TEKNIK DASAR CONTROLLING CABANG

Hello Rekan-Rekan Branch Manager dan Deputy Branch Manager,

Ayo kita belajar lagi !

Kali ini kita akan mempelajari cara memeriksa kesalahan yang kerap terjadi dicabang dan cara mengambil tindakan korektifnya sehingga dapat meminimalkan penyimpangan dari standar operasional prosedur.

Selamat belajar !!!

PENDAHULUAN

Apa yang dimaksud dengan controlling ?

Mengapa controlling menjadi hal yang penting ?

Bagaimana cara melakukan controlling ?

Controlling cabang dilakukan berdasarkan kriteria cabangnya :

INGAT :

Kriteria cabang membantu Branch Manager menentukan item apa yang perlu difokuskan dalam melakukan controlling !

Cabang High PAR harus fokus ke recovery PAR selain NOA dan Outstanding

ITEM - ITEM CONTROLLING DI CABANG

Berikut item-item yang harus di-control di cabang :

ITEM CONTROLLING 1 : MENGGUNAKAN BR NET SEBAGAI ALAT CONTROLLING

Mengontrol Progress PAR per Credit Officer

PAR Report

Pada report ini, BM dapat mengecek data mitra menunggak berdasarkan jumlah hari menunggak

High Priority : PAR 1-60

Update Jumlah NOA dan Outstanding yang Sudah Dicapai

Group Loan Status

Pada report ini, BM dapat mengecek data jumlah tunggakan dan loan balance dari masing-masing mitra

Mengecek Saving Amount (UTJ) dari Masing-masing Mitra

Contoh Cara mengecek UTJ Mitra

Pada Saving Statement ini, BM dapat mengecek Saving Amount (UTJ) dari masing-masing mitra.

 

Pada Saving Statement ini, BM dapat mengecek Saving Amount (UTJ) dari masing-masing mitra.

Di contoh terlihat bahwa UTJ Suhaemi terpotong untuk mitra Tarsinah dan Amas, sehingga Closing Balance 0.00

Aspek apa saja yang perlu diisi dalam menarik data PAR Report?

Isikan secara berurut aspek dari No.1-6!

Aspek apa yang diperlukan dari PAR report untuk pengisian form Branch Daily Planning?

Pilihlah jawaban yang sesuai menurut Anda!

ITEM CONTROLLING 2 : MENGONTROL PELAKSANAAN BDP

Langkah 1 : Pengisian BDP

Langkah 2 : Evaluasi Pelaksanaan Plan dengan Target

Berdasarkan rencana kerja harian cabang, ada 15 mitra menunggak yang harus di follow up. Pada saat melakukan FUP, semua mitra melakukan pembayaran terhadap tunggakan angsuran. Dari hasil penagihan PAR tersebut dimanakah BM akan melakukan pencatatan?

  • Di sistem BR Net yaitu Delinquency Management System
  • Diisi di form BDP pada saat evaluasi rencana kerja cabang sore hari
  • Di sistem Br Net di Client Follow Up Detail
  • Di sistem BR Net Delinquency Management System dan di kolom kecil di BDP (dibayar penuh/partial/tidak dibayar)

Langkah 3 : Membandingkan BDP hari berjalan dengan hari sebelumnya

Brach Daily Planning merupakan rencana kerja harian cabang yang dibuat setiap pagi pada saat morning briefing untuk semua petugas lapangan. Menurut anda apakah aspek yang paling penting dalam merencanakan aktifitas SO?

  • Memastikan SO bekerja secara efektif 8 jam sehari
  • Memastikan SO melakukan ekspansi, sosialisasi sehingga didapatkan 15 Cif per 10 hari dapat dicairkan dalam 8 hari kerja
  • Memastikan SO melakukan banyak ekspansi ke depannya agar pencairan meningkat
  • Memastikan SO menagih mitra menunggak untuk membantu menurunkan PAR

Pasangkan pernyataan berikut ini hingga menjadi kalimat yang sesuai

  • BDP diisi untuk petugas...
    BM, DBM, SO dan RO
  • Di dalam BDP BM memilih semua mitra PAR 1-7 untuk difollow up oleh...
    SO dan RO
  • BM membagi daftar mitra PAR 30-60 kepada...
    DBM dan RO Khusus
  • Hasil kunjungan SO dan RO terhadap mitra yang dikelolanya dicatat pada sebuah form...
    Tracking mitra menunggak
  • BM menginput hasil kunjungan SO dan RO pada...
    Delinquency Management System

ITEM CONTROLLING 3 : MENGONTROL TARGET UKM

Langkah 1 : Update Report Tracking UKM

Input nama kumpulan, nama SO, jumlah mitra dan tanggal proses ekspansi hingga pencairan yang telah dilakukan pada bulan berjalan.

Langkah 2 : Monitoring Pelaksanaan Proses

Memastikan tanggal aktivitas yang diinput dalam Tracking UKM sesuai dengan yang tertulis di BDP dan real dilakukan di cabang, pengiriman file ke dropbox dan report via email dan skype done.

Langkah 3 : Evaluasi Pelaksanaan Proses

BM harus memonitoring seluruh proses dari setiap kumpulan di data Tracking UKM (lama proses dan kendala).

a. Kumpulan dalam proses Cabang : Ekspansi - UKM (lama proses maksimal 4 hari)

b. Kumpulan proses di HO : UKM masuk - Cair (optimalisasi 7 hari cair)

ITEM CONTROLLING 4 : MENGONTROL ADMINISTRASI CABANG

Pengiriman Informasi ke Kantor Pusat

Memastikan pengiriman email report ke divisi terkait, scan data dan input di dropbox dan konfirmasi by skype selesai dilakukan pada hari pelaksanaan proses.

Mengontrol Proses Input ke Trucell

BM memastikan seluruh stafnya melakukan input transaksi ke trucell maksimal 2 jam dari jadwal proses yang ada.

Mengecek Cash Reconcile Summary dan Detail

•Memastikan input data cash reconcile di BR.net (cash in dan cash out) harus balance.

Monitoring Penggunaan Sticker

Jenis Sticker

•Stiker angsuran dikirimkan ke kantor cabang untuk dua penagihan pertemuan kumpulan (1 bulan).

•Stiker yang memiliki masa berlaku, seperti stiker tunggakan, stiker net off dan stiker parsial, dikirimkan kembali ke Kantor Pusat saat masa berlaku stiker telah habis (kadaluwarsa). Masa berlaku stiker tersebut adalah 1 bulan dari dicetaknya stiker.

Cara Penggunaan Sticker

Notes :

• Admin cabang bertanggung jawab mengelola stiker yang ada di cabang.

• Admin menyusun catatan pengelolaan stiker. Admin mencatatkan stiker yang keluar dan kembali dalam catatan tersebut

• Stiker normal yang tidak digunakan (mitra menunggak) ditempelkan pada lembar collection projection.

BM Wajib Mengontrol Pengelolaan Stiker

Untitled content