Centraal verwerken dossiers

De vestigingen Waalwijk, Drunen en Vlijmen hebben vanaf nu hun dossierafhandeling centraal ondergebracht in de vestiging Waalwijk. In deze e-learning leer je hoe de communicatie dient te verlopen voor een volledige en correcte afhandeling van dossiers.

Waardebepaling tot Opdracht

Inplannen waardebepaling

Telefonie komt centraal binnen in Waalwijk en wordt daar door één of twee medewerkers volledig afgehandeld. Hierbij worden ook afspraken voor bijvoorbeeld bezichtigingen en vrijblijvende waardebepalingen gepland.

Reken voor een waardebepaling 60 minuten​ en vergeet ook niet om uitwerktijd te reserveren in de agenda van de makelaar. Reken voor het uitwerken nog eens ca. 60 minuten.

Maak direct het project aan (LET OP: kies hierbij de juiste vestiging!) en de juiste relatie. Koppel de relatie aan de afspraak én aan het project als verkoper.

Offerte

Naar aanleiding van de waardebepaling zal de makelaar, zoals we gewend waren, een offerte uitbrengen. Hierin neemt hij de geadviseerde vraagprijs op evenals de courtage en opstartkosten. ​Hij koppelt deze offerte in de correspondentie van het object én aan de particulier​.

De makelaar plaatst de gegevens uit de offerte tevens op de juiste plek in het dossier behorende bij het object. De vraagprijs (evenals het voorvoegsel (vraagprijs/koopsom) en de conditie (k.k./v.o.n.) plaatst hij bij 'Koopprijs' onder het tabblad Financieel --> Overdracht

 

De afgegeven courtage vult de makelaar in onder het tabblad ​Financieel --> Courtage/budget​. Het percentage wat hier kan worden ingevuld is excl. BTW.
​Bij het opmerkingenveld in dit tabblad schrijft hij de volledige afspraken uit. Dus ook opstartkosten (in/excl. BTW) en welke promotie hierbij is inbegrepen (inmeten, 360 graden foto's, video, etc.).

Opdracht

Normaal gesproken krijgt de makelaar bericht dat de woning in verkoop komt. Maar het komt ook wel eens voor dat mensen naar kantoor bellen om aan te geven dat ze het eens zijn met de inhoud van de offerte. YES! ​We krijgen een nieuwe woning in verkoop!

 

Degene die verneemt dat de woning in verkoop komt opent het dossier in Realworks en wijzigt de status direct van 'Prospect' naar 'Beschikbaar'

 

Klik vervolgens op 'Bewaar'. Er verschijnt de melding of je de Workflow die hierbij hoort wenst te activeren. Bevestig dit om ervoor te zorgen dat er op de juiste plek opdracht wordt gegeven voor het opmaken van de Opdracht tot Dienstverlening.

 

Je krijgt mogelijk nog een melding met de vraag de vrijgave instellingen te wijzigen. Doe dit niet. Indien je de vraag krijgt een Klanten Intranet aan te maken dan kun je ook hierbij op 'Nee' klikken.

 

Er is nu een taak aangemaakt bij één van de binnendienstmedewerkers. Maar je bent nog niet helemaal klaar.

Blijf in het woningdossier en ga via het snelmenu naar 'Taken'

Je ziet nu de openstaande taak voor het opmaken van de Opdracht tot Dienstverlening. Deze taak is direct geëscaleerd en moet binnen één werkdag op 'gereed' worden gezet. Klik de taak open door er dubbel op te klikken.

Zodra het scherm van de taak geopend is klik je op het icoontje: Verstuur e-mail.

Er opent nu een e-mail ter bevestiging aan de verkoper. Tevens staat in BCC automatisch "[email protected]". Door ze deze e-mail te sturen is er een extra notificatie voor de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de opstart. Ook de klant ontvangt op deze manier nog een bevestiging dat we aan de slag gaan en dat het enkele dagen kan duren alvorens ze de stukken ontvangen per post.

Tevens wordt de klant in deze e-mail alvast verzocht om het energielabel aan te vragen.

 

 

 

 

Toekenning

De taken die door Realworks worden gegenereerd op het moment dat het dossier de status ' "Beschikbaar" bereikt worden automatisch aan een medewerker toegekend. Op dit moment is het zo ingeregeld dat er voor iedere vestiging één iemand aangewezen is voor alle dossiers van die vestiging. Echter: alle medewerkers dossierbeheer zijn verantwoordelijk voor een zo'n goed mogelijke en snelle opstart/afwikkeling van de taken.

Het toekennen van de taken kan door medewerkers overruled worden. Standaard gebeurd dit als volgt:

  • Vestiging Waalwijk: Melanie + Stephan
  • Vestiging Drunen: Danielle
  • Vestiging Vlijmen: Nienke

 

1. Hoe geef je een collega opdracht voor het maken van de Opdracht tot Dienstverlening?

  • Een mailtje sturen naar [email protected]
  • Projectstatus wijzigen naar 'Beschikbaar', de workflow starten, de taak openen en vanuit daar de e-mail sturen
  • Projectstatus wijzigen naar 'Beschikbaar' en de workflow starten
  • Vanuit de originele afspraak in de agenda een mailtje versturen naar [email protected]

1. Hoe geef je een collega opdracht voor het maken van de Opdracht tot Dienstverlening?

2. Hoe ziet de workflow eruit?

Verkocht en concept koopakte

Bod akkoord

Zodra de onderhandeling is afgerond en er van beide partijen een akkoord is bereikt, dient de makelaar een bieding aan te maken in Realworks met de status 'Overeenstemming​'.

Geef bij de bieding aan voor welk bedrag er overeenstemming is bereikt en plaats in het opmerkingenveld overige zaken die van toepassing zijn. Vermeld ook de aanvullende artikelen die je in de koopakte wenst (denk hierbij aan: voorbehoud financiering + datum, asbest, no-risk + datum/woning, ouderdomsclausule, etc.).

Zodra je op 'Bewaar' klikt zal je gevraagd worden de 'Workflow' te starten. Bevestig dit.

Er zal nu een taak worden aangemaakt. Open deze taak en verstuur vanuit hier een e-mail naar de koper met het verzoek de personaliagegevens aan te leveren.

 

Ook hier staat in BCC het e-mailadres: [email protected] om de betrokken collega's te informeren over de op te maken koopakte.

 

 

 

 

Gegevens koper

Zodra de gegevens van de koper zijn ontvangen is het van belang dat deze terechtkomen in de mailbox: [email protected] Vaak komen deze hier rechtstreeks binnen. Indien de makelaar deze ontvangt zal hij/zij ze handmatig moeten doorsturen naar [email protected]

 

De collega's die de mailbox [email protected] beheren zullen op basis van deze gegevens van de koper verder kunnen aanvullen in Realworks. Op basis van deze gegevens en de gegevens die zijn opgenomen in het overeenstemmingsbod van de makelaar kan het dossier worden gevuld. Alle data (waarborgsom, voorbehoud financiering, etc.) zullen moeten worden overgenomen in het dossier onder het tabblad Financieel --> Overdracht.

Concept koopakte

Op basis van alle ingevoerde gegevens kan de koopakte wizard in Realworks worden gestart.

Zodra de concept koopakte klaar is moet deze worden verzonden aan de betrokken makelaar, ter controle. Zodra er door de makelaar akkoord is gegeven wordt de conceptakte als PDF (met watermerk!), inclusief alle bijlagen verzonden aan de ​verkoper​. Pas zodra de verkoper akkoord heeft gegeven ontvangt de koper​ de conceptakte + bijlagen per mail.

Wanneer beiden partijen akkoord zijn kan er een afspraak worden gepland voor het tekenen van de akte op kantoor.

 

1. Welke 'trigger' zorgt ervoor dat de workflow actief wordt?

  • Het koppelen van een koper aan het project
  • Het sturen van een mailtje naar [email protected]
  • Het bewaren van een bieding met de status 'Overeenstemming'
  • Het mailen van de template Persionale Koper

2. Vul de ontbrekende gegevens in

Zodra een bod de status 'overeenstemming' bereikt zal er automatisch een nieuwe worden gegenereerd door Realworks. Vanuit dit nieuwe venster kan de makelaar direct de juiste  versturen naar de koper. Hierin zal hem/haar worden gevraagd worden naar de personalia. Met het verzoek deze te versturen naar het e-mailadres: 

Vervolgens kan de koopakte in Waalwijk worden opgemaakt. Eerst zullen de personalia volledig moeten worden ingevoerd. Evenals alle velden m.b.t. waarborgsom/bankgarantie, transactieprijs, voorbehoud financiering, etc. De betreffende medewerker zorgt er ook voor dat alle data worden opgevolgd door er een taak van te maken en het in de agenda te zetten.

Als de conceptkoopakte is gemaakt wordt deze eerst per mail verstuurd aan de makelaar ter controle. Na akkoord versturen we deze eerst aan . Bij akkoord zal ook de  het concept ontvangen. Stuur dit concept altijd als PDF versie met een diagonaal watermerk op iedere pagina.

Zodra partijen akkoord zijn kan er een tekenafspraak worden gepland.