zaman yönetimi

Untitled section

Untitled content 1

DÜNYANIZI DEĞİŞTİRİCEK ORGANİZASYONA HOŞGELDİNİZ

Untitled content 2

ZAMAN YÖNETİMİ

Untitled content 3

Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir.

Zaman pahalıdır

Untitled content 4

Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır.

Untitled content 5

Zaman yönetimi;
Amaca ulaşmak,yapılan işleri denetlemek,kişinin kendi motivasyonunu geliştirmek açısından önemli görünen kişisel  performansı geliştirme tekniğidir.

Untitled content 6

==)Zamanı yönetmek; planlamak, programlamak ve uygulamaktan oluşur.

==)Zamanınızın tamamına yakınını çalışarak geçirmek zamanı etkin kullanmak anlamına gelmez,zamanı yönettiğinizden bahsedemezsiniz,sadece zamanınız sizi yönetiyordur.

Untitled content 7

ZAMAN YÖNETİMİ

  • Ertelemek işi uzatır, ömrü kısaltır. Ertelediğimiz her iş bizde strese sebep olur ve psikolojik sorunlar oluşturur. Bu şekilde başarılı  ve mutlu olmak imkansızdır.

Untitled content 8

  • Erteleme; bugün birçok uzman tarafından hastalık diye bahsediliyor. Eğer bu bir hastalık ise tedavisi de pek tabi mümkündür.

Untitled content 9

  • - Erteleme hastalığından kurtulmak için niçin ertelediğinizi  ve neyi ertelediğinizi tespit edin.
  • Yapılması gereken işler:
  • Niçin yapılmadı?
  • Gerçek sebep neden?

Untitled content 10

  • 1- Sevmediğiniz işleri önce yapın.
  • 2- Erteleyebileceğiniz işleri küçük parçalara bölün.
  • 3- Yapacağınız işe göre kendinize bir bitirme tarihi verin ve ona riayet edin.
  • 4- İşi bitirdiğinizde kendinizi ödüllendirin, aynı şekilde bitiremeyince ceza verin.

Untitled content 11

  • 5- Elinizdeki imkanlarla hemen şimdi başlayın.
  • 6- Sıkıcı ve hoşlanmadığınız işi birine devredin ve takip edin.
  • 7- Ertelemeciliğe karşı engeller oluşturun.

Untitled content 12

Acil

I

Acil olmayan

II

Önemli

Kriz veya Gelişme

Acilen Çözülmesi Gereken

Grup ve Şirket

Acil Uygulama

Organizasyon Eğitimi

İlişkileri Geliştirme

Prospect Yapma

Zaman Kaldıracı

Önemli değil

Popüler Aktiviteler

Gereksiz Toplantılar

Gereksiz Mailler

Gereksiz Görüşmeler

Facebook

Uzun Telefon Görüşmeleri

Gereksiz Aktiviteler (film izleme,oyun oynama)

Untitled content 13

Acil

Acil olmayan

Önemli

İdare Edilmesi Gerekenler

Odaklanmamız Gerekenler

Önemli değil

Sakınmamız Gerekenler

Sakınmamız Gerekenler

Untitled content 14

  • Önemli işler; profesör gibidir. Saygın, saygılı, sessiz ve sadedirler. Mütevazı olmayı ve arka planda kalmayı severler. Kendilerini fark ettirme gibi bir dertleri yoktur.
  • Acil işler ise, pop star gibidirler. Cazgır ve arsız, kendini göstermeye ve ilgi odağı olmaya çalışırlar. Gerçekte önemsizdirler ama etrafa saçtıkları ışığın gözleri kamaştırmasından bu anlaşılmaz.

Untitled content 15

  • ‘En önemli şeyler, asla en önemsizlerin insafına bırakılmamalıdır’

Goethe

Untitled content 16

     1-BÜYÜK VE ANİ BİR KRİZ VEYA GELİŞME

Untitled content 17

  • Şirketle alakalı yeniliklerin duyurulması.
  • Kriz ve problem tespitinin acilen yapılması ve çözüm yolunun uygulanması.
  • Eğitim toplantılarının yapılması ve katılımın sağlanması.
  • Eğitim sürecinin tamamlanması, takibinin yapılması.

Untitled content 18

  • Sunum (günde 4 sunum)
  • Şirket veya ürünle alakalı kaygı veya şüphe varsa gidermek.
  • Ufak negatifliklerin acil çözülmesi. (Prospectin olumsuz cümleleri)
  • İletişim (alt-üst kol,organizasyonla iletişim)

Untitled content 19

2-GELECEK YILI PLANLAMA

Untitled content 20

  • Hedef, misyon, vizyon
  • Organizasyonun eğitimi
  • İlişki kurma
  • Prospect yapma
  • Zaman kaldıracı

Untitled content 21

3-RANDEVUSUZ GELEN ZİYARETÇİ

Untitled content 22

  • Oyun oynamak (kağıt oyunu,okey,pes,pc…)
  • Bazı zaman öldürücü bir şey kazandırmayan toplantılar
  • Bazı mailler
  • Bazı facebook gezintileri

Untitled content 23

4-TELEFONDA GEYİK YAPMAK

Untitled content 24

  • Gereksiz sürekli fayda vermeyen aktiviteler (bilgisayar kullanımı, film izleme)
  • Eğer zamanınızı iyi yönetmek istiyorsanız 4. kutunun boş olması gerekmektedir.
  • 4. kutunuzun dolu olması zamanınızın sizi

yönettiğini gösterir.

  • Zamanınız sizi yönetmesin, siz zamanınızı yönetin. 

Untitled content 25

ZAMANIN ÖNEMİ !!!

BİR SENE’nin değerini anlayabilmek için sınıfta kalan bir öğrenciye sorun.

BİR AY’ın değerini anlayabilmek için, prematüre bir bebek dünyaya getiren bir anneye sorun.

BİR HAFTA’nın değerini anlayabilmek için haftalık bir derginin editörüne sorun.

BİR SANİYE’nin değerini anlayabilmek için, bir kazayı kılpayı atlatan bir adama sorun.

BİR MİLİSANİYE’nin değerini anlamak için, olimpiyatlarda gümüş madalya alan sporculara sorun.

Untitled content 26

Ya Haklı Olsalardı…

  • Radyonun geleceği yok.

Lord Kevin, iskoçyalı fizikçi

  • Televizyon en geç altı ay içinde piyasadan silinecektir. İnsanlar her akşam böyle bir kutuya bakmak istemezler.

Daryik F.Zanuck.

Twenty Century Fox’un Başkanı, 1944

Untitled content 27

Ya Haklı Olsalardı…

  • İstanbul’a bu kadar büyük köprüye gerek yoktur. Buraya harcanan para israftır.

Dönemin Siyasetçileri , 1970-1971

  • Uçaklar hoş oyuncaklar, ama askeri alanda bir değerleri yok.

Mareşal Ferdinand Foch,

1.Dünya Savaşında Fransız Orduları

Başkomutanı, 1911

Untitled content 28

Ya Haklı Olsalardı…

  • Artık yeni hiçbir şey yok. İcat edilebilecek herşey icat edildi.

Charles H. Duell, Amerikan Patent

Dairesi Başkanı, 1899

  • İnsanların evlerinde bilgisayar bulundurmaları için herhangi bir neden göremiyorum.

Kenneth Olsen, İngiliz Bilişim Daire Başkanı, 1977

Untitled content 29

Bu semineri size niçin bilgisayar aracılığıyla anlatıyoruz?

Çünkü...

Untitled content 30

İnsanın İletişim Kapasitesi

İletişim Ortamı

Geçici Hafızaya Kayıt Hızı

Kalıcı Hafızaya Kayıt Hızı

Duyma

640.000 b/s

2 b/s

Tat, Koku

Veri Yok

Veri Yok

Dokunma

13.000.000 b/s

40 b/s

Gözle İzleme

1.000.000.000 b/s

3.125 b/s

Bilinçli İzleme

7.000.000.000 b/s

21.843 b/s

İnteraktif İletişim

880.000.000.000 b/s

2.750.000 b/s

Untitled content 31

İletişim Cihazları Kapasitesi

Ortam

Veri Akışı

Debisi

Telefon

64.000 b/s

64 KB/s

TV

5.000.000 b/s

5 MB/s

HD TV

1.000.000.000 b/s

1 GB/s

Bilgisayar

10.000.000.000 b/s

10 GB/S

Untitled content 32

Hafızada Kalma Oranları

METOD

%

METOD

%

Okuma

10

Film izleme

50

Dinleme

20

Sergiyi gezme

50

Resme bakma

30

Gösteri izleme

50

Tartışmaya katılım

70

Konuşma yapma

70

Dramatik sunum yapma

90

Gerçek bir deneyi canlandırma

90

İnteraktif multimedya

90

Bir projeyi gerçekleştirme

90

Her 100 birim bilgi, hangi yöntemde

ne kadar akılda kalıyor, hatırlanabiliyor?

ABD Drexel üniversitesi

Mühendislik öğrencileri için geliştirilmiş

bir eğitim tecrübesi

An Enhanced Educational Experience for Engineering Students

E4 projesi 1988-1997

dönemi sonuçları

Untitled content 33

İstemek, Başarmak İçin

Gereklidir; Ama Bitirmek İçin

Başlamak Gereklidir.

Untitled content 34

Zaman Tuzakları

  • Plânsızlık
  • Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak
  • Ertelemek
  • Kendini gereğinden fazla işe adamak
  • Acelecilik
  • Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma

Untitled content 35

  • Rutin ve gereksiz işler
  • Açık kapı politikası (hayır diyememek)
  • Gereksiz telefonlar
  • Gündemsiz ve verimsiz toplantılar
  • Kararsızlık
  • Yetki verememek
  • Dağınık masa ve büro düzeni

Untitled content 36

Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır.

Untitled content 37

Planlamada Beş Yaygın Bahane

  1. Plan yapmaya vaktim yok.
  2. Neler yapmam gerektiğini zaten biliyorum. Neden plan yapmaya zaman harcayayım.
  3. Plan yapmak bana fayda getirmiyor. Günüm çok fazla bölünüyor.
  4. Uzun bir iş listem olduğunda kendimi kısıtlanmış hissediyorum.
  5. Doğru dürüst plan yapmayı bilmiyorum.

Untitled content 38

  • Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir.
  • Yönetim planlama ile başlar.

Ve en önemli aşamadır...

Untitled content 39

MİMAR SİNAN

  • 84 cami
  • 52 mescit
  • 57 medrese
  • 7 okul ve darülkurra
  • 22 türbe
  • 17 imaret
  • 3 darüşşifa
  • 7 su yolu kemeri
  • 8 köprü
  • 20 kervansaray
  • 35 köşk ve saray
  • 6 ambar ve mahzen
  • 48 hamam olmak üzere toplam 350’ye yakın yapıyı gerçekleştirmiştir.

’’ 99 yaşında, 1588 yılında vefat etmiştir.’’

Untitled content 40

Öncelikler Belirleyememek ve Sıraya Koyamamak

Untitled content 41

Öncelikleri bilmek ve sıralamak...

  • Hoşlandığımızı
  • Çabuk bitecek olanı
  • Kolay olanı
  • Bildiğimizi
  • Acele yapılanı
  • Başkalarının isteğini
  • Hoşlanmadığımızdan
  • Uzun sürecek olandan
  • Zor olandan
  • Bilmediğimizden
  • Önemli olandan
  • Kendi seçtiğimizden

YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR...

Untitled content 42

Adamın biri ormanda doIaşırken bir ormancıya rastlar. Ormancı bütün gücüyle henüz yeni kesiImiş olan bir ağaç kütüğünü parçalarına ayırmakla meşguIdür.

Adam ormancıya yaklaşır ve ormancının kan ter içinde, kör bir testere ile işini yapmaya çalıştığını görür ve dayanamaz:

“Affedersiniz, testereniz kör ve siz hala kütüğü kesmeye, parçalamaya çaIışıyorsunuz.

HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ DÜŞÜNDÜNÜZ MÜ?”

Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve “Bunun için hiç zamanım yok, bir an önce işimi bitirmek zorundayım, lütfen bana engel olmayın .” diye söylenir.

TESTERENİZİ NE ZAMAN BİLEMEK İSTİYORSUNUZ ?

Untitled content 43

ERTELEMEK

  • Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme;
    • Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.

Untitled content 44

Erteleme alışkanlığı,

en önemli

zaman yönetimi tuzaklarından birisidir.

Untitled content 45

Fazla İşe Kendini Gereğinden Fazla Adamak

  • İşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur.
  • Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur.

Untitled content 46

  • Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar.
  • En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler.
  • Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler.

Untitled content 47

ACELECİLİK

  • Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler.
  • Bunlar “A tipi kişilik” olarak adlandırılırlar.
  • Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.

Untitled content 48

Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma

  • Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur.

Untitled content 49

Rutin ve Gereksiz İşler

Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ilişkin

bir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafından

yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir.

Untitled content 50

Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar

Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır.

Sorun,

Gündemi belirlenmeden yapılan,

Normal süresini aşan ve

Amacına ulaşmayan toplantılardır.

Untitled content 51

Kararsızlık

Zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar.

Untitled content 52

Hayır Diyememek...

Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz, kaliteniz zarar görecektir

Untitled content 53

Dağınık masa

  • Dağınık masa;

Yorgunluk

Verimsizlik,

Baş edememe hissi,

Stres ve hakimiyet

yoksunluğu oluşturur,

Ayrıca yaşamınızı kısıtlar.

Untitled content 54

  • Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz.
  • Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır.
  • Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır.

Untitled content 55

  • Hepimizin
    haftada 168 saati var,
    siz bu saatleri nasıl
    değerlendiriyorsunuz?

  • Zamanın yetmediğini, işimizin çok olduğunu söyler yakınıp dururuz.

  • Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız?

Untitled content 56

Zamanı iyi kullanmanın üç yolu

  1. Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak.
  2. Yaptığınız işte daha etkin olmak.
  3. Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha bulmak.

Untitled content 57

Zamanı İyi Değerlendirmenin Bize Kazandıracakları

  • Kariyer planlaması
  • Okumak
  • İletişim
  • Dinlenme
  • Düşünme

Untitled content 58

Öncelikle olağan bir günümüzü not etmeliyiz.

  • En azından her yarım saat için faaliyetlerinizi kaydedin. Detaylı olsun.
  • Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini yazın. Süreyi ve sohbet konusunu kaydedin.
  • Her faaliyet hakkında yorum yazın. Bazı şeyler her zamankinden uzun mu sürdü? Niçin? Yarıda mı bırakmak zorunda kaldınız?
  • Günün sonunda harcanan zamanı toplayın ve yorumunuzu da ekleyin.

Untitled content 59

En İyi Zaman

  • Kendimize bir enerji çemberi çizmeliyiz.
  • Günün en iyi ve en verimli zamanını tespit etmeliyiz.

Untitled content 60

%100

En iyi zaman

0

17:00

Öğle

8:00

Untitled content 61

Öncelik Sırasına Koymak

  • Kesinlikle yapılmalı
  • Yapılmalı
  • Yapılması iyi olur

Untitled content 62

Öncelikleri belirlemedeki kriterlerimiz:

  • Karar
  • Görecelik
  • Zamanlama

Untitled content 63

Mümkün

olduğunca

dağıtım

yapın.

2. Gereksiz yere

uygun olmayan

faaliyetleri eleyin.

  1. Sorumlulukları,

öncelikleri ve

amaçları belirleyin.

3. Haftalık ve günlük

zamanı kullanmanızı

planlayın ve

programlayın.

Zirve

enerji zamanınızı

optimum kullanın.

Engellerin çoğunu

mümkün olduğunca

eleyin veya azaltın.

Beklenmedik

olaylar için

boşluk bırakın.

Untitled content 64

Kendimizi Değerlendirelim

  • Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum.
  • Günlük çalışmamı buna göre ayarladım.
  • Telefon görüşmeleri
  • Sorumluluklarımı kapsayan bir özet yazdım.
  • Zamanımı öncelikler sırasına göre planladım.
  • Gelecek üç ay için amaç listesi hazırladım.

Untitled content 65

  • Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri ortadan kaldırdım.
  • Etkinliği artırmak için yollar aradım.
  • Her hafta neler başarmak istediğimi planladım.
  • Günlük “yapılacaklar” listesi hazırladım.
  • Ani işler için zaman bıraktım.
  • Her işi yapamayacağımı ve en iyi alternatifleri seçmem gerektiğini farkettim.

Untitled content 66

Plânlama

Untitled content 67

Zaman Kaybettiriciler

  • Düzensizlik
  • Hayır diyememek
  • Geciktirme
  • Beklemeler
  • Aksaklıklar
  • Ziyaretçiler
  • Posta
  • Dedikodu
  • Gereksiz titizlik
  • Kahve sohbetleri

Untitled content 68

Gecikmelerle Mücadele

  • Bitirme tarihini belirleyin.
  • İlk önce sıkıcı olan işi yapın.
  • Şimdi yapın!
  • Ödüllendirme sistemi kurun.
  • İşleri küçük bölümlere ayırın.
  • Sizi uyaracak biriyle anlaşın.

Untitled content 69

Etkili Zaman Yönetimi İçin Tavsiye

  1. Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin.
  2. “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın.
  3. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın.
  4. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın.
  5. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.

Untitled content 70

  • Zaman Tasarrufu Sağlayan Elektronik Araçlardan Ne Kadar Yararlanıyoruz?

Untitled content 71

STRES

  • Güçlenme, gerilme ve baskı,
  • Bütünlüğünü koruma ve esas duruma dönmek için çaba harcama hali,
  • Kişi ile çevresi arasındaki etkileşimden doğan bir durum olarak

Tanımlanmaktadır.

Untitled content 72

Olumlu Stres

  • Bireyleri daha yüksek düzeyde performans ve yaratıcılık girişimlerine yönlendirir.
  • Kişisel büyüme ve mesleki gelişme için teşvik edicidir.

Untitled content 73

Olumsuz Stres

  • Mutsuzluk ve zararlı etkiler yapar.
  • Stres uzun süreli ise uyum kapasitesini yıpratabilir veya zararlı fiziksel ve duygusal etkisi olabilir.

Untitled content 74

Örgüt Dışı Stres Etkenleri

  • Toplumsal ve teknolojik değişimler,
  • Aile ilişkileri,
  • Ulaşım sorunları,
  • Ekonomik sorunlar,
  • Hastalık, ölüm,
  • Evlenme gibi etkenlerdir.

Untitled content 75

Örgüt İçi Stres Etkenleri

  • İş arkadaşları arasında çatışma,
  • İş doyumsuzluğu,
  • Yönetici ile çatışma,
  • İş sorumluluğunun fazla olması,
  • İşte yeterli zaman bulamama

Untitled content 76

Stres Belirtileri

  • Bedensel Tepkiler:
    • Baş ağrısı,
    • Sırt ağrısı
    • Kas krampları,
    • Az uyumak,
    • Hazımsızlık.

Untitled content 77

Stres Belirtileri

  • Psikolojik Tepkiler
    • Yorgunluk,
    • Kaygı, endişe,
    • Gerginlik,
    • Depresyon,
    • Can sıkıntısı,
    • Dikkat toplama güçlüğü

Untitled content 78

Stres Belirtileri

  • Davranışsal Tepkiler:
    • Sigara ve alkol kullanımının artması
    • Çok yemek yeme,
    • Duygusal ve fevri davranışlar,
    • Kazalar

Untitled content 79

Stres Belirtileri

  • Sosyal Tepkiler:
    • Ev çevresinde diğer insanlarla kurulan ilişkilerde azalma,
    • Sosyal rollerin yürütülmesinde beceriksizlik,
    • Toplumsal yalıtım.

Untitled content 80

Stresin Performansa Etkileri

  • İşe gitmede isteksizlik
  • Örgütten ayrılma
  • Yetersizlik duygusu
  • İşbirliği sağlayamama
  • İşte hata yapma

Untitled content 81

Stresin Performansa Etkileri

  • İşten uzaklaşma isteği
  • İsabetsiz karar verme
  • Nitelik ve nicelik düşmesi
  • Tükenme

Untitled content 82

STRESLE BAŞA ÇIKMA YOLLARI

  • Bireysel Başa Çıkma yöntemleri:
    • Egzersiz
    • Solunum egzersizleri
    • Meditasyon
    • Biofeedback (biyolojik geribildirim)
    • Gevşeme
    • Beslenme

Untitled content 83

STRESLE BAŞA ÇIKMA YOLLARI

  • Bireysel Başa Çıkma yöntemleri:
    • Toplumsal destek
    • Sosyal, kültürel, sportif etkinliklere katılma
    • Masaj
    • Dua ve ibadet
    • Zaman yönetimi

Untitled content 84

STRESLE BAŞA ÇIKMA YOLLARI

  • İş yaşamındaki stresle başa çıkmada örgütsel stratejiler:
    • İş zenginleştirilmesi
    • Örgütsel rollerin belirlenmesi
    • Mesleki gelişim yollarının planlanması ve danışmanlık
    • Neşeli bir ortam yaratmak.

Untitled content 85

Planlama Kısıtlı Zamanın Stresinden Kurtulmanın Anahtarıdır.

Untitled content 86

Başkalarının güç bulduğu şeyleri yapmak YETENEK,

Yetenekli insanların olanaksız gördüğü şeyi yapmak ise DEHAdır

Untitled content 87

‘Çalışmadan, öğrenmeden, yorulmadan rahat yaşamanın yollarını aramayı alışkanlık haline getirmiş milletler; Evvela Haysiyetlerini, sonra Hürriyetlerini ve daha sonra da İstikballerini kaybetmeye mahkumdurlar.’

M.Kemal ATATÜRK