Office 365 - eLearning (Spanish)

Michelin ha decidido migrar a la solución Office 365, un conjunto de herramientas modernas y eficientes, con el objetivo de disponer de mejores soluciones que faciliten la colaboración entre sus empleados y con el exterior.

Esta autoformación le ayudara a:

  1. Descubrir Office 365 y conocer los cambios.
  2. Instalar y configurar Office 365 en su ordenador DGSI.
  3. Instalar y configurar Office 365 en su Smartphone de Empresa.
  4. Descubrir la aplicación Web de Outlook: Correo electrónico, Contactos y Calendario.
  5. Descubrir Skype Empresarial: Chat y reuniones electrónicas.
  6. Descubrir OneDrive para la Empresa: Almacenamiento en la nube y uso compartido de archivos.
  7. Descubrir las aplicaciones Web de Office: Edición en línea de sus documentos.

Este módulo de formación le ofrece la información necesaria para realizar la migración de forma satisfactoria.

Si desea más información, por favor visite la Intranet de Asistencia Informática IS&YOU (http://intraeu.michelin.com/es/web/es/soporte-informatico).

Qué debo hacer antes de la migración

Cómo evitar problemas en su calendario

Para evitar problemas con su agenda, debe procesar (aceptar o rechazar) todas las invitaciones antes de la fecha de su migración.

Recuerde:

  • Se migrarán todas las entradas de su agenda, pasadas y futuras.
  • Las citas repetitivas de agenda no se migran correctamente; transfórmelas en citas simples antes de la fecha de su migración para evitar problemas.
  • La reserva de salas de reuniones deberá continuar realizándola desde Lotus Notes hasta que finalice el proyecto de migración.

 

Mi primera conexión a Office 365

Office 365 y el "Programa de Colaboración"

El "Programa de Colaboración" tiene como objetivo modernizar y simplificar la forma en la que trabajamos en Michelin con los sistemas informáticos.

En 2016, el Grupo Michelin ha decidido evolucionar a una nueva solución, más moderna y conectada, conocida como Office 365, de Microsoft.

Acceder a Office 365

Usa un equipo con cuenta función:

En el caso de querer entrar al correo electrónico desde un ordenador con inicio automático - "Autologin" - que no tenga una cuenta de correo asociada, deberá proporcionar sus credenciales de usuario para poder acceder al portal web.

  1. Diríjase a https://login.microsoftonline.com.
  2. Introduzca su dirección de correo electrónico ([email protected]) y pulse sobre "Iniciar sesión". Será redirigido a la página de inicio de sesión de Michelin.
  3. Introduzca su usuario y contraseña (la misma que utiliza para acceder a la red).
  4. Pulse sobre “Login”.
  5. Ya se encuentra en el portal web de Office 365, desde donde podrá utilizar las aplicaciones disponibles en este entorno..

Una vez migrado a Office 365, deberá acceder a través de la interfaz web al menos una vez para poder configurar el idioma de la interfaz de usuario y la zona horaria.

Para conectarse a Office 365, abra una nueva ventana del navegador web. Le recomendamos que lo haga con Mozilla Firefox 38 o superior, siendo también posible con Internet Explorer 11 y Mozilla Firefox 24.

Dispone de un equipo personal:

Si dispone de un ordenador en el que haya usado su usuario para iniciar sesión en Windows, ciertas páginas web son capaces de usar esa información para acceder automáticamente. En este caso, Office 365 usará las credenciales con las que inició sesión en el ordenador.

  1. Diríjase a https://login.microsoftonline.com.
  2. Introduzca su dirección de correo electrónico ([email protected]) y pulse sobre "Iniciar sesión".
  3. Ya se encuentra en el portal web de Office 365, desde donde podrá utilizar las aplicaciones disponibles en este entorno.

Descubra Office 365

La pantalla de inicio del portal web de Office 365 se compone de:

  1. El menú de Inicio de Office 365.
  2. Accesos rápidos a las aplicaciones.
  3. Información de su perfil.

¿Cuál es la finalidad de Office 365?

  • Reemplazar el correo Lotus Notes y Sametime por unas herramientas más modernas y sencillas
  • Añadir nuevas herramientas al catálogo actual

Instalar y configurar Office 365 en su ordenador DGSI

Aplicaciones de Office 365 a instalar en el ordenador Michelin (DGSI)

  • Outlook 2010 *
  • Skype Empresarial

Debe estar conectado a la Red Michelin en un centro Michelin (por cable o WiFi Office) para instalar estas aplicaciones.

También puede realizar la instalación de estas aplicaciones a través de conexión remota (Dial-In/MMS) si no puede estar en un centro Michelin. En este caso, necesitará una buena conexión a Internet y requerirá algo más de tiempo.

Recomendamos la instalación del cliente Outlook 2010 para los usuarios que disponen de equipo propio. Para el uso de equipos compartidos en el taller o cuentas función la opción validada es el cliente web.

Asimismo, recomendamos a todos los usuarios probar la versión web de Outlook, ya que ofrece un entorno más integrado con las nuevas herramientas de colaboración.

Recuerde:

Si no puede instalar estas herramientas el día de la migración no es mayor problema; Office 365 está pensado para trabajar completamente sobre la nube, así que podrá comenzar a utilizarlo únicamente con un navegador web compatible.

  • Le recomendamos utilizar la versión más reciente de Mozilla Firefox (38 o superior) o Internet Explorer que podrá encontrar a través del catalogo SCCM. (Actualmente Mozilla Firefox 38.8 e Internet Explorer 11)
Advertencia: Algunas aplicaciones Michelin no son compatibles con Internet Explorer 11. Puede consultar la lista de aplicaciones Grupo no compatibles en https://mtwiki.michelin.com/xns/display/mtwiki/Internet+Explorer+11+-+Incompatible+Application+List (en ingles)

Instalar y configurar Outlook 2010

Advertencia: No inicie Outlook 2010 antes de que su cuenta haya migrado a Office 365. De lo contrario, no podrá de configurarlo fácilmente cuando deba hacerlo.

Para instalar Outlook 2010 siga los siguientes pasos:

  1. Abra el "Catálogo SCCM" desde el icono de su escritorio.
  2. Busque la aplicación “Outlook” – use el buscador que encontrara en la esquina superior derecha – seleccionela y pulse sobre "Instalar".
  3. Confirme la instalación

Espere a que el proceso finalice. Le recordamos que sólo debe continuar con el proceso de configuración del cliente Outlook 2010 en caso de haber migrado ya su cuenta a Office 365.

Puede acceder a las guías paso a paso en la Intranet de Asistencia Informática IS&YOU (

http://intraeu.michelin.com/es/web/es/o365-guias-pc)

Para configurar Outlook 2010 siga estos pasos:

  1. Ejecute Microsoft Outlook 2010 desde el menú de Inicio de Windows. Puede buscarlo o dirigirse a él a través de "Todos los programas/Microsoft Office/Microsoft Outlook 2010".
  2. Se le mostrará la ventana de presentación de Outlook 2010, espere.
  3. En caso de que el equipo este correctamente configurado, se le mostrará una ventana pidiendo sus credenciales; reemplace el usuario que se muestra, en formato [email protected], por su dirección de correo electrónico en formato [email protected], introduzca su contraseña de inicio de sesión en Windows y active la casilla "Recordar mis credenciales" para que Outlook no le pida sus credenciales cada vez que se inicie. Recuerde que cuando cambie la contraseña de Windows, Outlook le pedirá su nueva contraseña a través de una ventana similar.
  4. Outlook comenzará a descargar su perfil de correo electrónico desde el servidor. Sea paciente, esta operación puede llevar unos minutos. También se le mostrará una notificación en el área de notificaciones para avisarle que el proceso se sigue ejecutando en segundo plano.
  5. Se le mostrará la interfaz principal de la aplicación.

 

Instalar y configurar Skype Empresarial

Siga los siguientes pasos:

  1. Abra el "Catálogo SCCM" desde el icono de su escritorio.
  2. Busque la aplicación “Skype” – use el buscador que encontrara en la esquina superior derecha – seleccionela y pulse sobre "Instalar".
  3. Confirme la instalación.
  4. Una vez finalizada la instalación, diríjase al menú de inicio de Windows y seleccione “Skype Empresarial 2016”.
  5. Visualice el tour que se le mostrará; una vez terminado, introduzca su dirección de correo electrónico y pulse sobre "Iniciar sesión". En caso de que le pida contraseña, escriba la de inicio de sesión de Windows.

¿Debo instalar Internet Explorer 11 para poder usar Office 365?

  • Sí.
  • No

Instalar y configurar Office 365 en su Smartphone Michelin

Datos personales y teléfonos corporativos

Dual-SIM y Twin-SIM no validados en Michelin

Dual-SIM

Se aplica a terminales telefónicos que admiten dos tarjetas SIM del mismo o diferente operador.

Twin-SIM

Se aplica a las tarjetas SIM que tienen asociados dos números de teléfono del mismo operador.

La utilidad de estas dos fórmulas sería principalmente evitar tener que utilizar dos terminales cuando el usuario de una línea de Empresa dispone también de una línea personal.

Por directiva de la Seguridad Informática Grupo no están admitidos los terminales telefónicos Dual-SIM ni las tarjetas Twin-SIM en el uso de líneas telefónicas de Empresa.

Terminales soportados

DGSI solo ofrece soporte a los terminales que han sido suministrados de acuerdo con el catálogo actual.

A fecha de 1 de Octubre de 2016 estos terminales son:

  • Samsung Galaxy S3 Mini
  • Samsung Galaxy Express 2
  • Samsung Galaxy A3 (2015)
  • Samsung Galaxy J5 (2015)
  • iPhone 6S

Uso de cuentas personales para la configuración

En coherencia con las directivas de seguridad mencionadas, no se debe usar una cuenta personal de Google o de Apple para configurar el dispositivo si en ella tenemos contactos o correos personales.

La recomendación desde DGSI es crear una cuenta cómo la descrita en este procedimiento (utilizando la dirección de correo Michelin) y no activar ninguna de las opciones de sincronización de la misma.

Los contactos, agenda y correos electrónicos en el SmartPhone deben sincronizarse y resguardarse solamente en su cuenta de Office 365.

Instalar y configurar Office 365 en su Smartphone Michelin

En el caso de disponer de un Smartphone de Empresa, es obligatorio instalar y configurar las siguientes aplicaciones de Office 365:

  • Portal de empresa (Gestor de seguridad)
  • Cuenta de correo Exchange (Correo Electrónico y Calendario)
  • Outlook (Cliente de correo, opcional)
  • “Skype for Business” o “Skype Empresarial” (Chat, opcional)
  • OneDrive (Almacenamiento, opcional)

En esta guía encontrara un resumen rápido de los pasos a realizar. No obstante le recordamos que en la Intranet de Asistencia de Asistencia Informática IS&YOU dispone de guías detalladas del proceso para su Smartphone en la siguiente dirección: http://intraeu.michelin.com/es/web/es/o365-guias-movil

Recuerde: la solución Office 365, así como la línea telefónica móvil y abono de datos proporcionados por la Empresa, solo deben ser usados en el dispositivo móvil proporcionado por la Empresa.

A diferencia de Lotus Traveler, donde la instalación de aplicaciones se realizaba desde servidores de Michelin, para poder instalar estas aplicaciones en su Smartphone (iPhone o Android) necesitará tener creada previamente una cuenta de Apple (App Store) o una cuenta de Android (Play Store).

Recuerde:

Tan pronto como migre su correo a Office 365, dejará de recibir correos electrónicos a través de Lotus Traveler.
En caso de que no pueda instalar y configurar Office 365 en su móvil el mismo día que realice la migración no es un punto bloqueante. Podrá acceder a Office 365 desde su ordenador Michelin.

Sobre el portal de empresa:

Con la introducción del correo electrónico y OneDrive en el dispositivo móvil, aumenta el necesidad de reforzar la seguridad en estos dispositivos.

Para poder mejorar la gestión y seguridad de estos dispositivos, el Grupo Michelin ha optado por una  solución MDM (Mobile Device Management, gestión de dispositivos móviles) dónde el Portal de empresa representa un primer paso en esta dirección.

A través de las soluciones MDM, el grupo Michelin podrá establecer las políticas de seguridad (por ejemplo, complejidad del código de desbloqueo, aplicaciones permitidas o prohibidas, ...), así como tener un mejor conocimiento del parque de dispositivos en uso (Modelo, IMEI, versión de sistema operativo,...) y poder realizar tareas remotas como el borrado remoto en caso de pérdida o robo.

Así, el Portal de Empresa u otra solución MDM futura deberá ser el software fundamental a instalar en todos los SmartPhones de Empresa.

Android

Para poder instalar aplicaciones desde Google Play necesita una cuenta de Google. Recomendamos que cree una cuenta de Google sin Gmail para usarla exclusivamente en su terminal de empresa, y evitar sincronizar información con otras cuentas.

Siga los siguientes pasos:

  • Diríjase a la página web: https://accounts.google.com/SignUpWithoutGmail
  • Rellene sólo los campos obligatorios y utilice su dirección de correo electrónico Michelin.
  • Recibirá un correo electrónico con el que validar la dirección de correo electrónico y finalizar la creación de la cuenta.

Iphone

Para activar un iPhone necesita crear una cuenta Apple ID. Siga los siguientes pasos:

  • Diríjase a la siguiente página web: https://appleid.apple.com/es/account
  • Rellene sólo los campos obligatorios y utilice su dirección de correo electrónico Michelin.
  • Recibirá un correo electrónico con el que validar la dirección de correo electrónico y finalizar la creación de la cuenta.

Desinstalación de Lotus Traveler

Una vez que su cuenta de correo haya migrado a Office 365, dejará de recibir correos en su SmartPhone a través de Lotus Traveler.

Como paso previo a la instalación de cliente de correo Office 365 en el terminal, debe eliminar Lotus Traveler siguiendo estos pasos; encontrará los correspondientes a iPhone más adelante, en esta misma página.

Nota: Las capturas de pantalla y los pasos a seguir pueden cambiar en función del terminal y la versión del sistema operativo y aplicaciones que tuviera instaladas.

Android

iOS

Configuración del correo electrónico, agenda y contactos

A continuación encontrará los pasos a seguir para configurar la cuenta de correo nativa en Android e iPhone.

El uso de las cuentas previamente creadas (cuenta de Google o la cuenta Apple ID) son necesarias para poder instalar las aplicaciones desde la tienda.

Nota: Las capturas de pantalla y los pasos a seguir pueden cambiar en función del terminal y la versión del sistema operativo y aplicaciones que tuviera instaladas.

Android

Debe usar la cuenta de Google creada previamente solo si en el paso número 15 se le solicita. En caso contrario tendrá configurada ya otra cuenta de Google. Hasta que cambie el terminal, podrá conservarla.

iOS


Instalación y configuración de Outlook

A continuación encontrará los pasos a seguir para instalar y configurar la aplicación de Outlook en Android e iPhone. Esta aplicación es opcional.

Tenga en cuenta que si configura el correo nativo y la aplicación de Outlook de forma simultanea recibirá el correo en las dos aplicaciones, lo que generará un consumo doble del abono de datos. Diríjase a la guía detallada para evitar este problema.

Nota: Las capturas de pantalla y los pasos a seguir pueden cambiar en función del terminal y la versión del sistema operativo y aplicaciones que tuviera instaladas.

Android

Nota: En caso de que configure Outlook, debe desactivar la sincronización de correos desde la cuenta Exchange para evitar recibir los correos electrónicos por duplicado.

iOS

Instalación y configuración de Skype Empresarial

A continuación encontrará los pasos a seguir para instalar y configurar la aplicación Skype Empresarial en Android e iPhone. Esta aplicación es opcional.

Nota: Las capturas de pantalla y los pasos a seguir pueden cambiar en función del terminal y la versión del sistema operativo y aplicaciones que tuviera instaladas.

Android

iOS

 

Instalación y configuración de OneDrive

A continuación encontrará los pasos a seguir para instalar y configurar la aplicación Onedrive Empresarial en Android e iPhone. Esta aplicación es opcional.

Nota: Las capturas de pantalla y los pasos a seguir pueden cambiar en función del terminal y la versión del sistema operativo y aplicaciones que tuviera instaladas.

Android

 

 

iOS

¿Puedo configurar O365 en mi SmartPhone personal?

  • Si
  • No

Correo electrónico – Aplicación Web de Outlook

Descubra la aplicación Web de Correo

Diríjase a la aplicación de correo desde el portal web de Office 365:

  1. Haga clic en el Icono del menú de Office 365
  2. Haga clic en el icono Correo

Recuerde:

Sólo se migrarán a Office 365 sus contactos y entradas de agenda.

Para responder a un correo electrónico anterior a su migración, deberá seguir utilizando Lotus Notes. Las respuestas las recibirá en Office 365.

Los Archivos que tuviera seguirán estando disponibles en Lotus Notes y podrá responder o reenviar los correos archivados directamente desde Lotus Notes.

Elementos de la página:

1. Bandeja de entrada y carpetas personales.
2. Cuadro de Búsqueda.
3. Lista de correos de la carpeta seleccionada.
4. Contenido del correo seleccionado.

Enviar correos electrónicos

Para responder o reenviar un correo electrónico:

 1. Visualizando el correo electrónico que desee responder, haga clic en la flecha junto a “Responder a todos”.

2. Seleccione la acción a realizar con el mensaje de correo; seleccione “Responder” o “Responder a todos”, según quiera enviar la respuesta sólo al remitente o a todos los destinatarios del mensaje.

3. Para reenviar un correo electrónico a otros destinatarios, seleccione “Reenviar” en la lista de opciones mostrada. 

Para cambiar la prioridad/importancia de un correo electrónico (antes de enviar el correo):

1. Mientras este editando un correo electrónico, haga clic en el icono con puntos suspensivos (“...”) que encontrará en la parte superior del área de edición del correo.
2. Seleccione “Establecer importancia”.
3. Seleccione el nivel deseado.

Para crear un correo electrónico:

1. Haga clic en “Nuevo”.
2. Introduzca el destinatario (o los destinatarios) y el asunto del correo electrónico.
3. Redacte el contenido del correo.
4. Haga clic en “Enviar”.

Cuando cree un correo electrónico, éste se guarda automáticamente como borrador para poder recuperarlo posteriormente si no lo hubiera completado.

Para solicitar un acuse de recibo (antes de enviar el correo):

 1. Mientras este editando un correo electrónico, haga clic en el icono con puntos suspensivos (“...”) que encontrará en la parte superior del área de edición del correo.

2. Haga clic en “Mostrar las opciones de mensaje…”.

3. En el dialogo que aparecerá, seleccione las opciones deseadas y haga clic sobre "Aceptar". 

Para finalizar un correo electrónico desde el borrador:

  1. En el panel de navegación de carpetas situado a la izquierda, seleccione “Borradores”.
  2. Seleccione el correo electrónico con el que desee trabajar.
  3. Al acabar de modificarlo, pulse sobre “Enviar”.

Eliminar correos electrónicos

Office 365 permite borrar sus mensajes de correo electrónico de forma individual o de forma múltiple. Tenga cuidado a la hora de borrar varios correos.

Para eliminar mensajes de correo electrónico:

  1. Puede eliminar mensajes de correo electrónico directamente desde la carpeta donde se encuentren, haciendo click con el botón derecho del ratón sobre el mensaje y seleccionando la opción "Eliminar".
  2. Para borrar definitivamente todos los mensajes de correo electrónico de la carpeta de “Elementos eliminados”, haga clic con el botón derecho en esa carpeta y seleccione “Vaciar carpeta”.
  3. Para eliminar todos los correos electrónicos de un remitente, seleccione la opción “Limpiar”. Esta acción creará de una regla de borrado para ese remitente.

Para recuperar un correo electrónico eliminado:

  1. Seleccione la carpeta “Elementos eliminados” y haga clic con el botón derecho del ratón en el mensaje que desee recuperar, haga clic sobre “Mover” y seleccione dónde desea recuperarlo, por ejemplo en la "Bandeja de entrada".

Archivado

Los archivos le permiten conservar sus mensajes de correo electrónico. Su archivado está disponible en el área de carpetas con el nombre “In-Place Archive – Nombre Apellido1-Apellido2”.

Tenga en cuenta que este archivado de correo electrónico de la aplicación web de Outlook se realiza en el servidor, no en un archivo local en el PC. Encontrará otras referencias al archivado local en el capítulo dedicado al cliente Outlook 2010.

Para archivar uno o más mensajes de correo electrónico:

  1. Seleccione el mensaje (o mensajes) de correo electrónico que desee archivar.
  2. Seleccione el menú “Mover a”; a continuación, seleccione la carpeta de archivado. Si no le aparece entre las carpetas recientes, escoja “Mover a otra carpeta” y selecciónela en la lista que se muestre.

Las carpetas y las reglas

Para crear una regla:

  • Seleccione un mensaje de correo electrónico con el botón derecho y haga clic sobre la opción “Crear regla”.
  • Ajuste la regla para que se adapte a sus necesidades.

Reglas

Las reglas ayudan a automatizar el tratamiento de sus mensajes de correo electrónico (por ejemplo, la clasificación de sus mensajes en carpetas).

Usted puede:

  • Establecer una regla para mover automáticamente correos electrónicos recibidos desde una dirección de correo.
  • Establecer una regla para mover automáticamente todos los correos electrónicos que reciba en copia.
  • Establecer una regla para eliminar automáticamente determinados correos electrónicos.
  • ...

Carpetas

Las carpetas le permiten organizar sus correos electrónicos a su conveniencia.

Para crear una nueva carpeta:

1. Sobre el panel de carpetas, haga click sobre el símbolo “+” que aparece junto al buzón de correo o de los archivos.
2. Asigne un nombre a la nueva carpeta.

Recuerde: Le recomendamos crear una carpeta principal bajo la que puede crear todas sus carpetas personales.

Editar o eliminar una regla:

Para editar o eliminar una regla, abra el menú de opciones de Office 365, a continuación, seleccione “Correo”, “Procesamiento automático”, "Reglas de la bandeja de entrada y limpieza” y modifique o elimine las reglas según necesite.

Buscar mensajes de correo electrónico

La búsqueda le permite encontrar rápidamente sus correos electrónicos.

1. La zona “Buscar en Correo y Contactos” es el punto de entrada para cualquier búsqueda en su buzón de correo.
2. Introduzca el término a buscar y valide, haciendo click sobre la lupa o pulsando la tecla Enter.
3. La aplicación web de Outlook le devolverá los resultados, resaltando las palabras que empleó en la búsqueda presentes en el campo "Asunto" de los correos electrónicos.