ostatní uživatelé

Testovací verze

Testovací verze se spustí červenou ikonou. Testovací verze obsahuje starší kopii platných dat a slouží ke zkoušení a testování. Bez obav zde můžete zkoušet různé funkce, měnit údaje apod.

Právě v testovací verzi provádějte všechny zde uvedené cvičení.

Kontrolní otázka k testovací verzi ISu

Spusťte testovací verzi ISu a přihlašte se. Jaký titulek má okno testovací verze ISu?

  • SelfIS - test
  • SelfIS - vaše jméno <testovací verze>

Aktualizace SelfISu

Po startu systému se vám může zobrazit okno s výzvou stažení aktualizace. Akci bez obav potvrďte. Stahovaná aktualizace má do 50 MB. Pokud zvolíte Ne, IS se vypne - pro snadnější vývoj a správu udržujeme pouze 1 verzi ISu.

Základní ovládání

Základní okno aplikace

IS pro každého uživatele vypadá jinak - umožňuje přístup k různým agendám dle jeho pracovního zařazení a oprávnění. Vzhledem ke složitosti někdy dochází k nedostatkům, že uživatel, který potřebuje vidět danou agendu ji nevidí. V takovém případě se obraťte na svého vedoucího, který domluví nápravu.


Na obrázku níže vidíte základní rozdělení okna na části a jejich pojmenování, abychom si srovnali terminologii.

Horní menu obsahuje všechny vám dostupné funkce. 

Levé menu nabízí nejčastěji používané agendy.

Lišta panelů funguje podobně jak jste zvyklí z webového prohlížeče. Panelů můžete mít otevřených neomezeně. Platí však, že čím víc, tím bude IS pomalejší, a proto doporučuji držet množství panelů do cca 10 - i kvůli přehlednosti. 

Každý panel má nástrojovou lištu s dostupnými funkcemi k danému pohledu.

V další kapitole si ukážeme 3 základní typy pohledů, se kterými se můžete setkat.

Tabulkový pohled

Tabulkový pohled je základním zobrazením většiny agend v ISu, který vám umožní rychlý a přehledný způsob přístupu k datům. 

V tabulkovém pohledu vidíme řádky, reprezentující jednotlivé záznamy. Sloupce a řazení si můžete volně měnit podle svého. Změnou ovlivňujete pouze své zobrazení - nemusíte se bát, že to změnou někomu jinému “rozbijete”. Řazení změníte kliknutím levého tlačítka na název sloupce. Přes pravý klik na záhlaví si můžete schovat nebo naopak zobrazit některý z dostupných sloupců.

Přejděme k nástrojové liště typické u tabulkového pohledu.  Některé funkce se mohou lišit podle zobrazené agendy.

Některé volby si probereme podrobněji:

  • Nápověda k agendě zobrazí nápovědu v pravém panelu. Aplikace si pamatuje, jestli máte nebo nemáte panel zobrazený.
  • Rychlé hledání se provádí nad zobrazenými sloupci. Můžete zadávat text i bez diakritiky.
  • Fulltextové hledání vyhledává i v nezobrazených údajích, komentářích a přiložených souborech záznamů dané agendy.
  • Vlastní filtr umožňuje vytvořit si vlastní složitější dotazy vč. logických podmínek.
  • Omezení počtu řádků si můžete nastavit kolik řádků se vám má zobrazit. Jde o omezení kvůli rychlosti vyčítání dat z databáze. To, které řádky se zobrazí a které ne je pak dáno nastavením řazení záznamů.
  • Zobrazení neaktivních řádků umožňuje přístup k uzavřeným nebo vyřazeným záznamům, např. hotové úkoly, zrušené kontakty apod.
  • Přednastavené filtrace zpřístupňují nejčastěji používané filtry. Například u úkolů si tak snadno můžete zobrazit všechny úkoly, úkoly konkrétního zaměstnance nebo třeba vámi vytvořené úkoly.

Ve spodní části tabulkového pohledu najdete stavový řádek, který shrnuje údaje o právě použitém filtru a omezení počtu řádků.

S možnostmi tabulkového pohledu je dobré se detailněji seznámit, protože vám umožní se rychleji zorientovat v datech v SelfISu.

Detail záznamu

Detail záznamu slouží k zobrazování informací v dané agendě.

Detail záznamu se pro každou agendu liší, ale některé prvky jsou společné všem agendám. Za příklad si vezmeme úkol:

V nástrojové liště jsou dostupné standardní funkce pro pohled detailu (zleva): zobrazení nápovědy, editace, tisk, sledování, zaslání upozornění na záznam a uložení odkazu do schránky. Následují speciální funkce pro úkoly: možnost přijmout úkol, změnit stav. Lištu uzavírá funkce dalších akcí. 

V samotném okně se pak typicky nachází nějaký název nebo identifikátor, atributy záznamu (kdo, co do kdy, v jakém projektu atd.) a nějaký popis. 

Dole naleznete seznam komentářů a změn údajů chronologicky seřazených od nejstaršího. Zde můžete dohledat co, kdo a kdy změnil.

Editační formulář

TODO

Poděkování

To je vše

Děkujeme za absolvování kurzu ovládání SelfISu

V kurzu jsme si ukázali základní ovládání a použití SelfISu. Doufám, že informace pro vás byli užitečné a vše jste si rovnou vyzkoušeli v testovací verzi ISu.

Podle vašeho pracovního zaměření mohou následovat další kurzy na pokročilejší témata.

Untitled content

Untitled content

Untitled content

Untitled content

Untitled content