OPERATION : Proses Sosialiasi

Dear rekan-rekan,

Mari kita ulas kembali apa saja point-point penting dalam melakukan sosialisasi dan mempelajari teknik mengkomunikasikannya secara efektif dengan mitra.

Selamat belajar ya !!

MEMPERSIAPKAN PROSES SOSIALISASI

Suatu hari di Cabang Mekarsari .........

Namanya Amir Cibi. Dia adalah karyawan baru di Cabang Mekarsari. Ini adalah hari pertamanya bekerja di tersebut.

Berdasarkan arahan Branch Managernya, hari ini ia akan mengikuti jadwal seniornya, Sri Nur, untuk sosialiasi ke kumpulan Bunga.

Mari kita ikuti kesehariannya................

Waktu menunjukkan pukul 09.00. Amir memperhatikan Sri mempersiapkan kebutuhan sosialisasi ke kumpulan .......

Amir melihat Sri membawa beberapa barang yang diperlukannya untuk sosialisasi, yaitu :

  1. Buku Agenda
  2. Brosur Bina Artha
  3. Copy Perizinan
  4. Surat Tugas
  5. ID Card
  6. Kartu Nama
  7. Form UKM (BAV-F06)

Barang apa yang terlupa dibawa Sri ?

  • Poster Sosialiasi
  • Kalkulator
  • Trucell

Teringat akan pelajaran di kelas training, Amir mengingatkan Sri untuk membawa poster sosialisasi.

Kemudian Sri memberitahukan ke Amir, bahwa sebelum melakukan sosialisasi ke kumpulan, ia harus melakukan 2 hal terlebih dahulu beberapa hari sebelumnya :

  1. Meminta izin kepada kepala desa/ ketua RT/ perwakilannya
  2. Membuat janji bertemu dengan salah satu mitra untuk waktu dan lokasi sosialisasi

 

INGAT :

 

Pastikan bahwa jumlah mitra potensial yang diundang lebih dari 15 orang supaya memperbesar kemungkinan terbentuknya 1 kumpulan.

Sebelum berangkat, Amir melihat Sri menghubungi salah satu mitra potensial. Berikut percakapannya :

"Hallo Bu Mifta. Ini Sri, Bina Artha.  Apa kabar bu?

Ibu, sesuai janji kita minggu lalu, hari ini kita akan bertemu kembali pada pukul 10:00 wib. Kita akan melaksanakan sosialisasi di rumah Bu Entin ya bu, di desa Ngatirejo, sesuai kesepakatan kita sebelumnya.

Ibu-ibunya sudah dipastikan untuk berkumpul di rumah Bu Entin ya bu? Jumlahnya 20 orang ya bu? "

Selanjutnya Sri dan Amir menuju lokasi kumpulan yang kurang lebih 10 menit dari cabang

Sesampainya di kumpulan, Amir memperhatikan Sri menyapa ibu-ibu yang sudah hadir. Sikap Sri yang sangat luwes mampu membuat ibu-ibu senang berbicara dengannya, sambil menunggu beberapa mitra lagi yang belum datang.

INGAT :

Komunikasi kita menentukan hasil sosialisasi.

Mulailah membangun komunikasi pada saat bertemu ibu-ibu calon mitra.

Buang rasa canggung dan malu !

INGAT :

Menunggu mitra tidak boleh lebih dari 15 menit !

Meskipun tetap ada beberapa orang yang belum datang.

Langsung mulai lakukan sosialisasi.

Amir melihat Sri membuka proses sosialisasi. Suaranya lantang dan terdengar jelas. Semua ibu-ibu duduk mendengarkan dengan penuh perhatian.

“Assalamualaikum wr.wb, selamat pagi ibu-ibu semua, 

Kami sampaikan terimakasih atas kedatangan ibu-ibu sebagai calon mitra Bina Artha yang tepat waktu. Ini sebagai langkah awal yang sangat penting, karena ketepatan waktu ibu-ibu datang menunjukkan kesungguhan dalam upaya untuk mengubah nasib dan meningkatkan kemakmuran keluarga;  (boleh dilakukan dengan bahasa lokal)

Perkenalkan, nama saya Sri Nur, dari Bina Artha. Di Bina Artha saya mendapat tugas sebagai Sales Officer”

Selanjutnya Sri membagikan brosur kepada calon mitra. Amir melihat ibu-ibu membaca brosur tersebut. Sri kemudian melanjutkan dengan meminta perhatian ibu-ibu sebentar untuk menjelaskan mengenai legalitas Bina Atha dan visi, misi, dan tujuan Bina Artha

INGAT :

Menginformasikan mengenai legalitas Bina Artha sangat penting.

Mitra harus tahu bahwa kita adalah lembaga keuangan yang resmi terdaftar di

OJK (Otoritas Jasa Keuangan).

Hal ini akan menumbuhkan rasa percaya calon mitra kepada kita sehigga ia akan mau mengajukan kredit modal kerja di Bina Artha.

Amir melihat Sri mengambil poster yang dibawanya. Ia lanjut dengan memulai menjelaskan poster tersebut.

Ada 5 hal yang dijelaskan Sri kepada calon mitra :

  1. Proses pengajuan fasilitas modal kerja pembiayaan kelompok --> Poster Pengajuan Fasilitas Modal Kerja
  2. Kriteria calon mitra --> Brosur
  3. Plafon modal kerja -> Poster Pengajuan Fasilitas Modal Kerja
  4. Bina Artha Peduli Mitra
  5. Syarat-syarat dan langkah selanjutnya untuk menjadi mitra

Setelah menjelaskan hal-hal tersebut, Sri membuka sesi tanya jawab dengan ibu-ibu yang hadir.

“Bagaimana penjelasan saya tadi bu? Apakah ada yang ingin ditanyakan?”

INGAT :

Pastikan pemahaman calon mitra.

Jika calon mitra tidak ada yang bertanya, berikan pertanyaan-pertanyaan kepada mereka mengenai hal-hal yang anda jelaskan sebelumnya. Pastikan mereka memahami semua yang tercantum di poster.

Contoh : "Coba Bu Ani, boleh jelaskan kembali, berapa biaya administrasi yang akan dibayar untuk pengajuan kredit modal kerja !"

Sri telah memastikan bahwa semua calon mitra sudah paham. Selanjutnya, ia menanyakan kepada ibu-ibu tersebut siapa yang berminat untuk mengajukan modal kredit kerja di Bina Artha

“Baik Bu, apakah ada yang berminat untuk menjadi mitra PT Bina Artha Ventura? Baik, bagi ibu-ibu yang berminat saya data nama dan no telponnya terlebih dahulu ya bu?”

Nama ibu-ibu yang berminat dicatat di agendanya. Ia kemudian menghitung jumlahnya.

Ada 2 hal yang mungkin terjadi :

  1. Jumlah ibu-ibu yang tertarik sudah cukup untuk membentuk 1 kumpulan, maka Sri bisa mengajukan ke ibu-ibu untuk membentuk kelompok saat itu juga. Ini juga dengan catatan Deni tidak memiliki jadwal lain selanjutnya di kumpulan lain. Jika ibu-ibu menyetujui, maka bisa langsung dilakukan pembentukan kelompok.
  2. Jika jumlahnya belum cukup atau ibu-ibu tidak semua sepakat membentuk kelompok, Sri memberikan nomor kontak SO/ BM dan  alamat cabang. Jika ada ibu-ibu lain tertarik dapat menghubungi nomor tersebut.

Setelah dihitung ternyata jumlahnya mencukupi. Namun setelah meminta persetujuan ibu-ibu untuk melakukan pembentukan kelompok saat itu juga, ada 1 orang ibu yang keberatan karena ia harus menjemput anaknya ke sekolah.

  • Dengan demikian Sri memberitahukan ke ibu-ibu untuk menjadwalkan lagi pembentukan kelompok dilain hari.
  • Sri dan/ atau ibu-ibu bisa mengusulkan tanggalnya pada saat itu.

"Baik ibu-ibu, mengingat Bu Ani harus segera menjemput anaknya, maka bagaimana jika pembentukan kelompok dilakukan Rabu besok pukul 10.00 ?"

Jika ibu-ibu menyetujui, maka Sri menegaskan kembali jadwal tersebut. Sri juga meminta pada pertemuan selanjutnya ibu-ibu membawa KTP (Kartu Tanda Penduduk) dan KK (Kartu Keluarga) untuk proses UKM (Uji Kelayakan Mitra)

"Okey saya tegaskan kembali ya Bu, jadwal pertemuan kita selanjutnya adalah Rabu, 21 April Pkl. 10.00 Wib di rumah ini (rumah Bu Entin).

Pada pertemuan besok, kita awalnya akan membentuk kelompok. Jika sudah kita lanjutkan dengan proses Uji Kelayakan Mitra. Untuk keperluan tersebut, mohon ibu-ibu dapat membawa KTP dan KK-nya. Jangan lupa ya bu!"

INGAT :

Deni harus memastikan semua ibu-ibu mengerti janji yang mereka buat.

Maka dia menanyakan salah satu calon mitra, Bu Mifta untuk menjawab pertanyaanya.

" Bu Mifta, jadwal kita selajutnya kapan?"

" Jam berapa Bu ?"

" Apa yang harus dibawa ?"

Terakhir, Amir melihat Sri menutup sosialisasi

"Terima kasih ibu-ibu semua, sudah meluangkan waktu sejenak untuk mendapatkan informasi yang telah diberikan.Ibu silahkan diskusikan terlebih dahulu dengan suami. Selamat siang dan selamat beraktivitas kembali ya bu."

INGAT :

Penting sekali untuk menyampaikan pesan bahwa ibu-ibu harus berdiskusi dengan suaminya. Karena ia akan menjadi penanggung jawab kredit yang diajukan. Jika ternyata suaminya sudah tidak produktif (tidak bekerja/ sakit/ dll), maka mereka bisa berdiskusi dengan anaknya/ saudara kandungnya.

Untitled content